为使公文处理工作进一步规范化、制度化、程序化，提高公文质量和工作效率，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》和中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》，结合我院实际情况，制定本办法。 一．学院日常使用的公文种类
1. 决定：用于对重要事项做出决策和安排。
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2．决议：经会议通过并要求贯彻执行的重要事项。
3. 通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
4. 通知：发布规章和行政措施，转发上级机关、不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项，任免干部。括约肌
5. 通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
6. 报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机的询问。
7．请示：向上级机关请求指示、批准。
8. 批复：答复下级单位的请示事项。
9. 函：不相隶属关系间的相互商洽工作，询问或答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
10. 意见：对某一重要问题提出见解和处理办法。
11. 规定、办法：用于对待特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。一般说，“规定”较原则；“办法”较具体，可操作性强。 解放军理工大学学报
12．细则：为施行国家行政法规、地方性法规、规章和行政措施所作的具体规定。
13．条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。行政措施的名称不得取名“条例”。
14. 会议纪要：对会议主要内容（议定事项和主要精神）的概括性记述。
二、公文基本格式
（一）公文文面格式
一般包括密级、版头、标题、发文字号、主送单位、正文、附件、发文单位（并印章）、成文日期、主题词、抄报和抄送单位、印数等部分组成。 1.文件版头：现有公文版头：“沈阳医学院文件”、“中共沈阳医学院委员会文件”、“中共沈阳医学院委员会（ ）”。版头的使用，由学院办公室按照公文种类正确选用。
2.标题：应准确、简要地概括公文主要内容，一般应标明发文机关、事由、公文种类。
3.发文字号：由发文机关代字、发文年度、和发文顺序号三部分组成，缺一不可。党政联合发文，只注明主办单位发文字号。发文字号位置，放在标题上方、文件版头下面，居中。
以中共沈阳医学院委员会和沈阳医学院名义行文，统一编号：党委的编“沈医委”，学院行政的编“沈医院”。
4.主送单位：一般普发公文，可主送几个以上单位；向上请示，一般只写一个主送单位，
不宜多头主送，以免责任不清。如需同时送其他单位，可用抄报、抄送形式。决议、决定、规定、会议纪要等一般不必标明主送单位，而标明印发传达范围。
5.正文：公文主体，叙述公文主要内容，要求文意准确、观点鲜明、文字简炼。
6.孙吉林附件：正文的补充说明，或有关参考资料。公文如有附件，应在正文之后、发文单位之前另起一行注明附件名称。附件应放在正文末页之后。凡印发的“方案”、“总结”、“计划”、“要点”、“规章”、和批转给有关部门的“报告”不属附件，而是主件的一部分，其内容也应视为正文。
7.发文单位：写在正文下面偏右，一般要写单位全称，公文一般应加盖单位印章，单位印章盖在公文末尾与发文日期中间，作为发文单位对公文生效负责的凭证。
8.成文日期：行政发文年、月、日用汉字书写，党委发文年、月、日用阿拉伯数码全称书写，位于发文单位下面并稍向右错开。成文日期一般署会议通过或领导签发日期，特殊情况署印发日期。印发日期与成文日期相差一般不超过5天，具体由学院办公室按文件紧急程度掌握。
9.主题词：行政公文主题词按《国务院公文主题词表》标注；党委公文主题词按《中国共产党中央办公厅公文主题词表》标注。主题词应标在公文末页下部、正文或附件之后、抄送机关或印记版记上方。
10.抄报、抄送单位：除主送单位外，需了解此公文内容的其它有关单位，送往上级机关，为抄报；送往下级单位或平级单位，为抄送。
11.印数：公文印发数量，在公文最后标明。
（二）公文打印格式
行政公文采用A4型纸，党委公文用16开纸。发文字号用3号仿宋体字，标题用2号小标宋体字，主送机关左侧顶格用3号仿宋体字，正文用3号仿宋体字，A4型纸一般每页22行，每行28个字，16开纸每页20行，每行25个字。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识。
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三、行文程序及相应责任
公文的形成过程一般包括拟稿、审核（会签）、复核、签发、编号、登记、缮印、校对、终校、印刷、装订、盖印、发送、立卷、归档等程序。公文处理过程，需要各部门相互协作，各经办部门应认真负责，切实保证公文质量。
1.拟稿要求：
(1)须一律使用学校的发文稿纸或方格稿纸。
(2)须使用钢笔或碳素水笔。（审改、签批公文亦同样要求）。
(3)拟文格式规范，用词准确，条理清楚，层次分明，字词规范，语言精炼、通顺，标点准确，篇幅力求简短。
(4)公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分号和其它必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。年度要写全，时间要写具体的年月日。
(5)引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。复文应写明来文日期或来文字号、标题，以便受文单位查。
(6)报送文件须遵循行文规则，凡向下重要行文，应抄报直接上级机关；部门间未对有关问题协商一致，一律不得各自向下行文；不得越级请示，因特殊情况需越级行文时，应抄报越级的机关；请示和报告要分开，请示问题尽量做到一文一事，报告中不得夹带请示问题。
2.审核（会签）
(1)公文草拟后应先经部门负责人核阅签字后送办公室核阅。
(2)凡涉及几个部门工作的文件，由办公室会同有关部门负责人一并核阅和签署意见。
(3)紧急公文送审时应提出办理时限。
雷尔教派(4)部门以学院名义所拟文稿，办公室一般只作文字上的修改，必要时可作内容上的适量调整，或要求有关部门修改后再送审。
3.签发
(1)文件由学院办公室审核后送院领导签发。
(2)以学院名义发出文件，由学院院长签发；以学院党委名义发出文件，由党委书记签发。
(3)领导要及时签发文件，尽量避免拖延。领导未签发时，原则上不准印发。遇紧急公文，领导不在院内，经电话请示同意印发的可以印发，事后补办手续。经院长办公会议或常委会研究通过事项需发文的，领导不在且急需发文时，可以先行发文，后补办手续。
4.编号、登记
凡以学院名义发出各种文件，都要编号（一般按流水号编）、登记。登记内容，包括文件号、标题、签发领导、拟稿部门、发送单位、登记日期、发送日期等。
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