如果需要一次制作大量印刷品：像公司名片、会议胸卡、姓名牌、抽奖券等版式、格式相同，只是相关文字内容甚至包括人物照片不同的物品，如果简单地将每一份都设计出来，不仅效率不高，而且修改困难。实际上，可以将改变的文字，如姓名、电话等视为可变数据，将这些数据简单地存储在一个.txt文件里面，而不变的内容视作背景，这样我们只需设计一份文件，通过InDesign中的数据合并面板引用存储可变数据的.txt文件，自动生成所有文件。 一、 设计统一版式
以名片为例，首先要做的就是设计版式，确定各部分内容的位置、字体大小和颜等等，InDesign的可变数据也支持图片（如对应于姓名的相片或者二维码），因此如果有可变的图片，一并纳入设计。通常，只有这份设计稿经用户确认后才会进行一下步，数据的编辑与合并数据。 二、 数据编辑
推荐使用简单的记事本程序编辑一个.txt数据文件，用制表符（键盘上的Tab键）隔开每个数据。
1、 新建一个文本文档，给它命名，然后双击打开，直接点击“文件”>>“别存为”，在编码处
选择“Unicode”，最后保存。编码非常重要，误用其它编码在InDesign的数据合并功能中将无法识别到中文字符。因此刚开始新建空白文本文档时就保存为Unicode格式以免后面遗忘。
2、 输入数据：文本文件的第一行，将被识别为“表头”，以上图为例，变动的数据包括：姓名、部门、电话、号、邮箱、照片。那么相应的文本文件应当如下输入：
他者
图示：文本数据的格式及照片在资源管理器中的路径
说明：
① 输入“编号”后，按键盘上的Tab键（即输入一个制表符），接着输入“部门”，按一下Tab键……依次类推。唯一要注意的是照片前面要加一个@符号，为“@照片”。第一行数据为表头。
② 第二行及以下数据，都是真正在名片上可变的数据。输入方法同上，使用一个制表符隔开相邻的项。注意，虽然下方的数据没有同表头对齐，但只要严格使用一个制表符隔开，就是正确的。视觉上的不对齐不影响数据结构的正确性。
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③ 照片要使用完整的绝对路径。相片应该处理成统一的分辨率、统一的尺寸，并规则命名。相片所在的媒体框要设置为自动自应外框的大小。
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④ 姓名处如“李 刚”中间可以有一个全角空格，但是相片路径最好不要有空格。
三、 载入数据
单击InDesign（CC2017）中菜单栏“窗口”>>“实用程序”>>“数据合并”，打开面板，如右图所示。单击叉号下方的四条小横线打开面板菜单，选择数据源，到刚才编辑的文本文件，勾选“显示导入选项”后，单击“打开”，如下图所示，单击确定。
如无意外，数据合并面板将成功载入.txt数据，表头用列表的方式依次显示在面板上。如右图所示。
如果没有完整显示表头项目，那么就是txt文件没有保存为Unicode格式。
使用方法：在InDesign里选中名片上“张鸣一”三个字（选中文字而不是文本框），然后单击数据合并面板上的“姓名”，于是InDesign便用<<姓名>>替换了原来的“张鸣一”，并继承了文字的字体、大小、颜等所有属性。然后选中“企划部”后单击面板上的“部门”、选中电话号码11位数字后单击面板上的“电话”……选中图片框后单击面板上的“照片”。
如上图所示：InDesign用.txt文件里的表头文字标记了全部的可变字符，此时勾选数据合并面板上的预览，就会显示实际的内容，向左和向右的三角形可依次预览每一组数据，图片和文字都能实时切换显示，非常智能。
四、 数据合并
黄宾虹画论拉什迪通过预览检查无误（也没有溢出的内容）后，就可以将每一个人的名片通过数据合并自动生成了。单击面板上的四条小横线 ，打开面板菜单，选择“创建合并文档”。
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说明：① “记录”选项卡，要合并的记录：所有记录（也可按需选择）；每个文档页的记录：单个（经试验多个记录拼在一个页上并不好用）；勾选溢流文本和图像缺失警告。
② “选项”选项卡：主要是本文的示例中包含可变图片，按上图勾选，使图片按比例填充框架。（当然图片事先要进行统一的大小和裁切，使用人的头像都差不多大，避免出现有的人照片是近景、有的人照片是远景的情况出现）。
最后单击确定，InDesign将自动新建一个文档，容纳合并后的结果。结果是每一个人（本文示例中有4个人的数据）的名片单独生成为一页。合并文档做为最终结果，虽然此时文字和图片仍然可以修改，但并不建议在这里修改内容。如果后期遇到难以避免的修改，应该修改可变数据.txt文件，保存后更新数据源，重新创建合并文档。
由于名片尺寸比较小，可以将合并文档存储为.pdf文件，再使用InDesign创建一个尺寸更大的文档，置入PDF文件进行手动拼版，保存、转曲后用CorelDRAW X8打开。
上图所示：自动生成的合并文档将每一条数据生成为单独的名片、单独的页面。
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