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本文针对项目过程和日常工作中常见的小型会议和部分中型会议，不适用于大型会议组织工作。 一、 会议主题
首先要明确会议主题和召开会议的目的。例如，甲方项目启动会目的在于组建项目团队、确定项目内部工作机制、以及对各项目成员赋权等。
根据会议主题和组织召开会议的目的，确定参会人，需注意，需要相关主题的决策人或专业人士在场，尽量保证开会能达到目的。
例如，项目需求文档评审工作会议，需要参会的人是项目需求相关方并且需要能决策的人参加，甲方项目经理、地磁指数预报乙方项目经理、需求文档整理人，必要时需业务接口人（项目销售）和开发人员参加。
陈大启
会议时间安排主要受整体工作进度要求、主要参会人时间安排影响。会议地点则根据会议时间以及参会人的物理位置等因素决定。会议时间和地点的调整会相互影响。
存在如下几种情况：
1、领导确定会议时间，通知其他参会人准时到会，适用于小型会议、有主要牵头部门组织的中型会议。
2、先确定主题，确定参会人，与参会人沟通会议时间，适用于组会人没有决策权，参会人有会议主题决策权的情况。
如有外部人员参会茶余饭后杂志，关于会议地点的物理位置、周边交通情况、如何到达地点、能否停车等信息都要通过会议通知同时发送给参会人员。会议通知内容见本文第六部分。
（如果是大型会议，还需确定会前签到时间、会中休息时间等，因本文面向项目过程和日常工作中常见的小型会议和部分中型会议，所以不赘述了）。
四、 会议环节
根据会议主题和组织会议的目的，要对会议各环节进行设计，主要有以下几个部分：
1、会议主持介绍会议背景和会议主题，介绍各参会人和会议议程和会议各环节；
2、主讲人就会议主题介绍前期工作成果或拟讨论的工作内容介绍dh3。
3、参会人根据现有资料和成果，对会议主题进行讨论发言。
4、综合各方意见，得出会议结论。
五、 会议资料
根据会议主题和相关前期工作情况，需将相关背景、会上主讲人拟发言的内容等材料提前准备好，至少应按照参会人数的五分之一的冗余数量准备材料，以防有其他参会人到会，或材料损毁等情况出现。
六、 会议通知
会议时间、地点、主题、拟召集的参会人、议程等内容确定后，应通过邮件、短信或电话形式将以下内容通知参会人，并可以按照会议规模要求参会人回复参会回执。
•会议时间
•会议地点（包括会议地点的物理位置、周边交通情况、如何到达地点、能否停车等信息）
•会议主题
•参会人清单
•会议议程
•会议联系人
比较正式的中型会议，可在会议通知中要求收到通知的参会人回复回执，回执内容可包括参会人数、参会人职位、参会人等。如会议地点要求报备参会人身份和车辆信息，也需要求在回执中回复身份信息和车辆信息。
七、 会前准备
需提前对会议地点的网络、投影设备、电源、空调、桌椅、茶水等提前调试，将会议资料、笔、本等提前摆好。
八、 会议接待
会议组织者或联系人需在会前保持手机畅通。
如会议有领导或外部人员参加，应安排专门的人员进行接待。
九、 会议纪要
关于会议纪要，有以下要点：
三峡天丛
1、掌握会议的全部情况；
2、抓住要点，突出会议主题和结论；
3、文字简洁。
会议纪要应发送参会各方。
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