信息处理系统

本公开涉及一种信息处理系统。

伴随多种工作方式的推广，可共同使用的办公室(以下称作“共享办公室(sharedoffice)”)的需求正在增加。在共享办公室中，设置有用户共用的办公用品。对于办公用品的一种，有具备打印、复印、传真、扫描仪等多个功能的图像形成装置(例如参照日本专利特开2017-184286公报)。

可通过月租或按次计费等来使用的共享办公室比起以年为单位来租赁的现有的办公室，用户的更替多。因此，难以在共享办公室内的所有图像形成装置或其他网络装置中事先登记与用户相关的信息或操作上的设定等。结果，对于用户，要求在网络装置的每次使用时个别地输入操作上的设定等，从而成为用户的负担。

本公开的目的在于，与将用户的信息或操作上的设定存储在网络装置内以备非特定用户共用的网络装置的使用的情况相比，减轻输入操作上的设定的工夫。

根据本公开的第一方案，提供一种信息处理系统，其中，信息处理装置具有第一处理器，所述信息处理装置将第一信息与第二信息相关联地进行管理，所述第一信息是对事先设定有被允许使用的期间的用户进行识别的信息，所述第二信息是对事先允许所述用户使用的网络装置进行识别的信息，所述第一处理器在收到包含所述第一信息与所述第二信息的使用申请时，与所述网络装置相关联地制作临时账户，所述网络装置与所述第二信息对应，将用于所制作的所述临时账户的认证的信息，通知给所述用户在所述申请时所使用的移动型终端，所述网络装置具有第二处理器，所述第二处理器在获取了用于所述临时账户的认证的信息时，对于所述临时账户而适用在所述移动型终端中所准备的操作上的设定。

根据本公开的第二方案，所述第一处理器在制作所述临时账户时，从所述移动型终端获取作为所述申请的对象的所述网络装置的操作上的设定，并适用于所述网络装置。

根据本公开的第三方案，适用于所述网络装置的所述操作上的设定的范围是根据所述用户被允许使用的功能而定。

根据本公开的第四方案，适用于所述网络装置的所述操作上的设定的范围是根据所述用户通过所述移动型终端进行申请的功能而定。

根据本公开的第五方案，适用于所述网络装置的所述操作上的设定是根据来自所述网络装置的请求而定。

根据本公开的第六方案，所述第一处理器在所述用户被允许使用的所述期间已经过时，删除与所述用户相关的所述临时账户。

根据本公开的第七方案，所述第一处理器对所述网络装置指示所述设定的删除，所述网络装置与所述临时账户对应。

根据本公开的第八方案，每当所述用户所进行的一个使用结束时，所述第一处理器在所述网络装置的显示部或所述用户所携带的所述移动型终端的显示部上，显示如下的画面：要求确认从所述网络装置删除用于所述使用的所述设定。

根据本公开的第九方案，所述第二处理器从所述用户所携带的所述移动型终端直接获取并设定所述网络装置的所述操作上的设定。

根据本公开的第十方案，所述第二处理器在与所述临时账户对应的用户被允许使用的所述期间已经过时，删除与跟所述用户相关的所述临时账户相关联地登记的所述操作上的设定。

根据本公开的第十一方案，每当所述用户所进行的一个使用结束时，所述第二处理器在所述网络装置的显示部或所述用户所携带的所述移动型终端的显示部上，显示如下的画面：要求确认删除用于所述使用的所述设定。

根据本公开的第十二方案，提供一种信息处理系统，其中，信息处理装置具有第一处理器，所述信息处理装置将第一信息与第二信息相关联地进行管理，所述第一信息是对事先设定有被允许使用的期间的用户进行识别的信息，所述第二信息是对事先允许所述用户使用的网络装置进行识别的信息，所述第一处理器在收到包含所述第一信息与所述第二信息的使用申请时，对与所述第二信息对应的所述网络装置指示临时账户的制作，当从所述网络装置收到用于所制作的所述临时账户的认证的信息时，通知给与所述第一信息对应的所述用户在所述申请时所使用的移动型终端，所述网络装置具有第二处理器，所述第二处理器基于来自所述信息处理装置的指示来制作所述临时账户，并且在获取了用于所述临时账户的认证的信息时，对于所述临时账户而对所述移动型终端适用所准备的操作上的设定。

根据本公开的第十三方案，所述第二处理器从所述信息处理装置受理所述临时账户的删除、或者允许所述临时账户使用的期间的通知。

根据本公开的第十四方案，所述第二处理器基于所述临时账户的制作指示中所含的信息，来管理与所述临时账户的使用相关的信息。

根据本公开的第十五方案，所述第二处理器在受理了与所述临时账户的使用相关的变更时，将所受理的变更通知给所述信息处理装置。

根据本公开的第十六方案，提供一种信息处理系统，其中，信息处理装置具有第一处理器，所述信息处理装置将第一信息与第二信息相关联地进行管理，所述第一信息是对事先设定有被允许使用的期间的用户进行识别的信息，所述第二信息是对事先允许所述用户使用的网络装置进行识别的信息，所述第一处理器在开始了所述第一信息与所述第二信息的管理后，制作临时账户，并且将用于所制作的所述临时账户的认证的信息通知给所述用户所携带的移动型终端，所述网络装置具有第二处理器，所述第二处理器在获取了用于所述临时账户的认证的信息时，将所获取的信息发送至所述信息处理装置，并且在从所述信息处理装置收到认证的成功时，对于所述临时账户而适用在所述移动型终端中所准备的操作上的设定。

(效果)

根据所述第一方案，与将用户的信息或操作上的设定存储至网络装置内以备非特定用户所共用的网络装置的使用的情况相比，能够实现输入操作上的设定的工夫的减轻与安全性的提高。

根据所述第二方案，即使在用户所携带的移动型终端与用户所操作的网络装置无法直接通信的环境下，也能够适用用户所固有的操作上的设定而无须手动输入。

根据所述第三方案，能够统一适用关于对于用户所允许的功能的、操作上的设定。

根据所述第四方案，能够统一适用对于用户所允许的功能中的、用户申请了使用的操作上的设定。

根据所述第五方案，能够适用对于用户所允许的功能中的、用户所使用的功能的操作上的设定。

根据所述第六方案，能够提高对信息处理装置的安全性。

根据所述第七方案，能够提高对网络装置的安全性。

根据所述第八方案，能够让用户确认操作上的设定的删除的执行。

根据所述第九方案，能够适用用户所固有的操作上的设定而无须手动输入。

根据所述第十方案，能够提高对网络装置的安全性。

根据所述第十一方案，能够向用户确认操作上的设定的删除的执行。

根据所述第十二方案，与将用户的信息或操作上的设定存储至网络装置内以备非特定用户所共用的网络装置的使用的情况相比，能够减轻输入操作上的设定的工夫。

根据所述第十三方案，能够在网络装置侧管理临时账户。

根据所述第十四方案，能够在网络装置侧管理临时账户。

根据所述第十五方案，能够在网络装置侧管理临时账户。

根据所述第十六方案，与将用户的信息或操作上的设定存储至网络装置内以备非特定用户所共用的网络装置的使用的情况相比，能够减轻输入操作上的设定的工夫。

图1是表示用于共享办公室的管理的系统结构的一例的图。

图2是说明图像形成装置的结构例的图。

图3是说明存储在存储装置中的数据的一部分的图。

图4是说明由控制单元所提供的功能的一部分的图。

图5是说明移动终端的结构例的图。

图6是说明存储在存储装置中的数据的一部分的图。

图7是说明由控制单元所提供的功能的一部分的图。

图8是说明管理服务器的结构例的图。

图9是说明存储在存储装置中的数据的一部分的图。

图10的(A)及图10的(B)是说明可利用的装置的登记信息与可利用的用户的登记信息的数据结构的一例的图。图10的(A)是登记信息的数据结构的示例，图10的(B)是登记信息的数据结构的示例。

图11是说明由控制单元所提供的功能的一部分的图。

图12是说明在实施方式1中使用的管理系统的处理动作的图。

图13是说明在实施方式2中使用的管理系统的处理动作的图。

图14是说明在实施方式3中使用的管理系统的处理动作的图。

图15是说明在指定对图像形成装置发送的设定信息等时显示于显示单元的画面的一例的图。

图16是说明在实施方式4中使用的管理系统的处理动作的图。

图17是说明可利用的用户的登记信息的数据结构的另一例的图。

图18是说明在实施方式5中使用的管理系统的处理动作的图。

图19是说明在实施方式6中使用的管理系统的处理动作的图。

图20是说明在实施方式7中使用的管理系统的处理动作的图。

以下，参照附图来详细说明实施方式。

＜实施方式1＞

＜系统结构＞

图1是表示用于共享办公室的管理的系统结构的一例的图。图1所示的管理系统1例如构成为云系统。

本实施方式中的管理系统1包含：由共享办公室的用户所共用的图像形成装置10；用户所携带的移动终端20；以及对图像形成装置10的利用进行管理的服务器(以下称作“管理服务器”)30。

本实施方式中的图像形成装置10与管理服务器30是信息处理系统的一例。

在图1所示的管理系统1的情况下，共享办公室是共享办公室X的一个。但是，构成管理系统1的共享办公室的数量也可为两个以上。另外，一个经营者所运用的共享办公室的数量并不限于一个，也可为多个。本实施方式的情况下，经营共享办公室X的经营者与运用管理服务器30的经营者相同。不过，经营共享办公室X的经营者与运用管理服务器30的经营者也可不同。

在图1的情况下，在共享办公室X中配置有一台图像形成装置10，但也可配置有多台图像形成装置10。

本实施方式中的图像形成装置10通过网络而连接于管理服务器30。在此含义上，图像形成装置10为网络装置的一例。网络例如为国际互联网(Internet)。

不过，在管理服务器30位于共享办公室X内的情况下，图像形成装置10经由局域网(Local Area Network，LAN)而连接于管理服务器30。此时的LAN并不限于有线LAN，也可为无线LAN。

本实施方式的情况下，配置在共享办公室中的图像形成装置10具有打印、复印、传真、扫描仪等多个功能。此种图像形成装置10也被称作多功能一体机。

本实施方式的情况下，配置在共享办公室中的图像形成装置10具有与配置在用户所属的公司等内的图像形成装置10相同或同等的功能。理想的是，配置在共享办公室中的图像形成装置10与配置在用户所属的公司等内的图像形成装置10相同。

理想的是，配置在共享办公室中的图像形成装置10与配置在用户所属的公司内的图像形成装置10是具有同等功能的、由相同制造商所制造的图像形成装置10。

不过，在管理系统1中使用的图像形成装置10中，也可混合存在由不同的制造商所制造的图像形成装置10。例如只要在图像形成装置10等中设有关于同等功能确保设定兼容性的功能，则管理系统1中使用的图像形成装置10未必需要全部为单一制造商的产品。

另外，利用共享办公室的用户并非必须属于公司等。即，用户也可作为个人来利用共享办公室。在作为个人的用户的情况下，只要具有与配置在任一共享办公室中的图像形成装置10或个人拥有的打印装置等同等或更高的性能即可。

本实施方式中的管理服务器30提供下述服务，即，将存储在用户所携带的移动终端20中的、操作上的设定信息，适用于配置在共享办公室内的特定的图像形成装置10。具体而言，管理服务器30执行将可利用共享办公室内的图像形成装置10的用户与作为利用对象的图像形成装置10予以关联的处理，能够从移动终端20向图像形成装置10写入设定信息。

通过此功能，经营共享办公室的经营者不需要对配置在共享办公室中的图像形成装置事先输入各用户的设定信息的作业。

图1的情况下，管理服务器30为一台，但也可通过分散配置在国际互联网上的多台服务器来实现。另外，管理服务器30既可为预装(on-premise)型，也可为云端型。管理服务器30为信息处理装置的一例。

本实施方式中的管理服务器30也能与用户所携带的移动终端20进行通信。对于管理服务器30与移动终端20的通信，例如使用移动通信系统、无线LAN、蓝牙(注册商标)。

本实施方式的情况下，每当用户所进行的利用完成时，从图像形成装置10中删除对共享办公室内的图像形成装置10所提供的、用户固有的设定信息等。因此，即使在设定信息等中包含私密性高的信息的情况下，也能兼顾图像形成装置10中的作业性的提高与私密性。

本实施方式的情况下，当用户对共享办公室的利用期间结束时，从管理服务器30中删除与临时用户相关的信息。因此，对于不希望员工信息流出的公司，能够提供确保私密性的服务。

图1的示例中，例示了移动终端20为智能电话的情况。不过，移动终端20也可为平板终端或移动电话，还可为具有显示部的可穿戴终端。对于移动终端20与图像形成装置10的通信，使用无线LAN、近场通信(Near Field Communication，NFC)、蓝牙等近距离无线通信。另外，对于移动终端20与图像形成装置10的通信，也可使用移动通信系统。

图1的情况下，移动终端20为一台，但可为多台。本实施方式的情况下，移动终端20为移动型终端的一例。

＜图像形成装置的结构＞

图2是说明图像形成装置10的结构例的图。

图像形成装置10具有：控制单元11，控制装置整体的动作；图像读取单元12，读取原稿的图像；图像形成单元13，在作为记录介质的一例的纸张上形成图像；图像处理单元14，对图像数据实施颜修正或调修正等处理；存储装置15，存储图像数据等；操作受理单元16，受理用户的操作；显示单元17，被用于用户接口画面等的显示；以及通信装置18，实现经由电话线或局域网(Local Area Network，LAN)缆线等的通信。另外，控制单元11与其他处理部使用信号线或总线而相互连接。

控制单元11具有中央处理器(Central Processing Unit，CPU)11A、存储有固件(firmware)或基本输入输出系统(Basic Input Output System，BIOS)等的只读存储器(Read Only Memory，ROM)、以及被用作工作区域的随机存取存储器(Random AccessMemory，RAM)。控制单元11作为所谓的计算机发挥功能。CPU 11A为第二处理器的一例。

图像读取单元12是所谓的扫描仪，支持下述两种模式，即：一边使读取部相对于静止状态的原稿而相对移动，一边读取图像的模式；以及一边使原稿相对于静止状态的读取部而相对移动，一边读取图像的模式。

图像形成单元13是在纸张等记录介质上形成图像的单元，具有与形成方式相应的机构。对于记录材，例如使用墨粉或油墨。

图像处理单元14包含用于对图像数据进行处理的专用处理器或处理电路等。

存储装置15例如包含硬盘装置(硬盘驱动器(Hard Disk Drive，HDD))或半导体存储器。在存储装置15中，存储由图像读取单元12所读取的图像数据、通过与外部装置的通信而接收的文档数据或图像数据、通过传真(FAX)通信而接收的传真数据、确定图像形成装置的信息、从移动终端20(参照图1)接收的临时用户信息或从管理服务器30(参照图1)接收的用于对临时用户进行认证的信息(以下称作“临时用户用认证信息”)等。

操作受理单元16是配置在显示单元17表面的薄膜状的触摸传感器(touchsensor)、开关、按钮等。薄膜状的触摸传感器具有不妨碍显示在显示单元17上的信息的辨识性的透明度。

显示单元17例如是液晶显示器或有机电致发光(Electro Luminescence，EL)显示器。

通信装置18包含遵循各种规格的通信接口。本实施方式的情况下，通信装置18被用于与移动终端20或管理服务器30的通信。

图3是说明存储在存储装置15中的数据的一部分的图。图3所示的数据表示了与共享办公室的管理服务相关的数据。

装置信息15A是确定图像形成装置10的信息。装置信息15A是与用户对图像形成装置10的利用无关地存储在存储装置15中。本实施方式中的装置信息15A包含确定共享办公室的识别用信息(以下称作“共享办公室标识(identification，ID)”)与确定图像形成装置10的识别信息(以下称作“装置ID”)。通过这些ID来唯一确定作为管理服务对象的图像形成装置10。除此以外，在装置信息15A中也可包含共享办公室的名称或图像形成装置10的机型名、确定可利用的用户的识别信息(以下称作“用户ID”)的列表等。用户ID为第一信息的一例。

临时用户认证信息15B是用于利用图像形成装置10的临时用户的认证的信息，对应于用户对利用的开始而从管理服务器30接收。临时用户认证信息15B例如为密码。密码包含字符或数字，也被称作暗码。另外，临时用户认证信息15B也能作为条形码(bar code)或快速反应(Quick Response，QR)码(注册商标)而显示。

临时用户认证信息15B是针对每个临时用户而生成。另外，临时用户是对应于规定利用期间或利用条件的每个协议而生成。因此，即使作为自然人的用户相同，但若协议不同，则仍作为不同的临时用户进行管理。因而，即使是相同的临时用户，也有时在每次利用时使用不同的临时用户认证信息15B。

个人信息15C、对应不同功能的设定信息15D与对应不同服务的认证信息15E为临时用户信息的一例，在用户利用图像形成装置10的期间被存储在存储装置15中。

其中的个人信息15C是确定用户的信息。在个人信息15C中，例如除了姓名以外，还包含用户所属的公司名、用户的邮件地址等。

设定信息15D是临时用户存储在移动终端20中的、对图像形成装置10的功能的执行进行规定的信息。设定信息15D是对应于每个功能而准备。

例如在与打印功能对应的设定信息15D中，有与双面打印相关的设定、与彩打印相关的设定、与将多个页面汇总到一张纸张上的打印相关的设定、与一次的打印张数的上限等相关的设定。而且，在与扫描仪功能对应的设定信息15D中，有与分辨率相关的设定、与从原稿光学读取的图像数据的文件格式相关的设定、与保存目标相关的设定等。而且，在与传真功能对应的设定信息15D中，有与从原稿光学读取的图像数据的发送目标相关的设定等。

而且，在与私密文件箱(BOX)功能对应的设定信息15D中，有与确定存储区域的文件箱编号相关的设定或密码等。所谓私密文件箱，是指对于特定的用户而专门设置的存储区域，只有具有权限的用户才被允许访问。

在扫描仪功能的发送目标或私密文件箱功能的存储区域是作为云端上的存储器服务而提供的情况下，与为了利用存储器服务而请求的认证相关的信息作为认证信息15E而存储在存储装置15中。

除此以外，在设定信息15D中，还包含与调用对于保存在私密文件箱中的文档所适用的一连串作业的作业流(job flow)功能相关的设定。

图4是说明由控制单元11(参照图2)所提供的功能的一部分的图。图4所示的功能是：显示控制部111，对装置信息15A(参照图3)在显示单元17(参照图2)上的显示进行控制；临时用户认证部112，认证作为临时用户而是否具有利用图像形成装置10(参照图1)的权限；设定适用部113，将设定信息15D或认证信息15E适用于临时用户；以及设定删除部114，当临时用户的利用结束时，从存储装置15中删除设定信息15D或认证信息15E。这些功能是通过CPU 11A执行程序而提供。

＜移动终端＞

图5是说明移动终端20的结构例的图。

移动终端20具有对装置整体的动作进行控制的控制单元21、存储数据的存储装置22、输入/输出端口23、通信装置24、输入装置25、显示单元26与摄像机27。另外，控制单元21与其他处理部是使用信号线或总线而相互连接。

控制单元21具有CPU 21A、存储有BIOS等的ROM、及被用作工作区域的RAM。控制单元21作为所谓的计算机发挥功能。CPU 21A为处理器的一例。

存储装置22例如包含半导体存储器。在存储装置22中，除了管理数据以外，还保存有固件及其他程序。

输入装置25例如是配置在显示单元26表面的薄膜状的触摸传感器、开关、按钮等。

显示单元26例如是液晶显示器或有机EL显示器。

摄像机27被用于条形码或QR码的读取。

图6是说明存储在存储装置22中的数据的一部分的图。图6所示的数据表示了与共享办公室的管理服务相关的数据。

用户信息22A、个人信息22B、对应不同功能的设定信息22C、对应不同服务的认证信息22D是与用户个人相关的信息，与用户对图像形成装置10的利用无关地存储在存储装置22中。

本实施方式中的用户信息22A包含确定利用共享办公室的用户的识别信息(即“用户ID”)、确定可利用的图像形成装置10的识别信息(即装置ID)等。装置ID为第二信息的一例。

个人信息22B是个人信息15C(参照图3)的源信息。个人信息22B包含用户的姓名、用户所属的公司名、用户的邮件地址等。设定信息22C是设定信息15D(参照图3)的源信息。在设定信息22C中，也包含用于收件人的邮件列表、组邮件列表。这些邮件列表包含收件人的名称、工作岗位、邮件地址等。

认证信息22D是认证信息15E(参照图3)的源信息。

装置信息22E是从作为利用对象的图像形成装置10获取的信息。装置信息22E对应于装置信息15A(参照图3)。

利用可否结果22F与临时用户认证信息22G是从管理服务器30(参照图1)获取的信息。

利用可否结果22F是对用户能否利用用户欲操作的图像形成装置10进行判定的结果，是从管理服务器30提供。

临时用户认证信息22G是在用户开始利用图像形成装置10之前执行的认证中所需的信息，是在用户可利用图像形成装置10的情况下从管理服务器30提供。

图7是说明由控制单元21(参照图5)所提供的功能的一部分的图。图7所示的功能是：认证验证部211，验证操作移动终端20的用户具有利用对与用户个人相关的信息进行管理的应用程序(以下称作“应用”)的权限；用户信息管理部212，对与用户个人相关的信息进行管理；以及装置信息处理部213，对从图像形成装置10获取的装置信息进行分析。这些功能是通过CPU 21A执行程序而提供。

认证验证部211例如可兼具解除移动终端20的锁定状态的功能。认证验证部211例如使用个人识别码(Personal Identification Number，PIN)代码或生物信息来对用户进行认证。

用户信息管理部212被用于个人信息、对应不同功能的认证信息、对应不同服务的认证信息的登记或变更。

装置信息处理部213对由摄像机27(参照图5)所拍摄的图像数据或由通信装置24(参照图5)所接收的数据进行分析而导出装置信息。

＜管理服务器＞图8是说明管理服务器30的结构例的图。

管理服务器30具有对装置整体的动作进行控制的控制单元31、存储与共享办公室的管理相关的数据的存储装置32、输入/输出端口33及通信装置34。

控制单元31具有CPU 31A、存储有BIOS等的ROM、及被用作工作区域的RAM。控制单元31作为所谓的计算机发挥功能。CPU 31A为第一处理器的一例。

存储装置32例如包含硬盘装置或半导体存储器。在存储装置32中，除了与共享办公室的管理服务相关的信息以外，还保存有操作系统及其他程序。

图9是说明存储在存储装置32中的数据的一部分的图。图9所示的数据表示与共享办公室的管理服务相关的数据。

图9所示的数据中的、可利用的装置的登记信息32A与可利用的用户的登记信息32B是预先登记的信息。

可利用的装置的登记信息32A是对配置在共享办公室中的图像形成装置10进行确定的信息，是由经营共享办公室的经营者予以登记。

而且，可利用的用户的登记信息32B是对被允许利用共享办公室的用户进行确定的信息，是在申请共享办公室的利用时所登记。

图10的(A)及图10的(B)是说明可利用的装置的登记信息32A与可利用的用户的登记信息32B的数据结构的一例的图。图10的(A)是登记信息32A的数据结构的示例，图10的(B)是登记信息32B的数据结构的示例。

图10的(A)及图10的(B)所示的登记信息32A具有装置ID、公司名、机型名、网际协议(Internet Protocol，IP)地址与可利用的用户ID的列表。如前所述，这些信息是从经营共享办公室的经营者提供。另外，与装置ID相关联的可利用的用户ID是根据与用户的协议而定。例如在用户可利用的图像形成装置10被限定为配置在位于特定经营者或者特定地区的共享办公室内的图像形成装置10的情况下予以登记。

图10的(A)及图10的(B)所示的登记信息32B具有用户ID、可利用的装置ID的列表与可利用的功能或服务。

可利用的装置ID的列表也是根据与用户的协议，而在可利用的图像形成装置10存在限制的情况下予以登记。

可利用的功能或服务也是在根据与用户的协议而存在限制的情况下予以登记。图10的(A)及图10的(B)的示例中，复印、打印、扫描仪、私密文件箱被关联至用户ID。

返回图9的说明。

装置信息32C与用户信息32D是在共享办公室内的图像形成装置10的利用开始时从移动终端20通知的信息。装置信息32C是从用户所操作的图像形成装置10获取至移动终端20的信息。用户信息32D是存储在用户所操作的移动终端20中的信息，是与装置信息32C一起由管理服务器30所接收的信息。这些信息是与登记信息32A及登记信息32B进行对比，用于判定用户可否利用图像形成装置10。

临时用户认证信息32E是在管理服务器30内对作为临时用户的被允许利用的用户所发布的信息。本实施方式中的临时用户认证信息32E是将存储在登记信息32B中的所有装置ID作为对象。换言之，本实施方式中的临时用户认证信息32E可由多台图像形成装置10共同使用。另外，临时用户认证信息32E既可仅在由协议所规定的利用期间内的一开始的利用申请时生成一次，也可在由协议所规定的利用期间内的每次利用时生成。在每次利用时生成临时用户认证信息32E的情况下，能够限制临时用户认证信息32E的任意支使，因此能够防止用户以外的人对设定信息的利用。

个人信息32F、对应不同功能的设定信息32G与对应不同服务的认证信息32H是在每次利用时从用户的移动终端20获取的信息。

个人信息32F对应于个人信息15C(参照图3)。而且，对应不同功能的设定信息32G对应于对应不同功能的设定信息15D(参照图3)。而且，对应不同服务的认证信息32H对应于对应不同服务的认证信息15E。

图11是说明由控制单元31(参照图8)所提供的功能的一部分的图。图11所示的功能是：用户认证部311，判定操作移动终端20(参照图1)的用户能否利用共享办公室内的图像形成装置10(参照图1)；临时用户发布部312，将认证成功的用户作为对象而发布用于利用图像形成装置10的临时用户；以及临时用户认证信息发布部313。这些功能是通过CPU31A执行程序而提供。

用户认证部311基于从移动终端20收到的利用申请中所含的装置信息32C(参照图9)与用户信息32D(参照图9)，来认证作为申请者的用户是否具有利用共享办公室内的图像形成装置10的权限。具体而言，用户认证部311将所收到的装置信息32C和用户信息32D与登记信息32A及登记信息32B进行对比。若所收到的装置信息32C与用户信息32D已包含在登记信息32A及登记信息32B中，则允许作为申请者的用户利用图像形成装置10。

另一方面，若所收到的装置信息32C和用户信息32D不包含在登记信息32A及登记信息32B中，则用户认证部311判定为本实施方式的服务对象外。

临时用户发布部312在作为申请者的用户是本实施方式的服务对象者的情况下，发布临时用户。此处的临时用户被共同用于作为申请者的用户可利用的所有图像形成装置10。因而，所生成的临时用户并不限于用户为了利用而操作的图像形成装置10。另外，对于所生成的临时用户，适用存储在移动终端20中的用户固有的设定信息。

临时用户认证信息发布部313是为了作为临时用户来利用特定的图像形成装置10而发布。本实施方式的情况下，临时用户认证信息发布部313在用户对图像形成装置10的每次利用时发布不同的临时用户认证信息，并通知给图像形成装置10与移动终端20。

＜处理动作的流程＞图12是说明在实施方式1中使用的管理系统1的处理动作的图。图中所示的符号S是指步骤(step)。

另外，作为图12所示的处理的前提，在管理服务器30中登记有确定图像形成装置10的装置信息32C(参照图9)与利用服务的用户的用户信息32D(参照图9)。

例如当用户对于共享办公室的利用签订协议时，经营共享办公室的经营者将确定作为协议者的用户的用户ID追加到登记信息32A(参照图9)的可利用的用户ID的列表中。

在登记信息32B的可利用的装置ID的列表中，在本服务的利用之前，追加确定图像形成装置10的装置ID。

在利用共享办公室的用户的移动终端20中，在本服务的利用之前，登记在作为临时用户的利用时所适用的设定信息等。

一连串处理是由利用共享办公室的用户对图像形成装置10指示装置信息32C的显示。成为操作对象的图像形成装置10在显示单元17(参照图2)上显示装置信息32C(步骤21)。本实施方式的情况下，装置信息32C是作为条形码或QR码而显示。另外，也能将装置信息32C作为字符串而显示于显示单元17。

此外，在用户执行了通过无线通信来获取装置信息32C时，图像形成装置10将装置信息通知给能够与本装置进行通信的移动终端20。

在图12的情况下，装置信息被显示于显示单元17，因此用户利用移动终端20的摄像机27(参照图5)来拍摄显示于显示单元17的条形码等的图像。当拍摄图像时，移动终端20从所拍摄的图像获取装置信息(步骤1)。另外，在图像数据为字符串的情况下，通过光学字符识别(Optical Character Recognition，OCR)处理来获取文本数据。

本实施方式的情况下，移动终端20在从所拍摄的图像获取的装置ID中附加用户ID而发送至管理服务器30(步骤2)。用户ID被存储在移动终端20中。

管理服务器30在从移动终端20收到装置ID与用户ID时，使用所收到的装置ID与用户ID来确认利用的可否(步骤11)。利用的可否是关于装置ID与用户ID来分别确认。另外，管理服务器30也对作为对象的图像形成装置10的利用状态与通信状态进行确认。这是因为，在本实施方式的情况下，需要能够在管理服务器30与图像形成装置10之间进行通信。

若未登记有所收到的装置ID或用户ID的任一个，则管理服务器30对移动终端20通知不可利用。

若可利用，则管理服务器30生成在多个图像形成装置10中可利用的临时用户(步骤12)。随后，开始管理服务器30对临时用户的管理。临时用户在根据与用户的协议而定的利用期间的期间内，保持存储在管理服务器30中的状态。

接下来，管理服务器30生成所生成的临时用户的认证信息并进行通知(步骤13)。在临时用户的管理持续的期间，认证信息既有时仅为一个，也有时在用户每次申请利用时受到变更。

认证信息被通知给可利用的多个图像形成装置10与申请了利用的移动终端20。所述认证信息对于实际开始图像形成装置10的利用时的认证是必需的。本实施方式的情况下，也将用于对请求了操作的用户的移动终端20进行访问的信息从管理服务器30通知给图像形成装置10。例如通知个人信息。

移动终端20在收到临时用户的认证信息时，在显示单元26(参照图5)上显示所收到的临时用户的认证信息(步骤3)。

这是因为，在本实施方式中，设想了用户在图像形成装置10上手动输入临时用户的认证信息的情况。因而，在将临时用户的认证信息通过NFC等而通知给图像形成装置10的情况下，不需要步骤3的显示。不过，此时，也在移动终端20的显示单元26(参照图5)或图像形成装置10的显示单元17(参照图2)上，显示为了输入认证信息而对用户要求的操作。

随后，图像形成装置10对用户所输入的临时用户的认证信息进行认证(步骤22)。

若所输入的认证信息有误，则敦促输入正确的认证信息。不过，若认证不成功，则不执行此后的处理。

此处假设认证已成功。接下来，图像形成装置10启动在显示于显示单元17的操作画面上由用户所指定的功能(步骤23)。例如启动扫描仪功能。

图像形成装置10使用与临时用户的认证信息一同获取的个人信息，对移动终端20请求所启动的功能的设定信息等(步骤24)。

收到所述通知的移动终端20对作为请求源的图像形成装置10发送所请求的设定信息等(步骤4)。本实施方式的情况下，临时用户是相对于可利用的所有图像形成装置10而生成，但设定信息仅被发送给用户请求了利用的图像形成装置10。

图像形成装置10适用所收到的设定信息等(步骤25)，在显示单元17上显示所适用的设定信息等(步骤26)。这样，在本实施方式的情况下，适用关于所指定的功能的设定信息等，并显示于显示单元17。

例如在扫描仪功能的情况下，将是以黑白模式导入原稿的图像数据还是以彩模式导入原稿的图像数据的设定、分辨率的值、图像数据的文件格式等作为临时用户的设定信息而显示于显示单元17。若直接使用所显示的设定，则用户不需要重新手动输入关于各个项目的指定。

而且，在将利用扫描仪功能而导入的图像数据发送至外部地址的情况下，在显示单元17上显示登记在设定信息中的收件人的邮件列表的一览。因此，用户即使不对共享办公室内的图像形成装置10输入收件人，也能够选择图像数据的收件人。

在按照显示的内容执行扫描仪功能的情况下，用户操作开始按钮。

另外，当所指定的功能的处理结束时，图像形成装置10使用显示单元17，向用户确认是否删除设定信息等(步骤27)。

图像形成装置10在指示了删除的情况下删除设定信息等，在指示了不删除的情况下显示主画面(步骤28)。通过返回主画面，用户能够选择其他功能来继续作业。在选择了其他功能的情况下，关于所选择的其他功能来执行步骤23以后的处理。

例如在其他功能为复印功能的情况下，将是以黑白模式输出原稿的复印件还是以彩模式输出原稿的复印件、纸张尺寸的指定、浓度等作为临时用户的设定信息而显示于显示单元17。当开始按钮受到操作时，按照所显示的设定的内容来执行复印。

而且，在其他功能是需要认证的云服务等的情况下，除了设定信息以外，还将用于利用云服务的ID、密码、其他认证信息适用于图像形成装置10。此时，也选择要利用的云服务，且当开始按钮受到操作时，使用设定信息与认证信息来执行图像数据的导入与图像数据向云服务的传输。

而且，在其他功能是不需要认证的网络打印服务(net print service)的情况下，使用从移动终端20获取的预约编号或暗码作为设定信息来执行与外部服务器的通信，执行网络打印。

而且，在其他功能是不需要认证的票单(ticket)打印服务的情况下，使用从移动终端20获取的票单打印码作为设定信息来执行与外部服务器的通信，执行票单的打印。

每当各功能的处理结束时，删除所利用的设定信息或认证信息，因此即使在利用非特定的用户所操作的图像形成装置10的情况下，个人性的设定信息也不会从其他用户流出。

用户对图像形成装置10的利用的结束是通过用户所进行的注销(logout)操作而受理。另外，在从用户所指定的功能的处理结束开始经过了预先规定的时间的情况下，图像形成装置10视为已注销。

另一方面，管理服务器30在将临时用户的认证信息通知给图像形成装置10与移动终端20后，监控临时用户的利用期间，并在利用期间的经过后删除临时用户(步骤14)。另外，也可每当用户对图像形成装置10的利用结束时，从管理服务器30中删除临时用户。

＜实施方式2＞

在实施方式1的情况下，设想了下述情况，即：对图像形成装置10通知要利用的用户所携带的移动终端20的邮件地址等，从而可进行直接的通信。因此，在步骤24(参照图12)中，将移动终端20作为收件人而从图像形成装置10发送与所启动的功能相关的设定信息的请求。

但是，有时不将移动终端20的邮件地址等通知给图像形成装置10。

图13是说明在实施方式2中使用的管理系统1的处理动作的图。图13中，对与图12对应的部分标注对应的符号来表示。

本实施方式的情况下，经由管理服务器30来执行从图像形成装置10对移动终端20的设定信息等的请求。这是因为，管理服务器30无论是与图像形成装置10，还是与移动终端20，均处于可通信的状态。若无法进行通信，则原本就不能进行步骤13中的认证信息的通知。

图13的情况下，管理服务器30在从图像形成装置10收到对移动终端20的设定信息等的请求时，将所收到的请求传输至作为收件人的移动终端20(步骤13A)。

步骤13A以后的处理与实施方式1相同。不过，移动终端20所发送的设定信息等也可经由管理服务器30而传输至图像形成装置10。

＜实施方式3＞

在实施方式1的情况下，对将与用户所启动的功能相关的设定信息等从移动终端20发送至图像形成装置10的情况进行了说明，但在本实施方式中，对与设定信息等的发送相关的其他方法进行说明。

图14是说明在实施方式3中使用的管理系统1的处理动作的图。图14中，对与图12对应的部分标注对应的符号来表示。

本实施方式中，在通过步骤22中的认证而确认了用户的利用时，从受理了认证信息的图像形成装置10对用户的移动终端20请求设定信息等(步骤22A)。在本实施方式的情况下，在请求被发送的时间点，无用户对功能的指定，不启动任何功能。因此，本实施方式中的设定信息等的请求无须指定功能便可执行。

另外，在图像形成装置10不具有对用户的移动终端20进行访问的信息的情况下，与实施方式2同样，经由管理服务器30来请求设定信息等。

收到来自图像形成装置10的请求的移动终端20将作为请求源的图像形成装置10作为收件人而发送设定信息等(步骤4A)。

本实施方式的情况下，移动终端20将存储在终端内的多个设定信息等统一发送至图像形成装置10。

另外，在根据协议等而可利用的功能存在限制的情况下，移动终端20仅将与被允许用户利用的功能相关的设定信息等发送至图像形成装置10。

而且，移动终端20也可在每当被请求设定信息等时，仅将用户所指定的特定的设定信息等发送至图像形成装置10。

图15是说明在指定对图像形成装置10发送的设定信息等时显示于显示单元26的画面的一例的图。

图15的情况下，显示有对用户要求的操作的说明文26A与可进行设定信息等的选择的功能的一览26B。在图15的情况下，对于打印与复印标注了复选标记(check mark)。因此，仅将关于打印与复印而存储的设定信息发送至图像形成装置10。

返回图14的说明。获取了设定信息等的图像形成装置10启动用户所指定的功能(步骤23)，并适用所启动的功能的设定信息等(步骤23A)。随后的处理与实施方式1同样。

＜实施方式4＞在实施方式1的情况下，每当用户所指定的功能的处理结束时，向用户确认是否删除设定信息等，但在本实施方式的情况下，对管理服务器30指示设定信息等的删除的情况进行说明。

图16是说明在实施方式4中使用的管理系统1的处理动作的图。图16中，对与图12对应的部分标注对应的符号来表示。

本实施方式的情况下，图像形成装置10即使用户对功能的处理结束也不向用户询问设定信息等的删除，在允许用户利用图像形成装置10的期间，维持设定信息等的存储。因此，只要是在协议期间的期间，用户无论何时均能读出设定信息等来使用。但是，基于安全性的观点，优选的是，共享办公室的利用者属于相同公司。

本实施方式的情况下，管理服务器30在利用期间经过后，指示对应的设定信息等的删除(步骤13B)。收到指示的图像形成装置10从存储装置15(参照图2)中删除设为对象的用户的设定信息等(步骤28A)。

图17是说明可利用的用户的登记信息32B的数据结构的另一例的图。图17的情况下，在登记信息32B中，与用户ID相关联地存储有利用期间。图17的示例中，作为利用期间，存储有“2020/05/30之前”。因此，关于所述用户，在2020/05/30已经过的时间点，根据来自管理服务器30的指示来从图像形成装置10删除设定信息等。

另外，临时用户的信息也在利用期间经过后从管理服务器30中予以删除。随后的处理与实施方式1同样。

＜实施方式5＞在实施方式1的情况下，管理服务器30将在步骤13中生成的临时用户的认证信息通知给图像形成装置10与移动终端20这两者，在图像形成装置10中执行用户的认证，但在本实施方式中，仅将认证信息通知给移动终端20。

图18是说明在实施方式5中使用的管理系统1的处理动作的图。图18中，对与图12对应的部分标注对应的符号来表示。

本实施方式的情况下，临时用户的认证信息仅被通知给移动终端20。因此，图像形成装置10在受理用户所输入的临时用户的认证信息时(步骤22)，将所受理的认证信息发送至管理服务器30(步骤22B)。

受理了通知的管理服务器30对所收到的认证信息进行认证(步骤13C)，若认证成功，则将认证的成功通知给图像形成装置10(步骤13D)。

此后的处理与前述的实施方式的任一个相同。图18中设想了实施方式1。

＜实施方式6＞在实施方式1的情况下，由管理服务器30生成临时用户，但在本实施方式中，由图像形成装置10生成临时用户。

图19是说明在实施方式6中使用的管理系统1的处理动作的图。图19中，对与图12对应的部分标注对应的符号来表示。

本实施方式的情况下，管理服务器30对于利用在步骤11中收到的装置ID所确定的图像形成装置10，指示临时用户的生成(步骤11A)。

收到生成指示的图像形成装置10生成临时用户(步骤21A)，与所生成的临时用户相关联地也生成认证信息。随后，图像形成装置10对管理服务器30通知临时用户的认证信息(步骤21B)。

收到通知的管理服务器30将所收到的认证信息传输至作为收件人的移动终端20(步骤13A)。

随后，用户将在移动终端20中进行了确认的临时用户的认证信息输入至图像形成装置10。

本实施方式的情况下，当认证成功时，用户对图像形成装置10的操作也成为可能。图像形成装置10在用户指示特定的功能时，请求所启动的功能的设定信息等(步骤24)。

此时，请求也经由管理服务器30而传输至移动终端20。

随后的处理与实施方式1同样。

但是，在本实施方式的情况下，临时用户是由图像形成装置10所生成，因此管理服务器30对于图像形成装置10，在利用期间的经过后指示临时用户的删除或者指示利用期间的变更(步骤14A)。

另外，利用期间的变更是在从移动终端20将利用期间的变更通知给管理服务器30的情况下执行。利用期间的变更有缩短与延长。

图像形成装置10根据来自管理服务器30的指示，来执行临时用户的删除或利用期间的变更(步骤28A)。

另外，本实施方式中，仅设想了利用期间的变更，但也可受理所利用的服务或功能的变更。

＜实施方式7＞在实施方式6的情况下，由管理服务器30受理了利用期间的变更，但在本实施方式中，设想由图像形成装置10受理利用期间的变更的情况。

图20是说明在实施方式7中使用的管理系统1的处理动作的图。图20中，对于与图19对应的部分标注对应的符号来表示。

本实施方式的情况下，用户操作图像形成装置10的操作受理单元16(参照图2)，来指示利用期间的变更。

图20的情况下，图像形成装置10在受理利用期间的变更或者受理服务的追加时(步骤28B)，将所受理的变更或追加通知给管理服务器30。另外，也能受理服务的删除。

管理服务器30基于通知来变更利用期间或追加服务(步骤14B)。

＜其他实施方式＞以上，对本公开的实施方式进行了说明，但本公开的技术范围并不限定于前述的实施方式中记载的范围。根据权利要求的记载当明确，在前述的实施方式中添加有各种变更或改良的内容包含在本公开的技术范围内。

例如在前述的实施方式中，作为配置在共享办公室内且由非特定用户所共用的装置，设想了具备多个功能的图像形成装置，但只要是具有显示部且可连接于网络的装置即可。例如也可为使用三维数据来形成立体像的三维打印机。

而且，网络装置例如既可为桌面型或笔记型的计算机，也可为打印专用机或传真专用机。而且，网络装置也可为监视器、投影仪、摄像机等对图像进行处理的装置。

前述的各实施方式中的处理器是指广义含义上的处理器，除了通用处理器(例如中央处理器(Central Processing Unit，CPU)等)以外，还包含专用处理器(例如图形处理器(Graphics Processing Unit，GPU)、专用集成电路(Application Specific IntegratedCircuit，ASIC)、现场可编程门阵列(Field Programmable Gate Array，FPGA)、可编程逻辑器件等)。

而且，前述的各实施方式中的处理器的动作也可由一个处理器单独执行，但也可由位于物理上分离的位置的多个处理器协同执行。而且，处理器中的各动作的执行顺序并不仅限定于前述的各实施方式中记载的顺序，也可个别地变更。