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来源：《兰台内外》2022年第03期
摘 要：科研档案工作是科研管理的重要组成部分，也是科研活动的重要环节。做好科研档案管理工作，对于提升科研院所整体科研水平以及促进科研创新、科研事业发展具有重要意义。本文主要对中国热带农业科学院科技档案整理和归档中的两种分类方法进行思考与探讨，并针对分类提出相应的利弊分析，以期为科研院所的科研档案管理工作提供借鉴与参考。
关键词：科研单位;科研档案;整理分类
科研档案全称是科学技术研究档案，是指在科学研究活动中形成的档案。科研档案是指科研项目在立项认证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物;科研档案具有鲜明的专业性、复杂性、种类多样性、成套性和实用性等特点。对于单位和社会来说，科研档案是科学技术成果储备的一种形式，是科研活动积累的宝贵财富。在科学技术研究过程中，科技档案发挥了强有力的参考和指导作用，是促进科研水平快速提升的有效途径之一。 1 科研档案形成和管理中存在的问题
在过去的三年中，笔者对科研单位档案管理中的档案管理水平、档案管理制度、设施设备、信息化程度、人员素质、编研等情况，调研了笔者所在单位附属的15个科研子单位以及省内外的一些兄弟科研单位。通过调研发现，科研单位的科研档案管理水平大都滞后于本单位的文书、人事及财会等档案，而且大部分科研人员的档案意识非常薄弱，科研档案专/兼职档案人员专业素养亟待加强。
科研单位的科研档案管理滞后于本单位的文书、人事及财会等档案的主要原因为，在科
研单位，科研人员上至科研领导、学术专家，下至普通科研工作人员，大都重科研，轻归档，认为不仅归档工作是负担，带不来效益，还浪费科研人员的精力、物力、财力。更有很多科研工作者认为自己做出来的科研成果属于个人本身，不需要整理、立卷归档、移交科研档案。
当然，导致科研档案管理水平明显滞后于其他档案管理水平的原因除了上述的科研工作者档案意识薄弱等原因外，还有很多，如管理者对科研档案工作的重要性认识不足、领导不够重视，等等。正因为科研档案管理过程中存在这些问题，导致科研档案利用缺乏高效性、科学性和有效性，失去了科研档案本身的价值，所以有效规范科研管理是科研院所一项非常重要的工作。
目前，《科学技术研究档案管理规定》[1 ]已经国家档案局、科学技术部会议修订通过，虽然《科学技术研究档案管理规定》明确了归档范围，且范围很详细地列出了科学研究过程中的三个阶段（立项论证阶段，研究实施及过程管理阶段，结题验收及绩效评价、成果管理阶段）需要归档的资料，但大多数科研单位学科领域多，且各单位申报的课题来源渠道多样，如：国家级的自然科学基金、民生项目等;科技部的一些项目、财政项目;省里的各种
项目;本单位的项目;及其他横向课题及平台，等等。如何把这些科研资料进行科学、系统、有序地整理、归档，就成了科研档案管理最重要、最棘手的问题。接下来，笔者以我院科研档案的两种整理归档方法为例，探讨如何科学规范地整理科研档案。
2 科研档案的整理分类
我院科研档案存在两种分类方法，一类为以具体的作物分类，一类以项目来源分类。以作物分类的方法，因我院研究领域不断扩充，查询利用档案变得越来越复杂，故而我院在2020年后就采用了项目来源分类方法来进行科研档案的归档工作。
2.1 作物分类法。我院科研档案在2020年前一直采用以下作物分类法。
2020年以前，我院将科研档案整理分类为七大类，分别为计划规划类、科学研究专题类、专业会议类、科学技术协作类、气象类、科技情报类、综合。
档案移交至档案馆，工作人员首先根据内容，判断分为七大类中的哪一类，然后再分为其他小类。因第二大类（科学研究专题类）档案最多，接下来用两个例子来解释我院对此类档案的整理分類以及档号编写等。
2.1.1 科学研究专题类的整理、立卷及编档号。
先说科学研究专题类的整理、立卷，以某腰果新品种与繁育技术引进专题为例，该专题申请了2008年农业农村部的某项目。移交过来的材料有研究过程中的三个阶段（立项论证阶段，研究实施及过程管理阶段，结题验收及绩效评价、成果管理阶段）的所有材料。工作人员根据这三个阶段先分为三卷材料，第一卷材料为项目指南、可行性研究报告、项目申请书及相关证明、立项批复等;第二卷材料为研究计划、组织实施工作方案，研究、实验任务、实验、野外调查等的原始记录和整理记录等，各阶段的执行进展情况报告、总结报告、研究成果，等等;第三卷材料为验收申请书、总结材料、项目经费决算等财务情况文件材料，验收报告，研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料，等等。（实际上根据实际材料的多少分为N卷）
根据图1的科研档案分类表，此项目的档号为：二、2（3）.4。“二、”为科学研究专题类，“2”为热带油料，“（3）.”为腰果，“4”为遗传选种。
接下来进行细分，若为实施过程中期材料，那档号理论上来说应为：二、2（3）.4-2（第2卷材料）。第2卷材料中的第一份文件的档号则为：二、2（3）.4-2.0001。
若腰果新品种与繁育技术方面在2008年以后还申请了其他国家、部级、省级、其他类别的项目，之后的材料档号依旧为：二、2（3）.4。根据上述方法，按照项目结题时间，依次排序为：二、2（3）.4-4（第4卷），二、2（3）.4-5（第5卷），二、2（3）.4-N（第N卷），……。
2.1.2 作物分类法的利弊。
其优点在于：项目按图1的研究专题表分类，同一种作物在本单位从最初到现在做了什么研究，一目了然。对于从事专项领域的科研人员来说，非常有帮助，能省时省力地查到相关领域所有的科研资料。
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