公司函件管理工作指引
一、目的 (2)
二、适用范围 (2)
三、职责 (2)
（一）对外函件 (2)
（二）对内函件 (2)
四、具体规定 (3)
（一）应用范围： (3)
（二）函件类型： (3)
（三）函件载体 (5)
缺省（四）拟函要求 (5)
五、对外往来函件发函注意事项 (6)
六、函件流转管理 (7)
附件： (8)
我的特岗生活附件一：《关于XXX事项商洽函/联系函/敦促函》 (9)
附件二：《XX区域X月关于XXX事项的提示函》 (10)
附件三：《关于XXX事项的法律意见书》 (11)
附件四：《关于XXX事项的请示》 (12)
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附件五：《EMS单填写规范》 (13)
附件六：《对外往来函件跟踪台账》 (14)
一、目的
为规范公司函件管理，确保往来函件的合法性，防范和减少法律风险，特制定本工作指引。 二、适用范围
集团及各区域公司。
三、职责
（一）对外函件
1、由业务部门经办人员负责按需求草拟函件，并按审核要求发起用印审批流程。
2、业务部门负责人、分管领导、法务、区域总等相关审批人员负责进行函件审批。糖酒招商网
3、印章管理人员负责对完成审批后的函件进行盖章、存档。（二）对内函件
由各业务部门经办人员拟定，部门负责人审核签发，经办人存档。
四、具体规定
（一）应用范围：
1、对外：指集团及各区域公司经营管理过程中与权利义务相对方、政府部门等往来函件。
2、对内：与集团内部兄弟单位或各业务管线/部门之间往来函。 （二）函件类型：
1、对外函件：主要适用于公司经营管理过程中与权利义务相对方、政府部门之间进行工作联络的函件。函件形式如下：（1）商洽函：初次友好协商；
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（2）联系函：商洽无果，再次客观阐述催告；
（3）敦促函：不予配合催告的，进行敦促；
（4）律师函：对于敦促无果的，则委托律师寄发律师函。
对于①友好合作方，原则上以两次发函为限；②正常履约方，原则上以三次发函为限；③不予配合方，原则上以四次发函为限；
④个别项目，根据具体情况予以确定。上述函件样式详见附件一《关于XXX事项商洽函/联系函/敦促函》。
2、对内函件
（1）业务联系函：主要适用于各业务部门与集团内部兄弟单位、业务管线/部门之间、本管线内部之间进行工作联络的而在OA
往来的函件。
（2）风险提示函：分为对外风险提示函及对内风险提示函：
A、对外风险提示函：主要指法务管线对经营管理中发现的存在法律风险事项向集团内部兄弟单位或其他业务管线/部门进行提示、披露风险的函件。
B、对内风险提示函：主要为法务系统内部的经验总结与分享，内容包括但不限于：①收并购过程或合同履约过程中的注意事项；
②合同草拟及审查要点；③诉讼案例及解决方案。各区域法务每月5日针对特定问题向集团发送风险提示函，经集团法务管理中心汇总研究后，将有代表性的事项以业务联系函或风险提示函的方式反馈相关业务管线。
风险提示函样式详见附件二《关于XXX事项风险提示函》
（3）法律意见书：主要适用于法务管线向上级领导或横向其他业务管线就特定业务提出建议、解决方案或法律意见的函件。
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法律意见书样式详见附件三《关于XXX事项的法律意见书》。
（4）请示函：
A、法务管线向上级领导征求意见或请求批示的函件；
B、区域法务部向集团法务管理中心征求意见或请求批示的函
件。
请示函样式详见附件四《关于XXX事项的请示》。
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