(19)中华人民共和国国家知识产权局
(12)发明专利申请
(10)申请公布号 (43)申请公布日 (21)申请号 202010012960.5
(22)申请日 2020.01.07
(71)申请人 数字广东网络建设有限公司
地址 510300 广东省广州市海珠区广州大
道南788号自编14栋之230房
(72)发明人 叶智勇 阙润业 李茂 练湛强
陈博 袁嘉其
(74)专利代理机构 广州华进联合专利商标代理
有限公司 44224
代理人 冯右明
(51)Int.Cl.
G06F 16/93(2019.01)
G06F 16/955(2019.01)
(54)发明名称
(57)摘要
本申请涉及一种纸质文件跟踪方法和装置，
当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一
身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的
管理权限；若所述第一身份信息对应的用户具有
所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质
文件的唯一编码；确定所述纸质文件的文件流转
模式；根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所
述纸质文件。应用本实施例，通过电子化方式赋
予每份纸质文件唯一编码，使用硬件设备跟踪该
唯一编码来实现对纸质文件全过程的跟踪，所有
环节参与人员将在系统跟踪线中留痕，使文件来
源、经办人等信息都有迹可循，提高纸质文件的
管理效率。权利要求书2页 说明书12页 附图5页CN 111241364 A 2020.06.05
C N 111241364
A
1.一种纸质文件跟踪方法，其特征在于，所述方法包括：
获取终端上传的第一身份信息；
当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限；
若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码；
确定所述纸质文件的文件流转模式；
根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。
2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，在所述生成针对所述纸质文件的唯一编码的步骤之后，所述方法还包括：
获取所述终端上传的第二身份信息并保存，所述第二身份信息对应的用户具有所述纸质文件的办理权限；
向具有所述纸质文件的办理权限的用户推送针对所述纸质文件的待取件消息。
3.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，当所述文件流转模式为编码流转模式时，所述唯一编码以条形码或者二维码的形式粘贴于所述纸质文件上，所述根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤包括：
获取文件交换箱上传的第一操作信息；所述第一操作信息为所述文件交换箱扫描所述条形码或者二维码并存放好所述纸质文件关门后上传，所述第一操作信息包括所述第一身份信息；
根据所述第一操作信息生成所述纸质文件的第一文件流转信息。
4.根据权利要求3所述的方法，其特征在于，所述根据所述文件流转模式和所述唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤，还包括：
获取所述文件交换箱上传的待验证身份信息；
当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；
若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述纸质文件的办理权限；
根据所述办理权限打开所述文件交换箱，在所述文件交换箱关闭后，接收到所述文件交换箱上传的第二操作信息；所述第二操作信息包括所述第二身份信息；
根据所述第二操作信息生成所述纸质文件的第二文件流转信息。
5.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，当所述文件流转模式为RFID流转模式时，所述唯一编码以RFID标签的形式粘贴于所述纸质文件上。
6.根据权利要求5所述的方法，其特征在于，所述根据所述文件流转模式和所述唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤包括：
通过RFID阅读器读取所述RFID标签得到唯一编码；所述RFID阅读器具有对应的待验证身份信息；
获取所述RFID阅读器上传的所述唯一编码和待验证身份信息；
当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；
若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述唯一编码对应纸质文件的办理权限；
获取所述RFID阅读器上传的第三操作信息；所述第三操作信息包括所述第二身份信息；
根据所述第三操作信息生成所述纸质文件的第三文件流转信息。
7.根据权利要求4或6所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：
若在预设时间内未接收到所述纸质文件的操作信息，则生成跟踪处理信息；
将所述跟踪处理信息推送至所述第二身份信息对应的用户；所述跟踪处理信息包括实时沟通信息、文件撤回信息、文件强制办结信息以及文件催办信息；
记录所述纸质文件的文件办理信息，所述文件办理信息包括取件时间、文件办理人、文件办理时间、催办次数以及文件办理时长。
8.根据权利要求1至6任一项所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：
当所述纸质文件流转回所述第一身份信息对应的用户时，接收到终端上传的所述纸质文件的办结信息；所述办结信息包括第一身份信息；
根据所述办结信息生成第四文件流转信息；
根据所述文件办理信息、所述第一文件流转信息、所述第二文件流转信息、所述第三文件流转信息以及第四文件流转信息生成文件流转跟踪线。
9.根据权利要求1至6任一项所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：
统计全部的所述文件流转跟踪线；
根据所述文件流转跟踪线生成办文数据报表；所述办文数据报表包括各单位办理文件数量、人均办理效率、人均办理文件数量以及文件平均办理时长。
10.一种纸质文件跟踪装置，其特征在于，所述装置包括：
第一身份信息获取模块，用于获取终端上传的第一身份信息；
管理权限确定模块，用于当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限；
唯一编码生成模块，用于若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码；
文件流转模式确定模块，用于确定所述纸质文件的文件流转模式；
纸质文件跟踪模块，用于根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。
一种纸质文件跟踪方法和装置
技术领域
[0001]本申请涉及互联网技术领域，特别是涉及一种纸质文件跟踪方法和装置。
背景技术
[0002]公文(又称公务文书、公务文件)是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，其中有一类较为特殊的公文，涉及国家和单位的秘密，具有高度的保密性，称为涉密公文，根据其保密程度，可细分为绝密公文、机密公文以及秘密公文。该类公文不允许进行网络传输，只能采取纸质的形式进行流转，各单位的保密员负责纸质密件的传递、跟踪、记录等工作。
[0003]现政府部门对纸质密件的跟踪管理方案大致可分为两种：方案一：通过密件收发登记簿人工记录纸质密件的流转信息；方案二：将纸质密件投递至公文交换箱中，投件与收件都通过公文箱进行交换，以实现对纸质密件的流转信息的记录。
[0004]然而，上述两种纸质密件的跟踪管理方案存在一些缺陷。具体地，方案一：用户在登记簿上人工记录文件流转信息，未运用电子化跟踪手段，在实际操作中，难以跟踪全过程信息，导致容易丢件与外泄；方案二：通过电子化的手段实现了对纸质密件的收发情况跟踪，可跟踪用户身份与流程节点的一致性，节省了用户的人工操作量，但是在流转出现异常时，该方案难以对其进行干预，无法跟踪分析密件办文情况等数据信息。
发明内容
[0005]基于此，有必要针对上述技术问题，提供一种能够实现对纸质文件全过程流转的跟踪的纸质文件跟踪方法和装置。
[0006]一种纸质文件跟踪方法，所述方法包括：
[0007]获取终端上传的第一身份信息；
[0008]当所述第一身份信息通过验证时，根据所述第一身份信息确定对应的用户是否具有纸质文件的管理权限；
[0009]若所述第一身份信息对应的用户具有所述纸质文件的管理权限，则生成针对所述纸质文件的唯一编码；
[0010]确定所述纸质文件的文件流转模式；
[0011]根据所述文件流转模式和唯一编码跟踪所述纸质文件。
[0012]在其中一个实施例中，在所述生成针对所述纸质文件的唯一编码的步骤之后，所述方法还包括：
[0013]获取所述终端上传的第二身份信息并保存，所述第二身份信息对应的用户具有所述纸质文件的办理权限；
[0014]向具有所述纸质文件的办理权限的用户推送针对所述纸质文件的待取件消息。[0015]在其中一个实施例中，当所述文件流转模式为编码流转模式时，所述唯一编码以条形码或者二维码的形式粘贴于所述纸质文件上，所述根据所述文件流转模式和唯一编码
跟踪所述纸质文件的步骤包括：
[0016]获取文件交换箱上传的第一操作信息；所述第一操作信息为所述文件交换箱扫描所述条形码或者二维码并存放好所述纸质文件关门后上传，所述第一操作信息包括所述第一身份信息；
[0017]根据所述第一操作信息生成所述纸质文件的第一文件流转信息。
[0018]在其中一个实施例中，所述根据所述文件流转模式和所述唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤，还包括：
[0019]获取所述文件交换箱上传的待验证身份信息；
[0020]当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；
[0021]若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述纸质文件的办理权限；
[0022]根据所述办理权限打开所述文件交换箱，在所述文件交换箱关闭后，接收到所述文件交换箱上传的第二操作信息；所述第二操作信息包括所述第二身份信息；
[0023]根据所述第二操作信息生成所述纸质文件的第二文件流转信息。
[0024]在其中一个实施例中，当所述文件流转模式为RFID流转模式时，所述唯一编码以RFID标签的形式粘贴于所述纸质文件上。
[0025]在其中一个实施例中，所述根据所述文件流转模式和所述唯一编码跟踪所述纸质文件的步骤包括：
[0026]通过RFID阅读器读取所述RFID标签得到唯一编码；所述RFID阅读器具有对应的待验证身份信息；
[0027]获取所述RFID阅读器上传的所述唯一编码和待验证身份信息；
[0028]当所述待验证身份信息通过验证时，判断所述待验证身份信息与所述第二身份信息是否匹配；
[0029]若所述待验证身份信息与所述第二身份信息匹配，则将所述待验证身份信息对应的用户确定为具有所述唯一编码对应纸质文件的办理权限；
[0030]获取所述RFID阅读器上传的第三操作信息；所述第三操作信息包括所述第二身份信息；
[0031]根据所述第三操作信息生成所述纸质文件的第三文件流转信息。
[0032]在其中一个实施例中，所述方法还包括：
[0033]若在预设时间内未接收到所述纸质文件的操作信息，则生成跟踪处理信息；[0034]将所述跟踪处理信息推送至所述第二身份信息对应的用户；所述跟踪处理信息包括实时沟通信息、文件撤回信息、文件强制办结信息以及文件催办信息；
[0035]记录所述纸质文件的文件办理信息，所述文件办理信息包括取件时间、文件办理人、文件办理时间、催办次数以及文件办理时长。
[0036]在其中一个实施例中，所述方法还包括：
[0037]当所述纸质文件流转回所述第一身份信息对应的用户时，接收到终端上传的所述纸质文件的办结信息；所述办结信息包括第一身份信息；
[0038]根据所述办结信息生成第四文件流转信息；
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