货款管理制度

人类的起源与进化

公司管理制度		版本状态	第一版	版次	A/0
公司管理制度		页码	第 1页	生效日期	2015年7月30日
文件名称	货款管理制度	文件编号	JR/A X03-2015	编制.日期
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1.0发货审核

1.1销售跟单员开具“发货通知单”，经信管科核对数量、性能、颜、售价，信管科进行合同与应收货款审核，仓库才可出货。

1.2不具备发货要求的特殊客户需填写《特殊发货审核单》，由总经理、营销总监或其授权人签字核准后才能发货。

1.3仓储人员办理发货时，应就下列规定予以审核，否则不给予发货：

生死跳伞 a、跟单员、信用管理人员是否签字；

b、特殊发货的上级主管是否核准；

c、上次发货的回单（必须有有效人签字）是否已收回（不包括托运的货物）。

2.0 货物运输及回单管理

2.1业务流程

发货（仓库）——非托运货物收取回单（驾驶员）——仓库签收（产成品仓库员）——督促并处理无效回单（车队长）——签收、保存（营销会计）——结账时领取（营销员）——结账（营销员）——收款并打回结账单（营销员）——结账单或未结账回单交回营销会计（营销员）——确认、保存（营销会计）

2.2各部门责任

序号	部门	责任人	具体责任
1	销售部	营销员	提供有效签字人姓名报送销售部内勤
2	销售部	营销部内勤	将有效签字人名汇总并报送仓库、信管科
3	仓储运输部	车队驾驶员	负责收回非托运货物回单的签收
4	仓储运输部	产成品仓库员	1、负责收回有效回单 2、对于没有回单或无效回单及时向仓储部长反馈
5	仓储运输部	车队队长	对仓库员反馈的没有签回单或无效的回单负责催收或重签。对非正常情况及时向销售部书面反馈
6	仓储运输部	部长	负责对托运货物的回单的签收（实验料除外）
7	信管科	营销会计	负责保存回单

2.3业务要求

2.3.1由公司车队送货

2.3.1.1公司驾驶员必须卸货至客户指定卸货处，并收回有效人签收的货物回单，若非有效人签收的必须加盖收货单位公章、财务专用章或仓库专用章。

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2.3.1.2如果回单由公司销售员代签，销售人员在二天内把有效回单交给成品仓库员。

2.3.2外车托运发货

2.3.2.1外车托运发货产品起运后，车队主管及时详细填写《托运产品信息反馈单》交跟单员，若因各种原因造成不能按时送达目的地，车队主管及时向跟单员反馈，并明确准确到货时间。

2.3.2.2在预定到货时间的第二天，跟单员要电话询问客户是否已完整的收到产品，若未收到或有缺失，跟单员及时向车队主管反馈，车队主管应及时追查并将相关信息反馈跟单员，直到产品安全、完整交付客户。

2.3.3回单管理

2.3.3.1托运小批量（一般指小于250KG）由客车托运的货物，产品出库单结算联，由成品仓库员交给跟单员，跟单员将结算联传真给客户签收确认并作为回单交到信管科，如客户不签收交由分管营销员签收。

2.3.3.2发往各地办事处、门市部、分公司的产品必须由指定人员签收回单，各办事处营销员操作的并已经由公司独立建账的客户，货款由公司统一结算，原则上，禁止办事处货物直接发往公司客户，如遇特殊情况必须经销售部长同意，并凭客户收货回单换《门市部

货物调拨公司客户审批单》并到公司仓库办理调拨转账手续，同时冲销改办事处的应收账款余额，不允许各办事处直接与客户结算货款。

2.3.3.3发往各客户的下属加工点，各加工点必须出具以书面形式签订的《厂方货物代收授权书》复印件交于公司销售部备案，未能办理相关手续的一律不许发货，如加工点同时属公司该产品的使用客户，为了防止产品价格泄露，跟单员下达发货通知单上应予以注明，先由成品仓库开具《代收证明》交加工点签收，签收后由成品仓库员联同出库单结算联交由营销员，营销员到客户处签回回单。

2.3.3.4对外协运输，由仓储运输部和外协承运单位签订承运合同，要求外协运输单位负有签回签发发货单的责任，凭有效发货回单结算运费。若外协承运单位无法取得有效回单，第二天由仓储运输部通知销售部以传真方式与客户联系，如销售部协调后无效的，由分管营销员在一个星期内负责签回回单。

2.3.3.5回单一律由成品仓库员签收并确认其有效性，如发现无回单或回单无效在当日以书面方式立刻上报销售部，再交仓库员签收。所有回单必须交营销会计妥善保管。

2.3.3.6发生特殊情况（如：有效签字人不在或没有有效公章）时，由司机及时请示本公司

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储运部负责人，限定2小时的时间联络，确认可否代签收，否则将货物运回公司，一切费用由该营销员负责（营销员代签的回单必须于次日补签有效回单交上）。

2.3.3.7营销员领取回单去客户处结账时，营销员必须在领取单上签字，货款付清后归还此单。如回单丢失其责任任由营销员自负。

3.0 应收账款管理

3.1事先预防

3.1.1对与公司有业务的客户，销售人员必须提供客户的有效人签字样张。

3.1.2新、老客户建立信用等级评定，赊销货款不得超过信用现额度。醋酸甲脂

3.1.3对所发生业务来往的客户一律签订销售合同，合同条款明确、清晰，尤其是明确交货的条件、赊销的期限、质量异议的期限，否则不给予发货。以现金方式交易的产品，可以不签订销售合同，但要做到钱货两情，并让客户签回单，回单上必须注明收款或欠款总额。

3.1.4在合同中药注明付款方式，若用支票、汇票或现金支付的，一律汇入公司开户银行账户或公司指定的银行账户，客户不得开无指定收款人的空白支票。

3.2事中管理

3.2.1赊账期内：销售人员定期走访，电话联系，及时解决客户提出的问题。在约定回款的前三天，提醒并约定货款回收的时间。

3.2.2赊销期30天内：超过赊销期七天，销售人员拜访客户了解迟付的原因，及时处理有争议的问题，并填写《客户货款拖延付款分析表》营销会计在客户超过15天向客户发出第一封催收信函（见附件一）。在催收信函规定的时间里尚未付款，信用管理人员配合销售人员上门催收，并考虑停止供货。

3.2.3赊销期30天-60天内：营销会计向客户发出第二封催收信函（见附件二），并提高催收级别，第一次由销售部长或信管科负责人，并填写《客户货款拖延付款分析表》上报营销总监，第二次由营销总监，第三次由财务部长或常务副总。

3.2.4赊销期60天-90天内：停止供货，若客户进一步订货，要求付清前欠款并对新定单现款交易。若没有收到客户陆续付款，营销员与相关部门主管加大催收频率与力度，甚至委托律师采取法律手段收回欠款。

3.3 事后管理

3.3.1营销会计每月对逾期欠款采取措施及跟踪反馈情况，填写“逾期欠款跟踪反馈单”，加强回收力度。

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3.3.2销售部长根据信管科提供的应收账款清单，对销售员进行沟通落实和监督，发现问题及时处理，处理不可的及时报告营销总监。

3.3.3应收账款建立账龄分析制度。

①信管科应对客户账龄统计，应收账款拖欠越久，回收可能性越小，转为坏账的可能性越大。为此，通过“应收账款账龄分析表”和“应收账款账龄超过60天的客户情况及对策表”，对应收账款进行统计表格形式如下：

**公司应收账款账龄分析表

应收账款账龄	账户数量	总金额（元）	占应收账款比例（%）
信用期内
超过信用期1~30天
超过信用期31~60天
超过信用期61~90天
超过信用期91~120天
超过信用期121~150天
超过信用期151~180天
超过信用期181天~1年
超过信用期一年以上
合计

应收账款账龄超过60天的客户情况及对策表

客户单位	账龄情况	应收账款金额（元）	对策和措施

②客户账龄分析监督

每季度专题会对客户账龄报表进行分析，并提出对策和措施，落实专人实施。

4.0应收款逾期或超额后发货审批的规定

4.1应收款未按规定付款方式支付，逾期超过半个月的客户，原则上不能再发货。

4.2特殊情况，营销员要求发货，必须办理如下审批手续：

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4.2.1营销员必须落实具体收款时间，并填写《特殊发货审批单》。办事处及在外营销员须委托销售助理填写，并电话向营销总监申请。

4.2.2营销总监与营销员沟通，特别情况下，还需与客户直接沟通，以明确具体收款时间，认为可以接收，则签署同意发货意见。

4.2.3货款逾期时间超过1个月，需再发货的还需总经理核准。

4.2.4信管科对特批发货的货款回笼情况进行监督，跟踪，前次特批的货款若未到位，不允许办理下一次特批手续。

5.0 对账制度

5.1对账时间的标准

5.1.1按客户信用等级标准确定对账款频次，见下表。

客户信用等级	对账频次
AAA级	半年对账一次松潘地震
AA级	三个月对账一次
A级	二个月对账一次
B级	每月至少一次，可根据实际情况

5.1.2当月需要对账的客户，由营销员与信管科先核对，再与客户核对账目，并签回单账单。要求注明对账期间，截止日期，欠款净额，再凭签回的结账单和公司发给营销员的收据存根与营销会计核对客户账目，营销会计对结账单、欠款单上的内容，必须重新与客户联系进行确认。营销员与客户结账一律使用盖有公司财务专用章的收据，不得私自开具领款凭证或其他形式凭证。

5.1.3门市部每月对账一次。各门市部每月5日前上报销售清单、月末存货盘存表、客户欠款明细表到营销会计处。信管科应认真审查核对各门市部的上报资料，并定期或不定期前往门市部进行实地对账盘存，每次对账以后对客户欠款单进行确认与复印。

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