会议前期的准备工作，是办公室工作的一项重要内容。办公室文员应协助相关领导和人员做好前期的各项准备工作。 确定会议名称、时间和地点
（1）确定会议的名称。
名称一定要与内容相符，妥帖恰当。确定会议名称，通常有以下几种情况。
用通称，如办公会、常务会、常委会。党政机关和企事业单位一般以此为例会名称。
用组织名称代替会议名称，如党的各级代表大会、各级人民代表大会等。
用参加人员的职务命名，如省长会、市长会、厅（局）长会、厂长会、校长会，等等。
根据会议内容确定，如经济工作会、计划工作会、农村工作会、教育工作会，等等。
（2）确定会议的时间。
牵引力控制系统会议召开的时间是由机关、单位的领导人员确定的，也有的是由文秘提出建议意见，由领导来决定的。会议时间长短应根据会议内容来考虑，安排会期应按照宜短不宜长的原则，能一天开完的会，就不要勉强拉长到两天、三天。
（3）确定会议的地点。
会议地点和开会场所，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一般参加会议的人数要与会场的容量大体相当。会期较长和有外埠人员参加的大型会议，除考虑会场情况外，还要考虑与会人员的食宿问题，如宾馆、饭店的容量以及与会场的距离等。一般人数较少的小型会议，如座谈会、汇报会、协调会等可安排在本机关、本单位的会议室召开。至于本机关、本单位定期召开的例会，如办公会、常务会、常委会等一般都有固定的会议室，就不需要专门安排了。 会议通知和报名报到
（1）会议通知。
确定会议的时间、地点后，要及时发出召开会议的通知。除日常工作会议外，对大中型会
议应发书面通知，尽量不用口头或电话通知，因为后者有时会发生差错。
各项会议通知，必须简明扼要且应具备八个要素：会名、内容、开会时间、日期、地点、参加人员范围、入场凭证、报到时间和地点。代表必须携带的文件或其他特殊要求，也应写入。应先落实会场，后发通知。有的部门开会，会场未定或者未最后落实，就急忙印发通知，结果因会场落实不了，只得又发补充通知。为了做到心中有数，要对附近的主要会场、招待所的数据资料，包括可容纳人数、会场座号排列、招待所房间数等基本情况了如指掌。
时间要具体。会议通知应写明某月某日上午或下午某时某分开会。
北留中学会议对象要考虑周详。会议开到哪一级，哪些单位派什么人参加，会议过程中是否需要扩大听取报告范围等，在起草会议通知时都要作周密考虑。该参加的，方方面面都不要遗漏。
公共自行车服务系统有时，为了让与会人员充分做好准备工作，在正式通知之前，可先发预告性通知。这样，与会人员尤其是担任一定职务的领导者，可以合理安排好本单位、本部门的工作，做到心中有数。
（2）报名和报到。
解释权报名，指与会人员通知召集单位到会情况。接到与会人员的报名后，会议工作部门应当为其做好必备工作，如制发证件、排列座次、准备文件、安排食宿和交通工具等。报名一般采用邮信、电话、电报等方式。许多会议的与会人员不是指定某个人，因而与会人员经常发生变化，如召开县委书记会，原定出席会议的书记生病，临时改换一位副书记出席，此时应及时报告会议秘书处。会议文秘接到更换通知后，应立即做好相应的修正工作，如换发证件，调配住宿，等等。有些会议不需要报名，如大型报告会、机关办公会等一些日常工作会议，如不能与会，应事先请假。
报到，指与会人员到达与会地点，并告知会议文秘部门。报到与报名是两步手续，已报名的与会人员有可能因故不能报到，来报到的与会人员也可能事先没有报名，会议文秘应掌握这种情况。
报到方式，一般应是本人持会议通知亲自报到，特殊情况也可允许其他人员代劳。报到时，会议文秘应将事先准备好的文件袋发给本人，同时，注意登记到达时间和随从人数、情况。要随时掌握报到人数，发现该报到而未及时报到的，应抓紧催促，保证其按时参加
会议。一般有外埠代表参加的会议，报到手续是必需的。
会议编组和会场布置
（1）会议编组。中国统计年鉴2008
召开大型会议，与会人员提名确定后，在发会议通知的同时，要对与会人员进行编组。
编组目的。编组的目的是为了方便进行小会活动和分组讨论问题。大会的许多具体工作都是在小会中进行的，小会常常穿插在大会之间进行，是大会的补充。其实，许多重要议题，一般都是先经过小会的充分酝酿和讨论，然后再拿到大会上通过的。因此，可以说小会是大会的基础，是大会讨论议题的准备阶段。
编组方法。编组有以下几种方法：代表大会多是以代表团为单位编成若干小组；一般大会可以以区域为单位编组，也可以以专业为单位编组。
（2）会场布置。
会场布置也是一门学问。会议不同，会场布置也有不同的形式，要能反映会议的中心内容。
庆祝大会会场要有办喜事的气氛，但又不可显得庸俗；座谈会会场要显得气氛和谐；报告会会场则一般要简单朴素。
会场布置的一般规律是：各种代表大会会场和其他大型会议会场，应有主席台，与代表席成面对面形式，讲台应在主席台和代表席之间面向代表席，以便主席团主持会议。现在大多数做法，不管大型还是小型的会议，一般多不使用讲台，报告人在主席台自己的座位上讲话。但组织代表发言的会议和不设主席台的会议，仍需设讲台。中型会议的会场，一般设主席台，但要求与代表席距离近一点，用一条桌子置于面对代表席的地方就行了。几十人到几百人规模的会议都可使用这个方法。
座次排列和证件制作
（1）座次排列。
召开会议，排列座次是必不可少的。尤其是大中型会议，必须以此来保证开会的秩序。
会场座次，面对主席台来说，有前后左右之分，因此，要合理地排列。各类大型的代表大会，可考虑按笔画排列先后，先按代表团（或地区）名称的笔画排列大的座次区域，再按
代表小组（或地区）排定小的座次区域，然后按人名的笔画逐人排列（也可以不分区仅按姓氏笔画排列）。
凡是固定座次，应在出席证和签到证上注明座号，或者在会议桌上摆置签名簿，并同时印制“座次表”发给与会人员。与会人员第一次入场时，会议工作人员应作适当的引导。
并非所有的会议都要排列座次，多数会议可自由就座，这要视情况而定。
（2）证件制作。
召集开会，应视必要制发证件。一般来说，制发证件只限于大型的重要会议，而通常的小型会议，不必制发证件。
证件类型。证件的种类一般有出席证（或代表证）、列席证、来宾证和签到证，这四种证件都是参加会议的证件。另外还有会议工作证、等，这些证件是工作证件。
会议证件表明一个人的身份和权利，比如持出席证者不仅能参加会议，而且有表决权；持列席证者虽然能到会，但没有表决权；持会议工作证只能是大会工作人员，有时还有工作
区域的限制。证件有四个作用：一是证明身份，二是为了会议安全，三是为了统计到会人数，四是为了维持会场秩序。
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