文章编号：１００６－１６３０（２０１４）Ｓ１－０１１０－０３
陈黎明
（上海航天电子技术研究所，上海２０１１０９）
摘要：介绍了档案库房分类排架与流水排架的优缺点，以及库房排架的现状。分析了使用流水排架法的可行性。给出了将分类排架改为流水排架的实施步骤、效果和注意事项。重新布局后库房空余量由原１７％增至２５％，查档速度也明显提升。
关键词：档案库房；分类排架法；流水排架法；可行性
中图分类号：Ｇ２７１文献标志码：Ａ
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月亮的心愿教学设计０引言
航天系统单位档案繁多，按大类分有文书、经营、会计、航天产品、质量、基建等十多种。将档案有条不紊地排放到库房中指定的位置，并能快速到，是档案查询利用和保管中的重要工作。为提高工作
效率，本文对档案库房使用流水排架法的可行性进行了研究。
学生道歉拖后腿
１档案库房排架方法
档案库房排架方法有分类排架和流水排架两种。
战前战后分类排架法是在档案实体分类基础上，按档案类别及项目内卷宗排列顺序排列案卷的方法［１］。其优点是充分体现馆藏结构体系，严格按既定的分类体系和案卷顺序号进行，便于检索查询；缺点是须在
收稿日期：２０１４－０１－１４；修回日期：２０１４－０２－１８
作者简介：陈黎明（１９７６—），女，副研究馆员，主要从事档案管理。
每一大类、属类甚至小类后预留排架，用于以后此类新增的档案，但即便如此，难免进行倒架。此外，分类排架法对档案人员的要求较高，搞清数万卷档案的排放规律和位置，需要丰富的经验。
流水排架法是指按档案全宗入库的先后顺序依次进行档案实体的排列，可分为大流水排架法和分类流水排架法［２］。大流水排架法又称登记号排架法，完全依照档案接收进库的先后顺序排列档案案卷；分类流水排架法是在档案门类内流水排列档案案卷。流水排架法的优点是占用架位、库房面积少，无需倒架，对档案人员的要求低；缺点是查档不便，对网络、计算机高度依赖。
２档案库房排架现状
目前各单位一般按习惯使用分类排架法，按门类预留空间进行排架。但随着档案量的增加，档案库房日趋紧张，档案人员逐年减少，分类排架法不便
第３１卷２０１４年增刊陈黎明：档案库房使用流水排架法可行性分析１１１
之处逐步显现。
首先，倒架工作量大，费时费力。各类档案的增长趋势不同，导致预留空间有盲目性，若空间预留不够则必须倒架。密集架架体高大，倒架不易。
其次，档案位置变动增加了档案信息计算机输入的工作量。倒架导致大量案卷位置变动，使最初归档时输入档案管理系统的库位变化，必须大批量修改数据库信息。
再次，不能充分利用有限的库房面积。因无法精确预留排架，为避免倒架，习惯上会宁大勿小地预留空间，部分预留空间可能处于长时间闲置状态，使有限的库房空间无法发挥最佳的使用效益［２］。
３使用流水排架法的可行性分析
随着电子网络和计算机技术发展，对信息技术的运用要求越来越高，档案数量不断增加，而档案库房空间有限，分类排架法已不适应目前形势，必须寻更好更方便可行的排架方法。因此，应重新审视档案管理工作流程，合理选择档案的排架方法，提高工作效率。
合理的档案排架应能使各门类档案、资料排放科学、合理、有序，日后的管理工作轻松、规范，查索卷便利快捷，库房利用率高，数据统计也能确保精准。流水排架法占用架位、库房面积少，不需要倒架，分析其可行性如下。
第一，随着电子技术飞速发展，已进入了“无纸化”办公时代，电子档案的检索查阅、复制、远距离传输等功能均是纸质档案无法比拟的。因此，电子文档的出现及大量使用，必将导致纸质档案的效用发生根本性变化，使其成为电子文档名副其实的“备份”。由于电子文档易丢失、篡改，以及法律地位尚未得到最终确认，纸质档案在一定时期内无法废弃，两种载体形式的档案将长期并存，但纸质档案的参考功能已退居凭证功能之后。这为流水排架的实施提供了可行性条件［２］。
第二，大量信息电子化后，“查档”逐步不用卡片，全部使用了计算机检索，通过网络实现了远程查询、预约，设计人员不用离开本地机就可完成档案的借阅全过程［１］。另外，网络计算机的发展可弥补流水排架“查档”不便的不足。
第三，流水排架不再需要倒架。档案一旦上架，位置固定不变，无需预留空间，占用架位、库房面积少，解决了分类排架法产生的各种负面问题。采用
流水法可节约资源、提高工作效率。
第四，便于档案统计。统计工作不仅可通过计算机完成，而且能进入库房，一年内产生的档案一目了然。
４流水排架法实施
４〃１实施步骤
ａ）必须放弃以档号作为排架依据的思路。这是因为首先档号编制复杂，记忆困难，虽具有排架可能，但表征性不直观也不实用，查、辨别麻烦，不适应现代高效率管理工作要求。其次档号作为案卷（文件）的唯一标识，是从文件材料固有的性质、形态、来源等多方面考虑的，是赋予卷宗身份的一连串符号集合，虽有一定的规律性，但整体上不具备类似于序数型递增编码的直观性和唯一性，而小型航空发动机
案卷的排架号最好是另外单独编制，用最简单的序数流水号代之，既简单、好，还便于计数。
ｂ）按统一编制的排架号并以门类依次排放上架。可按文书、经营、航天产品、质量等门类档案按入库时间依序排架，但不预留空间。
ｃ）编制计算机检索信息，将排架号与原先编制的档号一一对应，输入档案管理系统，可通过计算机检索快速查所需档案，同时弥补流水排架法难以检索，查档困难的不足。
４〃２实施效果
２０１３年２月，经分析研究，将原分类排架法改用流水排架法，具体实施过程如下。
ａ）摸清原库房排架情况，绘制了整个库房排架布局图。
ｂ）以简单、直观为原则，制定排架号编制规则，便于迅速到档案在密集架上的具体位置。
ｃ）编制倒架方案。鉴于分类排架可较方便、省时地转为分类流水排架，对已使用分类排架法的２０１２年前档案，精确计算移架位置，按方案实施倒架。２０１３年新归档案直接使用大流水排架法上架。
ｄ）每份档案新的排架号输入档案管理系统。
４〃３注意事项
档案库房重新排架布局前，须对整个排架布局进行策划，编制排架号、实施顺序，在摸清原库房排架情况后计算出最简便的倒架方案，按方案实施才
能事半功倍。
档案人员调插卷操作流程在插回案卷时应核对档号和排架号，两者缺一不可。因为采用流水排架法，档案一旦插错就难以回。只有确定档号和排架号都一致时才再插回档案，以确保不出现插错。
做好档案管理系统数据定期备份、审计确保应用软件安全、可靠。流水排架法对网络和计算机的依赖性更强，离开网络和计算机将无法工作。流水排架后，不从计算机中查到该卷册的流水号将无法完成调卷，也无法插回，若遭遇网络不稳定或大范围的病毒事件，必然严重影响档案的归档整编和利用。因此，必须做好保障信息的安全准确，网络、计算机及应用软件安全、可靠运行的系统维护［１］。５结束语
本文对档案库房使用流水排架法可行性进行了分析。在分析的基础上，将分类排架法改用流水排架法，重新布局整理了库房，使库房空余
量由原先１７％提升至２５％，查档速度也明显提升。使用流水排架法即节约了库房空间，又提高了
工作效率。
参考文献
［１］邵化梅〃电力勘测设计科技档案宜采用大流水排架法［Ｊ］〃电力勘测设计，２００６（１）：７７－８０〃
［２］孙政〃工程档案大流水排架法的可行性［Ｊ］〃工程与建设，２０１０，２４（４）：５７５－５７６〃
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（上接第１０４页）
来启示与灵感，引领他们进行更深入的研究。对情报的深度加工是当前多数专业情报机构的 主攻方向。要提高某科研单位情报人员的情报专业能力，就必须在该领域进行开拓和钻研。２０１２年，随着两个内部情报电子期刊的发行，某科研单位的情报编研工作正式起步。为提高情报的实用性和针对性，情报工作人员定期向各专业技术部门发起情报征询，根据征询结果确定工作方向，有针对性地自行或依托
外部专业情报机构收集相关情报，而后再对收集到的
信息整理加工，编辑成具有单位特的专业电子期刊
在整个单位内部共享。同时，为保证期刊的实用性，情报工作人员定期向用户征询反馈意见，及时根据反
馈意见调整情报编研方向。虽然该工作尚在起步阶段，还不成熟，但该期刊的发布为研究人员提供了一个使用价值较高的信息获取渠道。
２〃２〃２情报辅助管理
情报工作涉及的情报搜集、情报编研以及情报过程中所需的翻译信息都会产生大量的数据资料，贯穿于情报工作的始终。为对这些数据资料进行有
效管理，使其能在后续相关工作中得到充分利用，必须进行科学管理。某科研单位对各条情报工作线上
产生的资料进行统一管理，将通过合作或独立搜索
壶腹嵴
获得的零散资料统一上传到单位内部数字图书馆中，成为研究人员随时随地可获取的资料；将电子期刊和翻译资料汇编成册、按年份集中制作纸质版存
档入库，形成可借阅的文档。这种管理方式不仅使数据得到有效保存，更使数据发挥了应有的使用价值。３结束语
情报研究活动是一种极其复杂的知识活动，包括
信息的采集、情报分析和情报方案形成等环节，通过情
报研究人员的分析与整理，使孤立的数据变得体系完备，并突显出数据中暗含的信息，增加了原本没有的含义，出现新的知识量和新的知识结构体系，实现了知
识的重组与优化［４］。该知识活动价值的产生、转移和
分配是值得研究者们重视的领域，也是科研单位情报工作人员未来的主攻方向。
目前，某科研单位目前自身情报专业力量不足，
主要依托外部专业情报力量满足特定技术领域的情报需求。通过情报工作人员的不懈努力，已形成稳
定的情报合作服务格局。这种服务模式解决了某科研单位当下在专业情报需求的困难。但放眼国际国内情报趋势，情报工作要做大做强，必须在不断加强外部合作的基
础上拓展传统的知识服务，加强单位内部专业情报人员的情报分析和编研能力，培养一支既有情报开拓能力，又有情报加工能力的专业人才队伍。
参考文献
［１］王朝晖〃企业创新驱动下的科技情报服务模式研究［Ｊ］〃图书馆学研究，２０１２（１８）：７６－７９〃
碳酸锂缓释片
［２］张发亮，谭宗颖〃新时期情报研究工作中的数据管理［Ｊ］〃图书情报工作，２０１２，５６（１２）：１２０－１２３〃
［３］成颖，孙建军，柯青〃情报学研究反思———从信息与情报的概念视角思考［Ｊ］〃情报科学，２０１１，５６
（８）：１１４７－１１５３〃
［４］侯丽〃情报分析方法的情报价值增值研究［Ｊ］〃图书情报工作，２０１２，５６（１２）：６６－７１〃
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