淮阴师范学院学报
1.总则
1.1.目的依据为完善分类明确、流程清晰、管理规范、运转高效的总部公文管理体系，加大公文管理系统应用力度，落实“马上就办”工作要求，力戒形式主义、官僚主义，切实为基层减负，根据《企业公文处理办法》《企业公文处理规范》等规定，结合工作实际，制定本《细则》。 1.2.本《细则》适用于总部各部门、具有管理职能的专业公司（以下统称各部门）。 1.3.本《细则》所称公文包括电子公文和纸质公文。在公文管理系统中形成的电子公文与相同内容的纸质公文具有同等效力。
1.4.本《细则》所称公文处理，包括公司级发文、公司级收文、总部签报以及部门级相关业务。其中，公司级发文包括集团公司党组、集团公司、股份公司制发的正式发文，函发文、工作表单、非正式发文、会议纪要；公司级收文包括上级单位、外部单位及所属企业送集团公司党组、集团公司、股份公司的公文；总部签报包括各部门向公司领导请示报告工作的内部文书。 1.5.公文处理须严格遵守保密规定。
1.5.1.公文定密管理按照逐级负责原则，实行“谁主管、谁定密、谁负责”。涉及国家秘密、企业核心商密的文件（以下统称涉密文件），拟稿人应严格按照定密管理规定，规范定密、精准定密，避免发生该定 不定、定密不准现象；在公文管理系统中仅用于编号处理，不得在系统中实际办理，不得上传正文及附件，不得填写完整标题。
1.5.
2.不得在互联网上发布、传递公文内容；不得使用公开社交通讯工具传递公文内容；不得擅自扩大领导批示转发范围。
1.6.公文处理应严格落实“马上就办”工作要求，处理文件不推诿、不拖延、不应付，急件随时处理、按时办结。
2.职责分工
2.1.综合管理部主要职责
2.1.1.负责公司级发文审核、印制、分发，总部签报审核，公司级收文流转。
2.1.2.负责总部层级公文处理流程的设计、优化和完善。
2.1.
绍兴越秀外国语职业学院3.负责对各部门公文办理情况进行监督检查与考核。
2.1.4.负责指导、管理各部门公文归档工作。
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2.2.企改和法律部主要职责
2.2.1.负责公司级制度文件的前置审核。
2.2.2.负责定期清理废止或失效的公司级制度文件。
2.2.
3.负责落实“马上就办”工作要求，将各部门公文办理时效纳入考核。
2.3.信息和数字化管理部主要职责
2.3.1.负责总部公文管理系统优化升级、硬件设备配备和更新。
2.3.2.负责总部公文管理系统的日常维护、技术支持、安全防护和数据备份等工作，制定公文管理系统应急方案，保障公文管理系统安全、有序、高效运行。
2.3.3.负责公文管理系统的技术培训。
2.4.各部门主要职责
2.4.1.根据企业公文处理相关规定，及时、准确、安全、完整处理各类公文，并对本部门的公文处理质量和流转效率负责。
2.4.2.规范使用公文管理系统，维护部门下列功能：
2.4.2.1.本部门人员因岗位变动需要调整公文管理系统相应权限时，应及时调整。
2.4.2.2.办理人因故不能处理公文，应在离岗前及时通过公文管理系统将公文处理权限委托代办人。
2.4.2.
3.收集整理本部门公文管理系统功能需求，并向综合管理部、信息和数字化管理部申报。
2.4.
3.设置本部门文书岗位，负责本部门公文的收发、流转、校核、分发、催办、归档等工作。
3.发文
3.1.办理原则
3.1.1.严格执行《企业公文处理办法》，遵守行文规则，公文拟制和管理要求；严格执行《企业公文处理规范》企业标准，遵守公文格式要求和流程要求，不得自行变通。
3.1.2.发文应遵循“精减数量、提高质量、层级适当、代字规范、文风朴实”原则。
3.1.2.1.精减数量：总部现行规章制度或文件已有明确规定的，不再制发文件；减少转发文件，严禁以文件贯彻文件。
3.1.2.2.提高质量：从定密、行文、格式、流程、内容等方面，切实提高文稿质量。行文应当依据准确、结构严谨、内容简洁、主题突出、表述准确、条理清晰。
3.1.2.3.层级适当：合理使用正式发文、函发文、工作表单、非正式发文等形式制发公文，不得随意提升发文层级，不得扩大发放范围。
3.1.2.
4.代字规范：公司级发文代字分别为“企业党组”“企业党组×”“企业×”“石化股份×”；公司级函发文代字分别为“企业党组函”“企业函”“石化股份函”；公司级工作表单代字分别为“党组工单×”“集团工单×”“股份工单×”；公司级非正式发文不做编号；公司级专题会议纪要代字分别为“企业专题会”“企业股份专题会”。总部部门相应层级文件代字为“企业××”“石化股份××”；“企业×函”“石化股份×函”；“党组工单××”“集团工
单××”“股份工单××”，非正式发文和会议纪要根据实际确定代字。专业公司参照上述原则确定代字。
3.1.2.5.文风朴实：发扬“短实新”文风，防止穿靴戴帽、冗长空洞。严格执行有关规定，政策类、工作部署类公文原则上不超过3500字，报党中央的综合报告一般在5000字以内、专项报告一般在3000字以内。
3.2.办理程序
3.2.1.拟稿
3.2.1.1.一般由发文稿纸、签批单（以下统称发文稿纸）和正文（附件）组成。
3.2.1.2.拟稿人应准确、完整填写发文稿纸所列的必填内容，包括文件标题、主抄送机关、密级和保密期限、紧急程度（紧急公文应写明原因，必要时同步短信提醒；全程跟踪文件办理情况）、发送单位等字段。有内控、“三重一大”和其他相关制度要求的，应正确选择制度依据。如需部门会签，应正确选择拟会签部门。应报总师／财务总监审核的，在公文管理系统中勾选相应选项。
3.2.1.3.必要时应提报“公文办理情况说明”。包括应报总师／财务总监审核的决策事项，应报两位及以上公司领导签批的事项，应提交会议审议的事项，以及其他需要特别说明的事项。
3.2.1.
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4.上传公文管理系统的文档应按照阅读顺序进行排序，一般为公文办理请示文档、正文文档、附件文档。附件因格式、性质等原因无法扫描上传的，拟稿部门应在附件说明标题后注明“纸件另送”字样，与公文正文一并报送领导审阅，并履行后续移交、归档等程序。
3.2.1.5.上报类、复函类、批复类、落实领导交办事项类发文，应附相应的办文依据，即上级通知、对方来函、企业请示、领导前期批示等，做到办文依据完整充分准确。
3.2.1.6.使用分表分发功能发文时，各附件名称应按照各单位的规范化简称命名。
3.2.1.7.正文与附件应为通用格式，不得使用压缩文件格式。
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3.2.2.审核
3.2.2.1.拟稿部室审核。拟稿部室负责人审核公文内容的正确性和准确性，在拟稿部室核稿栏签字并署日期。重点审核：
（1）.是否合法合规、主题突出、逻辑清晰；
（2）.是否符合行文规则；
（3）.标题、文种、主送及抄送机关、附件是否正确、完整；
（4）.发文层级、发文范围是否正确；
（5）.密级和保密期限、紧急程度是否准确；
（6）.会签建议、审议建议、制度依据、总师／财务总监审核等是否准确。
3.2.2.2.拟稿部门办公室审核。拟稿部门办公室负责人审核公文内容是否符合行文规则，密级和保密期限、紧急程度、标题、文种、主送及抄送机关、附件是否正确、完整，在办公室核稿栏签字并署日期。
3.2.2.3.拟稿部门负责人审核。拟稿部门负责人审核公文内容、密级和保密期限是否准确，在拟稿部门栏签字并署日期。
3.2.2.
4.报送公司主要领导的文件，须拟稿部门主要负责人签字。
3.2.3.会签
3.2.3.1.会签原则。事项涉及其他部门职权范围，或对其他部门工作提出要求或建议，应履行会签程序。
3.2.3.2.会签意见。会签部门负责人审核与本部门业务相关的内容是否正确、可行。如果会签部门对文稿无异议，在会签栏签字并署日期；如有意见，在会签栏简明扼要写清会签意见；如意见较为复杂，可另附文档反馈拟稿部门，文档应为通用格式，名称为“会签意见-部门名称”。
3.2.3.3.会签时效。会签部门应严格遵守总部“马上就办”工作要求，在3个工作日内完成会签，如无法在规定时限内完成，应主动回复原因、目前办理情况及预计完成时间，并按期会签。超过3个工作日未处理的，视为同意。
3.2.3.
4.对会签部门提出的会签意见，拟稿部门应予重视，及时沟通确认。如采纳，需在请示中进行明确表述。如协商最终无法达成一致意见，拟稿部门应在请示中写明征求意见过程，附上会签部门意见，一并呈报。
3.2.
4.核稿
3.2.有机污染
4.1.综合管理部对公司级发文进行综合性审查修正。重点审核：
（1）.行文必要性；
（2）.是否符合国家法律法规、党的路线方针政策以及企业制度规定；
（3）.标题、文种、主送及抄送机关、段落层级、附件说明、发文机关署名、成文日期、附注、附件、页码是否符合行文要求；
（4）.发文代字、密级和保密期限、紧急程度是否恰当；
（5）.会签部门是否完整，会签意见是否一致；
（6）.总师／财务总监审核、制度依据、审议建议是否准确，拟稿部门和会签部门领导签字等要素是否齐全。
3.2.
4.2.经综合管理部核稿驳回的文稿，拟稿部门应及时修改、补充后重新提报。
3.2.5.排版公司级发文由综合管理部统一排版，部门级发文由本部门排版。
3.2.6.校对拟稿人收到校对待办提醒后，应在1个工作日内完成清样校对。如拟稿人无法及时校对，拟
稿部门应安排其他工作人员代为校对。
3.2.7.盖章、分发公司级发文由综合管理部统一盖章、分发，部门级发文由本部门盖章、分发。
3.2.8.归档
3.2.8.1.公司级发文由综合管理部按照档案管理要求统一归档，部门级发文由本部门按照档案管理要求归档。
3.2.8.2.公文管理系统中全流程电子化办理的文件，分发后即办结，规定时间内自动进入预归档、实际归档程序；办理过程中如产生纸质件，应在发文稿纸中填写“纸质件”“纸件页数”“纸件编号”等字段，与电子文件一并归档。
3.3.应遵守的其他规定
3.3.1.专题会议纪要应在会议召开后3个工作日内印发，即拟稿部门在会后2个工作日内完成起草和会签，提交综合管理部核稿。如无较大修改意见，综合管理部于核稿当日送公司领导审签。公司领导签发后在1个工作日内印发。协调工作量较大的，最长不超过1周印发。如超时办理，拟稿部门应提交会议纪要延迟办理说明，与会议纪要一并提交。
3.3.2.经公司领导同意，议事协调机构发文和会议纪要可由议事协调机构办公室所在部门负责全流程流转及管理，单独分类编号，纳入本部门发文数量统计。
3.3.3.人事任免，以及部分纪检监察、财务、审计和其他需直送公司领导签发的发文，公司领导阅批后应按照发文流程在公文管理系统中补办相应程序。
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