一、档案价值与档案作用的区别:
◎1、档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是主体与客体之间的关系范畴。档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一和结合。主体需要是构成档案价值的前提条件，而客体的属性是构成价值的客观基础。当客体属性满足主体需求时便形成价值关系，两者都不能单独决定档案的价值。 而档案的作用是档案价值关系在社会活动中的具体体现，档案的作用通常是指档案对人们所从事的社会实践活动的影响。
◎2、从关系属性而言，二者都属于主客体之间的关系范畴，但价值具有较高的抽象性，作用则是比较具体的。
◎3、价值具有比较稳定的特征，而作用则可以根据社会的发展、需求的变化呈现出多种方式。
◎4、价值一般指档案所发挥的积极作用，是主体需求对客体属性的肯定，而作用则可以包括正负两个方面。
二、档案的价值形态
雅虎天盾
定义：档案价值形态是指档案价值的具体表现。
(一)凭证价值和情报价值(实现领域和效果的不同)
1、档案的凭证价值
江西 教育档案是历史的真凭实据，它的这种可资可凭的特性构成了档案的基本价值之一——凭证价值
◎意义:档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本的特点。档案是确凿的原始材料和历史记录，它可以成为查考、研究和处理问题的依凭，认定法律权利、义务与责任的证据，以及政治斗争、外交斗争和教育人民的工具。
◎产生原因:档案之所以有凭证价值，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。
首先，从档案的内容看，它是从当时直接使用的文件转换而来的，并非事后为使用而另行编制的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。
其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记。这些原始标记和原始数据成为档案原始性、真实性的印记。
2、情报价值
档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的、广泛的、可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值——情报价值。
◎产生原因:档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思维过程，所以它能给人以互有联系的、系统的、广泛的情报信息。
◎体现:
首先，体现在一个档案馆(室)以至国家档案馆网的档案材料中
其次，体现在一定数量文件的单元组合中
再次，体现在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨迹中
3、档案的真实性和可靠性
一方面，因为档案是由在历史上从事特定活动时作为表达工具所使用的文件转化来的，所以档案信息在反映历史活动的客观过程方面是真实的；在反映史实内容方面，一般也比其他资料较为可靠。
另一方面，由于生成档案时特定的历史背景、档案形成者认识的局限或其他原因，档案所记录的信息内容有的是真实的，也有的是不真实的或不完全真实的。但是，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还反映了当时的历史情况，反映了档案形成者的认识水平和本来意图，留下了当事人行为的痕迹。就此而言，档案仍不失为其形成者活动的真实的历史记录。
(二)现实价值和长远价值(实现时间的不同)
1、现实价值:档案的现实价值又可以称为现行价值，是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。档案现实价值的主体包括档案形成单位和其他单位，社会实践活动包括生产
建设、行政管理、文化艺术、外交军事、科学研究等等。 2、档案的长远价值，是指档案价值的时效性可以扩展到遥远的未来，在相当长的时间中能够满足社会各方年利用者需要的性质。
(三)对于形成者的价值和对于社会的价值(主体的不同)
1、文件的双重价值(美 谢伦伯格)
◎文件的第一价值是文件对形成机关的价值，它是文件的原始价值，包括行政管理价值、法律价值、财务价值和执行价值；
◎文件的第二价值是文件对其他机关和个人利用者的价值，又称从属价值或档案价值，包括证据价值和情报价值。
2、对于形成者的价值和对于社会的价值，按照档案价值的不同主体来表述:
◎档案对于其形成者所具有的价值类似于文件的第一价值，其价值主体是档案形成者
◎档案对于社会所具有的价值类似于文件的第二价值，其价值主体是非档案形成者
◎这两种价值主体的划分体现了档案具有对机关的作用和对社会的作用的双重性及过渡性。在我国，档案对于形成者价值的实现一般是在档案室阶段，而对于形成者之外的社会价值的实现主要是在档案馆阶段。
◎划分档案对于形成者的价值和对于社会的价值，有助于我们把握档案发挥作用的规律性，使档案既为其形成单位服务，又能为社会广大利用者利用，提高档案的社会效益。关注不同种类档案对于形成者的价值向对于社会的价值转化的差异性有助于完善档案价值理论，把握档案价值主体的转化时机和转化方式，充分发挥档案的作用，为科学技术进步、社会全面发展服务。
三、档案的作用
(一)行政作用:档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称为资治作用或行政作用。档案是行政工作的工具之一，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。
2007年诺贝尔文学奖
(二)业务作用
国家林业局1、体现：
◎档案在每一个业务领域中都可发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。
◎档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业余活动的记录和继续开展业务活动的条件。
◎在各项业务活动中形成的档案不仅可以维持业余活动的正常进行，有时还可以产生明显的社会效益和经济效益。
2、原因
◎第一，人类的生产、经营等各种业务活动与行政管理一样都是一个连续的过程是以部分地继承前人的成果、经验为条件。因此。在各项也许活动中经常需要查询以往的记录作为继续工作的依据。
◎第二，在业务活动中，利用前人的记录常常需要精确的记录，这是人脑记忆和口头传达难以满足的。这些记录是业务活动中须臾不可离开的基础和条件。
(三)文化作用
1、涵义：档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及它对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。档案与文化紧密相连，档案是人类文明的产物，是历史文化遗产中必不可少的组成部分。社会文化的发展是具有历史连续性的，社会物质生产发展的连续性是文化发展历史连续性的基础，而档案的存在和发展是文化发展连续性的重要条件之一。
2、体现：
◎档案是民族文化的集中体现。档案是一个民族、一个国家历史的真实记录，内容广泛而丰富，既包括朝政国法、军事经济，也含有风土民情、自然景观，在某种意义上，档案是民族文化的"根"和民族文化心理的情感寄托。
◎档案是历史文化的积累。档案中记录了人类的思想和活动的成果，这些知识和经验使得
人类社会走向文明。档案与人类文化活动同生同在，是人类文化活动的伴生物与副产品。社会的发展、科学的进步都是建立在一定的文化积累基础之上的，而档案正是人类社会绵延不断的文化的重要载体。
◎档案室历史文化传承的手段。档案中凝聚了历史经验，蕴含着社会和事物的发展规律，档案的保存和流传实质是人类文化的延续。tm2007
◎档案是文化创新的基础。这不仅表现在人们可以从档案中吸取历史文化的精髓，作用于社会意识形态，形成新的文化价值判断；也表现为人类可以在借鉴已有文化成果的基础上创造新的文化。
(四)法律作用
1、涵义：档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。法律作用是档案凭证价值的重要体现。从档案的形成来看，它是当时、当地、当事人在业务活动中形成的原始记录，真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。
税收楔子2、表现
◎一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争、解决领土争端等方面，法律的档案作用表现得十分突出。
◎另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出。在档案中有关立法性质的文件规定了各种社会关系、国家关系、经济关系和政治关系的组成；契约、合同协议、单据等社会团体、个人之间交往中形成的文件，记载了各方承担的政治、经济、劳务等方面的权利和义务。当在这些问题上发生疑问、争执、纠纷时，档案最能够说明权益的归属，具有无可辩驳的证据作用。
(五)教育作用
档案是一种重要的教育资源。它以第一手原始材料见长，详实的记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹，形象生动地反映了社会生活的方方面面，其真实性不容置疑，因而具有不可抗拒的说服力和感染力，如果能够得到有效的开发，就能在发展民族心理的过程中，在促进人们了解其自身发展及其与外部世界的联系方面，法规无法估量的作用。
四、实现档案价值的规律
(一)档案价值的扩展律
1、由于档案具有原始记录性、内容与版本的唯一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律。
2、两种形式
◎由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展:这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人逐渐扩大，档案利用者及其需求的范围呈拓宽趋势，由此导致档案价值的扩展。
◎由于档案作用性质的变化而导致价值扩展:一般说来，档案形成之处主要发挥行政或业务方面的作用，随着现行期的结束，档案的作用逐步从单纯的行政、业务的信息支持扩展到科学、文化、教育、司法、休闲等各方面。档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元特征。
3、档案价值主体扩展的主要原因:
◎第一，档案作用从形成机关扩展到全社会。根据档案的形成规律，档案形成以后，在一
段时期内，作为机关工作和生产活动的必要条件，它发挥作用的对象主要是本机关，因此档案的利用者主要限于档案形成机关内。档案在这一时期内的作用主要表现为对行政工作、业务活动的信息支持，价值主体受到比较严格的限制，利用者及其与需求局限在一定的范围内，比较单一、明确。经过一段时间，档案的现行作用逐渐淡化以至完结，即使有些还为本机关需要，而作为社会的财富，作为社会信息系统的组成部分，其长远价值和全面作用会冲破其形成机关的范围，而使社会各方面的利用需求凸显出来，利用者的范围从档案形成机关扩展到全社会，档案价值主体突破了初期的各种限制，形成了丰富的、多样化的价值形态。
◎第二，档案机密程度的递减。档案机密性逐渐弱化、递减是一种总的趋势，档案机密性的强弱与保存时间的久暂成反比。随着时间的推移，过去利益攸关的重大问题逐渐成为历史陈迹，保守机密的必要性逐渐丧失了。档案机密程度的逐渐递减，表明放宽限制后档案利用者范围得以扩大，这必将导致档案价值更广泛地实现。
4、了解档案价值扩展律的作用:了解档案价值扩展律，对于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用。具体表现为:
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