摘 要: 本文根据企业知识产权管理的现状与需求，提出了工程机械企业知识产权管理系统的总体架构及核心功能设计。本文对工程机械企业知识产权的业务类别、业务流程、用户需求等方面进行梳理分析，搭建了山河智能全流程知识产权管理系统，提升了企业的技术创新能力，规范了公司知识产权管理工作流程，知识产权工作效率提高50%以上。 关键词：知识产权管理系统；总体架构；核心功能设计
现阶段，国家鼓励企业自主创新，将智力成果转化为产品，并形成自主知识产权。在这种趋势下，每个企业在其发展过程中，都要从根本上重视知识产权管理，以此来保护企业的创新成果。目前，大多数企业都有较强的知识产权保护意识，在知识产权管理方面投入了极大的资源和精力，但整体管理效果不太理想，为有效解决这一问题，各个企业都需要立足于自身的知识产权管理需求，加大在知识产权信息化系统方面的建设力度，形成完善的企业知识产权管理系统。
1、知识产权管理系统概述
1.1知识产权管理系统研发背景
随着国际化竞争的日趋激烈，知识产权作为重要的无形资产逐渐成为企业生存发展的关键[1]。近年来，科技型企业的技术创新水平有了较大幅度的提高，形成了一大批具备自主知识产权的“专精特新”、“小巨人”等创新主体。知识产权逐渐得到各创新主体的重视，但是同时这些主体的知识产权管理起步较晚，管理水平和能力相对较为薄弱 [2]。
保护知识产权就是保护创新。近年来，企业逐步形成了“商业秘密＋专利＋版权＋商标”知识产权大保护格局。这就对知识产权管理提出更高的要求[3]。工程机械行业，基本都是集团化运作，产品线丰富，品类众多，仅是山河智能百亿级的体量，其产品就达到二百多个规格品种。知识产权数量也同比例持续增加，管理难度加大，现有的过程文件本地存储，粗放的EXCEL表格管理，知识产权申请线下审批，已不能满足企业的基本需求[4]。另外，分子公司知识产权无专人管理，且人员变动频繁，容易造成无形资产流失。在此背景下，知识产权全流程管理系统的建立就变得尤为必要。知识产权管理系统的建立不仅能有效提升企业的技术创新能力，还可以通过信息化手段规范公司知识产权管理工作流程，提高知识产权工作的效率[5]。
1.2知识产权管理系统国内外现状
国外的知识产权管理系统起步较早，管理较为成熟。目前，国外知识产权管理系统美国和日本发展比较快，典型代表有美国Anaqua 公司的AQX知识产权管理系统平台，该平台将最佳实践工作流程与大数据分析和技术支持服务相结合，为知识产权战略提供信息、支持知识产权决策和简化知识产权运营。目前，美国前一百名专利申请者和全球品牌中的将近一半企业都在使用Anaqua的解决方案[6-7]。
国内知识产权管理系统起步虽然较晚，但是经过二十余年的发展也涌现出不少具有代表性的服务商。典型代表有保定大为公司的Innojet知识产权协同创新管理系统，覆盖专利、商标、版权、商业秘密等知识产权的全生命周期管理。北京彼速公司的彼速专利之星，其实现了专利代理机构的专利全流程管理、企业科研、自主创新等研究的审查、授权等业务。智慧芽的Innosnap系统主打人性化、智能化，实现了研发人员、IPR、流程审核人员等专利业务人员的协同办公等。
2、山河智能知识产权管理系统的设计与实现
2.1 系统需求分析
山河智能知识产权管理系统为用户建立一套高度贴合研发人员、IPR、代理机构等使用习惯的，且能支撑公司战略发展的知识产权全生命周期管理系统。本系统最终实现包括专利、商标、软著、商业秘密、科技项目管理；实现并提供从提案挖掘、提案评价、提出申请、公开、实质审查、授权、维持、许可、转让、外购、质押、诉讼等知识产权全生命周期管理；实现提案评价、维持评价、审查答复、费用审批、使用证据管理等电子化流程管控。为企业节省IP管理费用，提高研发投资回报，为知识产权活动提供决策支持；规范企业知识创造、保护、运用、管理业务流程，提高知识产权管理水平和管理效率。
2.2 系统建设原则
2.2.1流程化
系统可以实现交底书提案、专利申请等全面实现流程化管理。系统管理员可以对流程进行自定义配置，支持多条件多个流程分支走向及根据组织、岗位、角和特定用户配置审批角。当流程改动时，新版本不影响当前正在审批的流程。流程发起者或有权限的管理人员可以监控流程进度。
2.2.2自动化
系统可以按照为用户提前预定好的规则以及后期人工加入的新规则，自动生成相应的提案编号、审批请求、任务提醒等。进入专利申请阶段的案件，将会根据国家知识产权局各类专利的规则自动生成任务以及费用提醒。对于内部专利人员变更或批量转案，系统会记录变更行为和时间，做到有据可查。
2.2.3人性化
系统将人性化和易用性作为衡量管理系统成功的一个关键标准。系统人机交互体验设计，注重用户的实际使用体验，不断完善用户 UI 和使用习惯，达到上手难度低，简单易学，大大节约了用户熟悉操作所造成的时间的目的。采取图形化报表的方式使各级管理人员在打开系统后能够快速了解各项工作的实时反馈统计，让管理者便捷的管理，让专利工作者节省更多的工作时间，提升专利管理质量。利用OCR 识别功能，实现将大量的历史文件内容进行快速识别，并能和专利库中某一条专利信息进行自动匹配，省去了人工查和关联的麻烦，避免关联过程中的错误概率，缩短了系统正式运营的时间、降低人工操作的使用成本。
2.2.4 可扩展性
系统要具有较好的可扩展性和包容性，适应未来业务的变化。能无缝集成企业已有的软件系统，如PLM、OA、EHR及邮件系统等，在软件系统扩展的同时，有效地保护已有的投入。在应用需求变化时，能方便地调整。支持多组织应用和分布实施，易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间。
2.2.5安全性
作为研发型企业，数据的安全尤为重要。因此，系统在设计时充分考虑安全性问题。在公司研发网和办公网分别部署了两套服务器，外部代理机构采取远程VPN访问的模式。另外，针对系统内部不同的用户、不同的部门分别赋予不同的权限等。采用安全认证机制、操作权限控制、密码控制、系统日志监督、数据更新凭证等多种手段防止系统数据被窃取和篡改。
2.3 系统总体架构及核心功能设计实现
在山河智能知识产权管理系统中，将系统划分为专利检索、流程中心、提案管理、专利管理、商标运营、版权管理、技术秘密、代理协同、费用管理、统计报表及后台设定等十一个功能模块，知识产权全流程管理系统总体架构，如图2-1所示。
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