1 目的
对集团的文件实施有效控制，保证文件的适用性、一致性和有效性。 2 范围
适用于本集团各类文件的管理。
3 职责
3.1 集团办信息中心负责质量体系管理文件高层领导的审批、复制、发放、归档、回收、销毁等归口管理；档案室负责技术文件高层领导的审批、复制、发放、归档、回收、销毁等工作。
3.2 2012年牛奶
集团办公室负责行政文件对外发文及下行文高层领导的审批、复印、编号、报批、发放、归档、回收、销毁等归口管理以及集团内部各部门呈报集团领导批示的请示、报告等的批复，负责外来文件的流转、督办、回收、销毁等工作。 3.3 共振结构各职能部门负责职责范围内文件的编制、会签、修改。
3.4各分公司及部门的档案分管员负责本部门各类文件的收集、归档、发放、回收等管理工作。
3.5工程技术部图档管理室负责所有技术文件的领取、归档、发放、回收等管理工作。
4 工作程序
4.1文件分类
集团的文件分为行政文件、管理文件、技术文件三类。
行政文件：机构设置、经营、销售及调整、人事任命、通知、通报及对外行政文件；
管理文件：集团的各项规章制度、管理规范、体系文件；人民日报十论
技术文件：明确技术、工艺要求的文件，包括产品图纸、设计文件、说明书、工艺文件、工装图、试验大纲、检验规范；基建、设备涉及到的相关文件。
4.2 行政文件
4.2.1 行政文件的种类
集团通用的行政文件种类有：
（1）上行文：指向集团管理层上报签审的文件。包括：请示、报告、申请、提案等。
（2）平行文：是指部门间因工作需要，要求其他部门配合工作而制作的横向发文。
（3）下行文：是指集团向各分公司、部门的发文。包括：决议、决定、批复、制度、通告、通知、通报等。
（4）对外发文：对下属单位、同级单位或有关政府部门的发文。对下属单位发文同下行文；对同级单位发文主要为公函；对有关政府部门发文为：请示、报告、情况说明等。
（5）集团产品销售的合同、协议、售后服务、重大经营决策、企业联营、兼并等文件材料。
4.2.2 行政文件行文处理程序
4.2.2.1 拟稿
由主办职能部门承办人员负责起草。
4.2.2.2 核稿
拟稿完毕后填写《发文稿纸》，将文件附后一并送有关领导会签审核。
4.2.2.3 签发
加权平均值
集团所有需制发的红头文件，必须经总裁签发方可行文。
以分公司名义，向集团公司的请示、报告、申请、提案等，需由各分公司总经理批准，盖分公司章。
集团营销中心的合同、协议、售后服务、对外经贸的文件材料，销售工作的计划、总结、规定等，需由分管副总、总经理、副总裁批准，按要求盖公章或合同章。
集团采购部门对厂商的合同、协议、要求等，需由采购部长、分管副总批准，按要求盖公章或合同章。
以上各文件材料由形成部门审核后，须报集团办公室备案，并由集团办公室依据所报事由呈相关高层签批后归档，方可下发执行。（详见附件文件审批流程图）。
4.2.2.4打印、校对
急件应先行处理。
保密件应由专人打印。
打印后的校样、废纸等应立即销毁。
校对由专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。
4.2.2.5 盖章、归档。
在校对完毕无误后在文件上统一盖章。
集团办凭《发文稿纸》中的发放范围发放并归档。
4.2.3 行政文件行文原则
4.2.3.1 逐级行文，即下一级行文给直接上级。
4.2.3.2 集团级下行文和对外发文可用红头文件，具体发文形式可由审批签发人确定，集团内部门间工作联系杜绝行红头文。
4.2.3.3 没有必要行文的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。
4.2.4 收文处理办法
4.2.4.1 签收
集团办收到外来文件或各部门、各分公司收到的一切外来信件、传真，统一由集团办签收，并填写《收文簿》。集团内各部门、各分公司向集团领导呈报的请示、报告等文件，需统一送到集团办公室，并在《收文簿》上登记，由集团办主任进行批分处理。任何部门和领导不得私自将文件送达领导个人。
雷政富 下载4.2.4.2 分发
4.2.4.2.1 集团办根据公文性质、要求，确定具体承办和阅批对象，填写《来文处理单》。
4.2.4.2.2 分发去向：
a 重要来文，由集团办提出初步意见（拟办），再由集团领导批示（批办）。
b 一般事务文件，直转有关职能部门处理（承办）。具体承办务求实效，分清主办、协办、复文与不复文。
c 参阅性文件，直接组织传阅。
d 范围不明的文件，送领导审阅。
4.2.4.3催办、结办
文件催办分对内催办与对外催办，对来文做到事事有交待、件件有着落，防止漏办、延误。
文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。
4.2.5 行政文件的立卷、归档与销毁
4.2.5.1 集团文件在结办后3天内，由主办部门（上属领导部门下发的文件）由集团办负责到信息中心归档，按“完整、有序”原则对文件整理、检查、立卷、保存。
4.2.5.2 集团个人不得保存集团公文。凡参加会议带回的文件，应及时交集团办登记并办理相关归档手续保管。调离集团的员工应将文件移交。
4.2.5.3 任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报集团领导批准销毁。
4.3 管理文件
4.3.1 管理文件细分
根据管理文件的管理对象，将管理文件又细分为标准化管理文件、质量管理文件、生产管理文件、设备、工装管理文件、人力资源管理文件、财务管理文件、营销管理文件、技术管理文件、计量管理文件、综合管理文件、行政管理文件。
4.3.2 文件的拟稿、会签、审批、发放、修改、回收、销毁等按《文件控制程序》执行，重
要文件须集团高层领导审批的由集团办依据所报事由呈相关高层签批后归档，方可下发执行。（详见附件）。
4.4 技术文件
技术文件的拟稿、会签、审批、发放、修订、回收、销毁等按《技术文件管理控制程序》执行。技术协议、技术开发合作合同、技改方案等由总/副总工程师及集团高层审批的文件由集团办档案室依据所报事由呈相关高层签批后归档，方可下发执行。（详见附件）。
4.5对回收的作废文件，档案室不定期抽查，对换错文件及丢失文件的责任者根据公司《员工行为过失考核条例》8.6变量之间的关系考核。
附件：文件审批流程图
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