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《中华人民共和国档案法》第二条：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《档案管理违法违纪行为处分规定》第二十条：本规定所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。
国家档案馆是国家永久性保管档案的基地和社会各方面利用档案资料信息资源的中心，具有“五位一体”（即档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案查阅利用中心、政府公开信息文件查阅中心、电子文档中心）的功能，国家档案馆保存的档案所有权属于国家所有，不属于地方所有。 “国家所有的档案”是从权属关系上对档案的范围进行的界定。一般认为，以下十种档案属于国家所有的档案：
时间是等人的2、武装力量形成的档案；
3、政党形成的档案；
4、国家出资设立的事业单位形成的档案；
5、依靠财政拨款运转的社会团体形成的档案；
6、国有企业、国家控股企业形成的档案；
7、非国有组织或个人受国有组织委托参与基本建设工程、科学技术研究等项目活动形成的文件材料； 8、国家征集、收购的档案；
9、公民、法人和其他组织捐赠给国家的档案；
10、法律规定属于国家所有的其他档案。
档案来源于文件材料。档案是由文件材料有条件地转化而来的。
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“文件材料”一词在档案工作中被广泛使用，例如，《档案法实施办法》第十二条，“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者工作人员集中管理。”
“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。“文件材料”并不仅仅是指“红头文件”，是本机关在各项工作和活动中形成的各种形式和载体的文件、记录和数据。从门类上分“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。
在《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定了机关文件材料需要归档和不归档的范围。属于国家所有的档案，任何单位和个人不得拒绝归档、据为己有或自行销毁；档案归档工作必须做到应归必归；国家禁止归档的
文件材料，不得擅自归档。
机关文件材料需要归档的范围是：
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
全面发展观
小周立波张冯喜机关文件材料不属于归档范围是：
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，
抄报或越级抄报的文件材料。
每份档案都有一个档号，档号能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位臵，是归档文件的“身份证”，即一档一号的编制原则，具有唯一性，不能出现重复现象。在文件的整理过程中，档号是体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。
根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类：
文书档案：是由机关、团体、部队、企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料。如职能活动中形成的重要业务文件材料、关于重要问题的请示与上级机关的批复批示、报告、总结、综合统计报表等。
在文书档案归档整理过程中需要注意文书、公文、文件三者的联系与区别。
文书：是人类在社会实践中记录和表达自己意图时所形成的文件材料，是机关、事业、企业等单位及个人在工作活动中所形成的各种文件的总称。
公文：是国家机关、公共组织在履行法定职责、处理公务中形成的具有规范体式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作；请示和答复问题；报告和交流情况的工具。包括机关收到和发出的所有的正式文件，也包括机关内部文件。
文件：是国家机构、社会组织和个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
联系：三个概念经常使用，可以通用，一般指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收文、发文和内部文件材料，即公务文书。
区别：文书是一个整体概念，是所有文件材料的总称。公文是公务文书或公务文件的简称。文件可以指一份文件材料，也可以是文件材料的总称。
会计档案：是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。
科技档案：是国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。
科技文件是记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。如：图纸、基建、科研、设备等形成的文件材料。
声像档案：国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的影片、唱片、录音带、录像等不同材料
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