1． 总则
1.1 为了加强测绘院测绘成果及档案资料的科学管理，确保档案资料的充分利用，更好地为本公司的发展和经济建设服务，根据《中华人民共和国测绘法》及《中华人民共和国测绘成果管理条例》的相关规定，制订本制度。
1.2 本制度中的档案是指测绘院在科技开发、生产经营、技术服务和管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的文件材料。资料一般是指通过交流、赠送、购买和自己汇编的，供科研、生产经营和管理活动参考的文件材料。 1.3 档案是各项活动的真实记录，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理。
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1.4 档案管理是企业管理工作的重要组成部分，是各项活动的重要环节。各级科技管理部门应把科技开发、生产经营、技术服务和建档工作实行“四同步”管理：下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；评审、鉴定、验收成果与验收、鉴定档案材料同步；上报登记和评审奖励成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明同步。
1.5测绘院档案资料行政上由院长主管，总工程师分管。业务上受天津市测绘管理办公室以及上级有关部门的监督、检查和指导。院档案资料管理的职能部门是综合办公室并设专职档案管理人员。
2． 档案部门的职责
公司档案管理职能部门为院办公室，其职责：
2.1 贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度。
2.2 指导本单位各部门和项目组文件、资料的立卷和归档工作。
2.3 统一管理本单位档案、资料，并按时向有关档案部门汇交。
2.4 监督、检查，指导所属单位的档案、资料管理工作。
2.5 组织专职档案人员和业务培训和学术交流。
3． 资料的形成与入库归档规定
3.1 文件材料形成的范围
凡是直接记述和反映单位各项活动的,具有查考利用价值的文件材料,都应列于归档范围。公司形成的文件材料有：
3.1.1 行政管理文件材料
3.1.2 经营管理文件材料
3.1.3 生产技术管理文件材料
3.1.4 测绘成果成图
3.1.5 科学研究文件材料
3.1.6 基本建设文件材料
3.1.7 设备仪器文件材料
3.1.8 会计文件材料
3.1.9 干部职工档案文件材料
3.1.10 设计文件材料
3.1.11 工程施工文件材料
3.1.12 新闻、书稿文件材料
3.1.13 实物
庄启传研究、基建、设计和工程施工项目中断或取得负结果形成的文件材料也属于归档范围。
3.2 归档要求
3.2.1 文件材料归档的基本要求
a.归档工作由文件材料形成部门和项目组承担，按工作程序将需要归档的文件材料加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒）。
b.归档的文件材料，应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰、用纸规范、签署完备、有利于长期保存。
c.归档软盘的同时打印一份与软盘内容一致的纸质文件。
d.光盘、磁性载体等必须在带（盘）上，贴注标签。
3.2.2 案卷归档的基本要求
归档的案卷，应做到分类合理，组卷正确：保管期限划分准确：卷内文件排列有序、科学、系统；案卷题名拟写准确、简明扼要，编目规范；装订案卷要整齐、美观、卷内无压字、无金属物、禁用字迹不牢固的书写工具（铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸）。
3.2.3 档案部门有责任监督、检查、指导公司员工做好文件材料的归档工作。按照质量标准，逐项检查，对归档不合格案卷限期整改。
3.3 归档时间
3.3.1 管理工作的文件材料，要求次年四月底前归档。
3.3.2 测绘、管线探测、软件开发等工作形成的文件材料，在向对方移交资料时，同时向本单位档案部门移交。
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3.3.3 大项目可按项目工作阶段或项目子项结束后归档。变更、修改、补充或维修等形成的文件材料随时归档。
3.3.4 照片冲洗后，由摄影者或承办单位整理，编写说明连同底片归档。
其它类文件材料归档时间按局归档制度执行。
3.3.5 因公外出参加学习、考察、谈判和参加会议带回的文件材料，有参考利用价值的，应及时整理归档，方可借用。未办归档手续，财务部门不予报销。
3.4 归档份数
凡需要归档的文件材料，一般归档一份。管理类文件材料要求底稿与印件（2份）一并归档。磁性载体、光盘等文件应一式两份，与纸质文件同时归档。科技文件材料要求原本、复制本、底图一并归档。重要的特别是需要永久保管的科技文件材料，根据情况，应归档若干份复制本；利用频繁的、不保密的科技文件材料，应多归一份复制本。
3.5归档手续
3.5.1 填写归档文件材料移交清单.由归档员填制一式两份.
3.5.2 科技文件材料在归档时应编写归档情况简要说明.
3.5.3 照片、磁性载体、光盘和实物等归档要编写文字说明。
3.6 建立文件材料的形成、积累、整理和归档制度，并列入各部门管理工作程序，列入部门的职责范围和有关人员岗位责任制
3.7 搜集资料由所在单位档案部门开介绍信到局档案馆转换，局档案馆未见所在单位档案部门介绍信，一律不予转换。
4． 档案管理与利用
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4.1 建立健全档案管理制度
4.2 档案和资料的分类、编号
科技档案编号的结构形式采用六段制，编号由左向右排列，各段之间用“·”隔开，各段用阿拉伯数字表示。如下所示。
科技档案分类、编号结构形式示例：
1225 04 01 3 XXX 01
案卷号
项目代号
三级类目号
二级类目号
一级类目号
全宗号
第一段为全宗号，“1225”代表核工业天津工程测绘院。
第二段为一级类目代号，用“04”表示工程测量。
蔡澜食材字典第三段为二级类目代号，用“01”代表控制测量，“02”代表地形测量。
4.3 保管期限
档案保管期限分为永久、长期（15年至20年）、短期（15年以下）三种。
4.3.1 凡对本单位、国家建设方面具有重要凭证作用和长久需要查考、利用的档案，列为永久保存。
4.3.2 凡是在相当长的时期内（15年值20年）具有查考、利用、凭证作用的测绘科技档案，列为长期保存。
4.3.3 凡是短期内（15年以内）具有查考、利用、凭证作用的测绘科技档案，列为短期保存。
4.3.4 科技的档案的保管期限，自科技档案整理完毕后次年开始计算。
4.4 档案和资料的整理工作。
整理、保管、编制检索工具和开发利用。
4.5 档案的保管
库房要有管理制度，库房的装具要符合国家要求，要有八方安全设施，定期检查档案，资料和图书的保管状况，对破损或褪变的要及时修复，确保完整与安全。
4.6 编制各项目录、编制检索工具
建立档案、资料总目录、分类目录和卷内专题目录。编制所需的检索工具，完善公司信息查询体系。
4.7 开发信息资源
开发信息资料，实行档案、资料、图书和信息一体利用；积极配合有关部门参与信息市场和技术市场交流；保护知识产权和专利权，严格执行保密制度。
4.8 档案工作的统计
各档案部门做好档案、资料和图书的收集、管理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。按时向主管部门报送年报。
5． 资料档案保密安全规定
为切实做好公司资料的保密工作，根据《保密法》、《档案法》、《测绘法》、《测绘成果管理规定》的要求，确保资料安全无泄密，规定如下：
5.1 依据保密法律、法规，对职工进行正常性的保密教育和检查，落实各项保密措施，由专人负责管理。
5.2 工作人员要熟悉掌握资料的保密范围，严格区分资料成果的密级，按不同的要求保管和使用。
5.3 严格按《测绘成果管理规定》，履行领发、借用、抄录、资料的清点、登记、编号、签收、保证测绘成果的走向清楚、可靠。
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5.4 对各种密级资料，严格遵守有关使用，保管及销毁等规定，并建立资料档案，每年年底做一次检查。
5.5 对于资料废件，要集中存放，不得随意乱堆，乱放，应集中送上级资料管理部门处理，不得自行销毁。
5.6 对文件、地图、资料档案的保密内容，个人不得以通信，电话，闲谈等方式向无关人员泄露。
5.7 保密文件、地图、资料如不是工作需要，不许随身携带，不许委托转带。
5.8 邮寄密级资料，应严格包装加封，交机要部门传递。
5.9 资料管理人员离开办公场所时应将资料放入保密设备，并将房间门窗锁好。
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