一种智能协同办公管理方法

本发明涉及办公系统技术领域，尤其是涉及一种智能协同办公管理方法。

近年来兴起的协同软件，是辅助多人多组织共同完成管理事务的应用软件，通过优化业务流程，和加强以知识为主的信息共享与沟通，来提升人员的工作效率，增强工商单位和政府机关等应用单位的管理执行力。“协同”概念的产生及其基于此思想设计的系统的应用将推动信息技术革命进入一个全新的阶段。

现有技术中，借证申请和盖章申请等申请类功能模块为现有的协同办公软件中的重要功能，这类的功能模块大多为单向审批式流程，即申请人提交申请后，由其直系领导或相关负责人进行审批，整个过程仅有申请人、过程审批人以及最终审批人能够获知该申请信息。

虽然这类申请功能模块的单向审批方式能够简单、清晰的走完审批流程，由于其整个过程仅有申请人、过程审批人以及最终审批人能够获知申请信息，所以其协同办公的作用较小。比如在申请人A提交借证申请并通过审批时，如有其他人也需要借证，则需要再次提出借证申请。这个过程中需要耗费再次通过借证审批流程的时间，特别是在其他申请人员数量过多时，就需要审批人逐次进行审批，如果审批人时间充裕且能够在短时间内接收到全部的借证申请，则审批人可以对全部申请逐一进行审批处理，而仅仅是花费审批人进行多次操作的时间，但是在一些内部流程慢，中间审批过程时间不可把控的组织中，每个申请最终传输到最终审批人位置的时间就不确定，而每个申请又需要最终审批人有时间查看申请时才有可能被处理，这就导致提出申请的人员数量越多，申请数量也越多，逐一审批的时间累加起来就会造成申请通过时间加长。当然，类似的问题在外勤申请、出差申请、盖章申请以及开票申请中也或多或少的存在，因办公人员之间的信息共享与沟通不足而导致办公协同能力下降。

针对现有技术存在的不足，本发明的目的是提供一种智能协同办公管理方法，该协同办公管理方法能够增强办公人员之间的信息共享与沟通，从而增强多位办公人员的协同办公能力。

本发明的上述发明目的是通过以下技术方案得以实现的：

一种智能协同办公管理方法，用于借证申请和盖章申请的流程管理，所述管理方法基于管理平台以及与管理平台连接的申请端和审批端，所述申请端和审批端均与办公人员姓名一一对应，包括以下步骤：

步骤1：由办公申请端提交办公申请至管理平台，并选择是否等待，所述办公申请至少包括申请内容、时间以及申请人姓名，所述管理平台接收到办公申请后生成与所述申请人姓名一一对应的办公信息表；

若是，则进入步骤2；若否，则提交上传指令至管理平台并进入步骤4；

所述办公申请端为提出办公申请的申请端；

步骤2：由管理平台将所述办公信息表公布至空闲申请端，空闲申请端接收到所述办公信息表之后生成与所述办公信息表内容匹配的提示信息，所述空闲申请端通过管理平台将申请人添加信息传输至所述办公申请端；

步骤3：所述办公申请端自提交办公申请起预设时间内接收所述申请人添加信息；

若是，则所述办公申请端依据被同意的申请人添加信息变更办公申请的申请人姓名，并将更改后的办公申请以及上传指令提交到管理平台，所述管理平台接收到更改后的办公申请后生成与所述申请人姓名一一对应的办公信息表；

步骤4：所述管理平台接收到上传指令后，将办公信息表统一传输至办公审批端；

步骤5：所述办公审批端将审批后的办公信息表上传至管理平台，所述管理平台将审批后的办公信息表按照申请人姓名一一对应的反馈至申请端。

通过采用上述技术方案，由于在申请人提交办公申请后，能够给与空闲申请端添加申请人的申请通道，使得同一份办公申请能够在基层申请中将有申请需求的人员尽量的组织在一起，形成一份申请到办公审批端，相比于现有技术中每个申请人通过单独的申请进行业务审批，将多个人的同类业务组成一项申请并提交至办公审批端，可使得办公审批端的审批人员能够一次看到多个申请人的业务申请，并依据办公信息表依次对每个人的业务需求，如借证或盖章，进行逐一回复，省去了因审批人多次查看申请内容而造成的多位办公人员业务申请流程冗余耗时，同时，多位办公人员之间的业务申请加强了共享与沟通，从而增强多位办公人员的协同办公能力。

作为本发明的改进，每一申请端和审批端均配置有账号信息，所述账号信息包括ID、所属部门以及姓名，所述办公信息表包括所述账号信息。

通过采用上述技术方案，由于办公信息表包括了账号信息，使得每个申请的上传的ID以、部门以及姓名唯一，方便了管理平台将审批后的办公信息表按照申请人姓名一一对应的反馈至申请端。

作为本发明的改进，所述申请人添加信息包括申请人姓名、时间以及备注信息。

通过采用上述技术方案，由于在进行盖章或借证申请时可能需要有原因说明，备注信息的添加可方便空闲申请端对应的办公人员添加申请的原因。

作为本发明的改进，所述办公信息表至少包括申请人姓名、时间和申请内容，所述申请内容包含所述备注信息。

通过采用上述技术方案，时间和申请内容可表明办公信息表所对应的事项和时间要求，从而使得办公信息表能够清楚的表述申请原因及内容。

作为本发明的改进，若所述办公审批端依据等级划分为多个，经办公审批端审批后的办公信息表包含有审批等级标识和申请类型，则步骤5还包括：

所述办公审批端将审批后的办公信息表及递交指令上传至管理平台，所述管理平台将审批后的办公信息表按照申请人姓名一一对应的反馈至申请端

所述协同办公管理方法还包括：

步骤6：所述管理平台接收到递交指令后将管理平台内含有相同等级标识的同类型办公信息表组合成一个新的办公申请并传输至下一级的办公审批端；

步骤7：

若无再下一级的办公审批端，则所述办公审批端将审批后的办公信息表及递交指令上传至管理平台，所述管理平台将审批后的办公信息表按照申请人姓名一一对应的反馈至申请端；

若有，则返回步骤5。

通过采用上述技术方案，当办公审批端依据等级划分为多个时，多个同等级的办公审批端之间的申请内容也能够通过多个办公信息表的方式组成统一申请到更高一级的办公审批端，使得多个审批端之间也能够简化审批的流程，增加多个同级办公审批端对应的办公人员之间的协同工作能力。

作为本发明的改进，接收办公信息表的申请端至少包括办公申请端和空闲申请端。

通过采用上述技术方案，将审批后的办公信息表反馈至办公申请端和空闲申请端，使得通过办公申请端申请到办公审批端的办公人员都能够接收到审批结果，省去了办公申请端办公人员逐一通知审批结果的步骤。

综上所述，本发明包括以下至少一种有益技术效果：

协同能力强，由于办公申请端在提交申请后可提供空闲申请端补充申请人的机会，增加了办公人员之间的沟通和协同能力。

图1是实施例一中智能协同办公管理方法的流程图。

图2是实施例二中智能协同办公管理方法的流程图。

以下结合附图对本发明作进一步详细说明。

本发明公开一种智能协同办公管理方法，用于借证申请和盖章申请的流程管理，管理方法基于管理平台以及与管理平台连接的申请端和审批端。每一申请端和审批端均配置有账号信息，账号信息包括ID、所属部门以及姓名，其中ID为管理平台为办公人员分配的办公人员标示，此处ID优选为员工号。

实施例一：

参照图1，管理方法的流程如下。

步骤1：由办公申请端提交办公申请至管理平台，并选择是否等待。其中，办公申请端为提出办公申请的申请端；办公申请包括申请内容、时间、申请人姓名、所属部门和ID，管理平台接收到办公申请后生成与申请人姓名一一对应的办公信息表，即办公信息表中包含有姓名、申请内容、时间、ID及所属部门。申请内容为相应办公流程所需的文字说明或必要文件，如盖章申请时所必须的待盖章文件；时间为使用时间。

办公申请端的操作界面中设置有等待选择对话框，当办公申请端提交办公申请至管理平台后，则办公申请端弹出等待选择对话框，若等待选择对话框反馈到办公申请端的信息为“是”，意为选择等待，则进入步骤2；若等待选择对话框反馈到办公申请端的信息为“否”，意为选择不等待，则办公申请端提交上传指令至管理平台，并进入步骤4。

步骤2：由管理平台将办公信息表公布至空闲申请端，空闲申请端通过管理平台将申请人添加信息传输至办公申请端。其中，空闲申请端为与办公申请端平级的其他申请端。空闲申请端接收到办公信息表后，会在空闲申请端的操作界面生成提示信息，提示信息优选为操作界面上的闪烁图标。若有空闲申请端提交了申请人添加信息，则说明有其他办公人员有相同的办公需求，从而将申请人添加信息传输至办公申请端，请求办公申请端添加相应信息。需要说明的是，申请人添加信息包括申请人姓名、时间和备注信息，备注信息为相应办公流程所需的文字说明或必要文件。

步骤3：办公申请端接收到申请人添加信息后，将以虚拟对话框的形式将多条申请人添加信息以列表形式显示在办公申请端的操作界面上，如虚拟对话框反馈至办公申请端的信息为“是”，意为同意相应申请人添加信息，则依据申请人添加信息变更办公申请的申请人姓名、时间及申请内容，办公申请端将更改后的办公申请及上传指令提交到管理平台，管理平台接收到办公申请后，依据申请人姓名数量生成多份单独的办公信息表，每份办公信息报包含一个申请人的姓名、时间及申请内容。

步骤4：管理平台接收到上传指令后，将办公信息表统一传输至办公审批端。办公审批端统一接收的办公信息表以列表的方式显示在办公审批端操作界面的一份审批申请表中，使得审批人员能够一次看到多份办公信息表。

步骤5：办公审批端将审批后的办公信息表上传至管理平台，管理平台依据办公信息表中的姓名，将办公信息表发送至对应的办公申请端和空闲申请端。

由以上内容可知，由于在申请人提交办公申请后，能够给与空闲申请端添加申请人的申请通道，使得同一份办公申请能够在基层申请中将有申请需求的人员尽量的组织在一起，形成一份申请到办公审批端，将原本需要多个申请人提交多份申请，走多个申请审批流程的办公过程压缩成了多个申请人通过一个审批流程走完多个申请人的办公申请，其不但增加了同级办公人员之间的协同和沟通作用，也在申请数量大的状况下简化了审批流程，提高了审批效率。

实施例二：

本实施例基于办公审批端依据等级划分为多个的状况下对本发明进行描述。

参照图2，管理方法的流程如下。

步骤1：由办公申请端提交办公申请至管理平台，并选择是否等待。其中，办公申请端为提出办公申请的申请端；办公申请包括申请类型、申请内容、时间、申请人姓名、所属部门和ID，管理平台接收到办公申请后生成与申请人姓名一一对应的办公信息表，即办公信息表中包含有申请类型、姓名、申请内容、时间、ID及所属部门。申请内容为相应办公流程所需的文字说明或必要文件，如盖章申请时所必须的待盖章文件；时间为使用时间；申请类型为借证申请或盖章申请。

办公申请端的操作界面中设置有等待选择对话框，当办公申请端提交办公申请至管理平台后，则办公申请端弹出等待选择对话框，若等待选择对话框反馈到办公申请端的信息为“是”，意为选择等待，则进入步骤2；若等待选择对话框反馈到办公申请端的信息为“否”，意为选择不等待，则办公申请端提交上传指令至管理平台，并进入步骤4。

步骤2：由管理平台将办公信息表公布至空闲申请端，空闲申请端通过管理平台将申请人添加信息传输至办公申请端。其中，空闲申请端为与办公申请端平级的其他申请端。空闲申请端接收到办公信息表后，会在空闲申请端的操作界面生成提示信息，提示信息优选为操作界面上的闪烁图标。若有空闲申请端提交了申请人添加信息，则说明有其他办公人员有相同的办公需求，从而将申请人添加信息传输至办公申请端，请求办公申请端添加相应信息。需要说明的是，申请人添加信息包括申请人姓名、时间和备注信息，备注信息为相应办公流程所需的文字说明或必要文件。

步骤3：办公申请端接收到申请人添加信息后，将以虚拟对话框的形式将多条申请人添加信息以列表形式显示在办公申请端的操作界面上，如虚拟对话框反馈至办公申请端的信息为“是”，意为同意相应申请人添加信息，则依据申请人添加信息变更办公申请的申请人姓名、时间及申请内容，办公申请端将更改后的办公申请及上传指令提交到管理平台，管理平台接收到办公申请后，依据申请人姓名数量生成多份单独的办公信息表，每份办公信息报包含一个申请人的姓名、时间及申请内容。

步骤4：管理平台接收到上传指令后，将办公信息表统一传输至办公审批端。办公审批端统一接收的办公信息表以列表的方式显示在办公审批端操作界面的一份审批申请表中，使得审批人员能够一次看到多份办公信息表。

步骤5：办公审批端将审批后的办公信息表及递交指令上传至管理平台，管理平台依据办公信息表中的姓名，将办公信息表发送至对应的办公申请端和空闲申请端。经办公审批端审批后的办公信息表包含有相应办公审批端的审批等级标识。

步骤6：管理平台接收到递交指令后将管理平台内含有相同等级标识的同类型办公信息表组合成一个新的办公申请并传输至下一级的办公审批端。

步骤7：

若无再下一级的办公审批端，则办公审批端将审批后的办公信息表及递交指令上传至管理平台，管理平台将审批后的办公信息表按照申请人姓名一一对应的反馈至申请端；

若有，则返回步骤5。

由以上内容可知，办公审批端有多个等级时，可以通过将同级提交的多份办公信息表统一上传至下一级的办公审批端，进而简化多级办公审批端之间的审批流程。

本具体实施方式的实施例均为本发明的较佳实施例，并非依此限制本发明的保护范围，故：凡依本发明的结构、形状、原理所做的等效变化，均应涵盖于本发明的保护范围之内。