各乡（镇）、市直党政机关及天津德力团组织： 根据《中华人民共和国档案法》和《河南省档案管理条例》的规定，为保护档案、资料的齐全和完整，便于档案的安全保管，防止档案资料的遗失与损毁，为进一步规范全市档案的收集、整理、归档工作，现将档案收集工作、档案整理规则及档案管理制度予以印发，请准照执行。 卫辉市档案局
2018年8月10日
档案收集工作
收集工作就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续把散存在机关内各部门和个人手中的文件材料加以清交、聚集的工作。
一、收集工作的法律依据
《中华人民共和国档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
二、收集工作的基本原则
齐全完整是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言,把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来,谓之齐全。完整是对个体而言,把一份文件的正件与附件、印件与底稿等,不缺件、不少一页地都收集起来,谓之完整。齐全完整要始终贯穿整个收集工作以至整个立卷归档工作全过程。为保证这一原则的贯彻落实,必须注意抓好以下几项工作。
1.全面收集
收集文件要有整体意识,即不论是本机关制发的,还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的;不管是单位保存的,还是单位领导或各部门以及个人存放的;不管是文字材料,还是图纸、报表、声像材料;不管是现实的,还是以往的,只要是在机关工作活动中形成和使用的文件材料,都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。
浅源地震2.重点收集
在全面收集的同时,还要注意重点收集。从机构方面讲,本机关的机要收发部门、各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲,单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员、内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲,记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料是收集的重点。
3.注意账外文件的政集
“账外文件”指未经收发登记和打印、编号的文件,主要包括以下各类：
①本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发的本单位典型材料。
②代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。
③上级机关批转、转发本机关的文件。
④国家、省、市和上级机关领导视察、调查、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、
题词和声像等材料。
⑤本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部)会、行政领导办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。
⑥本机关各种基础数字统计报表和分析材料,如党员、团员、干部、离退休干部、公务员统计报表，机构编制、人事、劳动工资、社会统筹、保险、固定资产、纪检监察案件统计报表,主管业务统计报表,财务决算,审计结论等。
⑦本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。
爱英优选⑧本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。
⑨本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料以及党员、干部、职工名册。
⑩本机关制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。
数量级
⑪本机关编印的简报、出饭物定稿样本,包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。
⑫本机关请示与上级机关的批复,下级机关的请示与本机关的批复。
⑬本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。
⑭本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文件材料。
意象对话⑮新闻媒介(报社、电台、电视台、杂志社)报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。
⑯本单位领导班子及成员的述职报告。
世界田径锦标赛⑰政府部门在整个采购过程中所形成的报告、标书、合同等，如用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件;招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果,采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料;合同变更、设计更改、验收意见、合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。
3.注意检查已归档文件材料的质量
检查已档文件材料的质量应注意以下几项：
①收文的正件与附件是否齐全完整。
②收文与收文阅办处理单是否齐全完整。收文阅办处理单应与收文一并归档,收文阅办处理单是收文传递过程的真实记录,载有领导针对来文做出的有关批示,在履行传递职能过程中充分起到了传达领导意图,明确职责的作用,避免相互推诿、扯皮,提高工作效率。因此,两者应一并归档，以便切实有效地维护机关文件传递活动情况的历史原貌,保持文书处理工作的延续性、继承性和规律性 。
③发文的定稿与正本是否齐全完整。文件的定稿与正本(即打印件)应一并归档,因为一份文件的定稿和正本是密不可分的整体,定稿指单位领导签发的最后定稿,它反映了文件形成的过程及有关人员在文件中所负的责任,是正本的依据,正本是收发文机关或执行部门开展工作的依据,具有法定的实际效用。定稿和正本各有各的作用,缺一不可。所以,国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定:“机关应归档纸质文件材料中,
有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档”,国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《<归档文件整理规则>（DA/T22-2000）》中进一步规定:“归档文件的整理单位……文件正本与定稿为一件”，《河南省档案局<归档文件整理规则>实施细则》中规定:“归档文件以件为单位进行整理…正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)作为一件”,计算机输出的文件定稿也不例外,除正式文件由责任领导人在发文稿纸上签发意见外,大部分的一般文稿都是在“原汁原味”的机读文稿（即最后定稿）上直接签发意见后再印制或输出正式文件。凡属计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加盖骑缝章,避免弄虚作假,以维护文件的真实性和凭证性,确实发挥文件的法定效力，但不必重新抄写,否则就破坏了文件的原貌,同时也失去了办公自动化的优势。
检查已归档的文件签发手续是否齐全,如印件是否盖有单位印章,定稿与正本是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的文件应补齐。
豫公网安备41160202000603
站长QQ:729038198
关于我们
投诉建议