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COOEC-OTS-QHSE-G01-B05 海洋工程技术服务分公司项目文件管理办法2019-1

海洋工程技术服务分公司

项目文件管理办法

公司名称：海洋石油工程股份有限公司海洋工程技术服务分公司

批准人：主管领导

批准依据：《海洋石油工程股份有限公司内控制度体系管理办法》（ICIA-02-02）

发布文号：海油工程技服〔2019〕号

发布日期：2019年月日

生效日期：2019年月日

海洋工程技术服务分公司项目文件管理办法

1 目的

为规范海洋工程技术服务分公司项目文件资料管理，确保有关各方意见及时有效沟通，使之符合统一性、有效性及可追溯性，满足公司管理体系要求，依据海洋石油工程股份有限公司（以下简称“ 海油工程” ）有关项目文件管理规章制度，结合海洋工程技术服务分公司实际情况，特制定本办法。

2 适用范围

公司项目文件的管理。

3 编制依据

3.1 《工程项目管理中心工程项目文件管理办法》，PM-PM-G01-B06，2019，运营中心工程项目管理中心。

4 主要应对的风险

4.1项目文件资料管理不到位，造成项目使用失效文件。

4.2项目文件缺失及不可追溯。

5 释义

5.1项目文件管理：指海洋工程技术服务分公司各项目运作过程中涉及到的管理类和技术类文件从编号、发出、签收、登记、发送至归档的全过程控制与管理。

管理文件包括：项目执行计划、项目实施策略、开工申请相关文件、质量计划、项目风险评估、项目大事记、计划类文件（项目周/月报、进度各级计划、S曲线、人力直方图）、QHSE文件（HSE计划、应急计划、风险辨识清单）、传真、项目会议纪要（例会纪要/专题会议纪要）、备忘录、内部信息单、文件传送单、文件发放与销毁记录、程序文件送审单、报告、申请、请示、通知。

工程技术文件：技术图纸/文件、方案/程序、检验程序/NDT图纸、焊接程序、调试大纲/程

序/表格、采办/施工材料单、设备厂家资料、技术测试报告、潜水一手报告、检测检验报告、设备完工图、操作手册、维修手册、计算报告及其他各专业部门在项目运行过程中产生的程序及记录文件。

6 职责分工

6.1 项目管理中心

6.1.1 负责指导、监督及检查项目组文件管理工作；

6.1.2 负责项目文件标准模板更新的宣贯工作；

6.1.3 负责监督项目组完工文件的整理及存档。

6.2 项目组

6.2.1 负责整个项目所有文件的传递管理,负责将项目文件发送甲方或相关单位,负责技术文件的报批工作；

6.2.2 负责收集/整理最终的完工文件，并按照公司管理要求，对完工文件进行打号、填写卷内目录、备案表，提交甲方和海油工程公司档案室；

6.3专业部门

6.3.1负责将专业技术文件及记录整理归档提交项目组，同时各部门专业人员留档保存。

7 管理要求

7.1总体要求

7.1.1 为保证项目管理完整性及可追溯性，项目运行过程中产生的所有文件记录都应留存归档，项目关闭后，所有过程文件应在三个月内集中存档作为公司项目完工资料存入档案室。对于提交业主的完工资料，可按照业主要求只提交其要求的相关文件记录，其余文件记录仍要作为公司项目完工资料存入档案室。具体存档文件清单参见附件1；

7.1.2 项目收发文管理统一按照《工程项目管理中心工程项目文件管理细则》执行，PM-PM-G01-B06-X01，2019，海油工程。

7.1.3 项目施工前，必须保证所有施工相关技术文件得到经业主批准，并盖有业主批准章；

7.1.4 外埠及海上施工期间所涉及的海上施工日报、会议纪要、JSA分析、Check-list清单、物料清单和各专业相关报告等，应及时交由文控人员进行存档，保证项目文件统一管理；

7.1.5 项目完工文件验收单需提交至项目管理中心存档备案；

7.1.6 经打印、签署并发送至经办人，可以作为正式文件处理；

7.1.7 项目文件中涉及保密的内容，未经批准，不得向无关人员泄露；

7.1.8 项目经理对文件的妥善保管和归档文件的完整性负最终责任；

7.1.9 使用EDIS系统的，应该按照系统管理要求完成相关文件的管理工作。

7.2 归档流程

a)日常管理类文件由文控收集整理进行归档，其他文件如计划类、专业技术类、质量管理类、HSE管理类、现场施工类等文件由各板块责任人在相关文件批准或实施完成后交由项目文控；

b)项目文控组织项目组所有成员对进行筛查，涉及各类变更、关键意见、关键节点、可能影响审计等内容进行集中归档打印，按照项目文件进行保存；

c)项目文控确认文件关闭；

d)对纸质文件进行分类立卷；

e)按文件编号顺序排列打印页码；

f)将纸质文件扫描成电子文件；

g)根据档案室模板制做封面/侧签；

h)填写各类文件机读目录；

i)填写卷内目录及备考表；

j)电子文件进行集中保存后进行光盘刻录，以光盘形势存储；

8附件海洋工程技术服务分公司工程项目档案归档范围及保管期限表

附件1：COOEC-OTS-QHSE-G01-B05S01 版本：2019-1

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海洋工程技术服务分公司工程项目档案归档范围及保管期限表
一级编号	二级编号	档案类目及名称	提供单位	归档单位	归档地点	保存期限
1		管理类文件
	1.1	日常管理类
		立项通知	项目组	项目组	海工档案室	永久
		组织机构	项目组	项目组	海工档案室	永久
		开工申请表及相关附件文件	项目组	项目组	海工档案室	永久
		实施策略	项目组	项目组	海工档案室	永久
		项目日报	项目组	项目组	海工档案室	永久
		项目周月报	项目组	项目组	海工档案室	永久
		五级计划	项目组	项目组	海工档案室	永久
		备忘录（IN/OUT)	项目组	项目组	海工档案室	永久
		会议纪要	项目组	项目组	海工档案室	永久
		请示报签	项目组	项目组	海工档案室	永久
		技术交底记录	项目组	项目组	海工档案室	永久
		方案审查记录	项目组	项目组	海工档案室	永久
		项目人员检查表	项目组	项目组	海工档案室	永久
		项目设备、工机具检查表	项目组	项目组	海工档案室	莆田古谯楼永久
		完工确认单	项目组	项目组	海工档案室	永久
		项目完工总结	项目组	项目组	海工档案室	永久

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	项目执行报告	项目组sir模型	项目组	海工档案室	永久
	涉及进度、变更、业主批准等关键内容的	项目组	项目组	海工档案室	永久
	考勤	项目组	项目组	海工档案室	永久
	满意度调查	项目组	项目组	海工档案室	永久
	变更申请、通知单、工时记录单等文件	项目组	项目组	海工档案室	永久
	项目关闭申请	项目组	项目组	海工档案室	永久
	其他项目管理文件	项目组	项目组	海工档案室	永久
1.2	QHSE管理类
	HSE计划	项目组	项目组	海工档案室	永久
	质量计划	项目组	项目组	海工档案室	永久
	应急计划	项目组	项目组	海工档案室	永久
	事故报告	QHSE部	项目组/QHSE部	海工档案室	永久
	施工前QHSE教育	项目组	项目组	海工档案室	永久
	项目高风险作业培训及其它培训	项目组	项目组	海工档案室	永久
	HSE交底记录	项目组	项目组	海工档案室	永久
	作业安全分析（JSA）	项目组	经济与社会发展研究项目组	海工档案室	永久
	项目安全会议	项目组	项目组	海工档案室	永久
	基层负责人现场QHSE检查记录	项目组	项目组	海工档案室	永久
	现场QHSE检查表	项目组	项目组	海工档案室	永久
	隐患整改登记表	项目组	项目组	海工档案室	永久

本文发布于:2024-09-25 10:25:08，感谢您对本站的认可！

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