试卷代号：2180
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中央广播电视大学2010—2011年度第二学期“开放专科”期末考试
办公室管理 试题
2011年7月
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）
1．办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中（ ）应不属于办公室范畴。
A．厂长室 B．实验室 C．院长室 D．经理室
2．请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。下面请示中（ ）是不当的。 前程似锦的光纤通信A．对口请示 B．事先请示 C．越级请示 D．请示要单一
3．以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的（ ）
引擎A．办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及
B．办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能
C．办公室管理具有集中性和整体性
D．办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性
4．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（ ）
A．文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方 B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由
C．有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人
D．来电者寻你的上司，应弄清对方的身份再通报上司
5．邮件的寄发不要考虑以下哪项因素（ ）
A．时间 B．便利 C．经济 D．爱好
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6．办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？（ ）
A．有共同利益的话题 B．夸耀你我的话题
C．贴己的话题 D．秘密的话题
7．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（ ）感人爱情微电影
A．初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信
C．已做结案处理的 D．没有具体内容的匿名信
8．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ ）
A．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定
B．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便
C．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度
D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作
9．以下哪一种类型是适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ ）
A．口字型 B．教室型 C．圆桌型 D．U字型
10．以下餐巾的使用方法正确的是（ ）
A．中途离座，把餐巾放在椅子上 B．用来擦嘴唇嘴角
C．用来擦刀叉 D．塞入衣服领口里
二、判断题（正确打“√”，错误打“×"。每小题1分，共10分）
11．小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。 （ ）
12．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 （ ）
13．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。 （ ）
14．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。
（ ）
15．如果文员要的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。 （ ）
16．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（ ）
17．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。 （ ）
18．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。 （ ）
19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。 （ ）
20．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。 （ ）
三、简答题（每小题10分，共20分）
21．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。
22．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？
四、设计题（每题15分，共30分）
23．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？
24．作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
1．新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。
请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？
2．教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的：
向对方要求约会时应注意的事项：
a．要获得上司的许可；
b．对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理；
c．如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；
d．要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。
e．告知你或上司的，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。
f．对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。
g．尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。
h．如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。
i．决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。
一般说来：
·
星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会；
·即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌；
·午餐前后约会则会影响吃饭时间；
·对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；
·公司有重大活动的那一天不宜安排约会；
·地点必须选择对方比较方便的地方；
·地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
j．对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。
k．已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对于该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。
l．约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约
会所需要的文件资料。
m．上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予了明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。
请将你认为最重要的内容选择出来，用五个必须和五个不宜予以概括，比如“必须获得上司的认可，不宜在对方休息日安排约会”
参考答案
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）
1．B 2．C 3．C 4．A 5．D
6．A 7．A 8．C 9．C岩矿分析与鉴定 10．B
二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）
11．√ 12．√ 13．√ 14．√ 15．√
16．× 17．× 18．√ 19．× 20．×
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