一体化邮箱办公平台的必要性：
1、提高工作效率
公司内部人员的沟通是非常频繁的，通过系统可以完成大部分日常工作，如安排任务、发布通知、汇报工作、传递资料等，而这些工作要以传统的书面通知、打电话告知恐怕要浪费大量宝贵工作时间。
2、加强内部管理
如果公司员工早上上班的第一件事就是，先打开邮箱，看看领导安排了那些任务，根据轻重缓急，逐一处理、回复。领导下班前的一件事就是看看员工的回复或工作汇报，用邮件做出指示。这样，就可以大大减少了见面开会、打电话的次数，提高工作效率，不仅可以使领导有效地对公司员工实施行政监管，而且可以适时地掌握着属下的工作进度，掌握工作动态。
3、提高公司办公自动化能力
通过邮箱办公平台的推广使用，可以使公司员工操作计算机及网络办公的能力不断增强，为后期办公自动化、数字化提供过渡。实现办公数字化、自动化是企业未来发展的必然，也是提高企业工作效率实现有效监管的有效手段，不过要直接在我公司导入开展恐怕还需要一段时间的过渡和引导。 4、使部门与部门之间实现有效的衔接
工作中有些大型任务可能会涉及到多个不同的部门，若通过沟通，可以使部门与部门之间实现有效的衔接，不仅免去一部分纸质材料的浪费，而且有作为工作任务交接的凭证，也可有效地划清工作责任和成果归属。
5、公司内部信息上传下达的有效手段。
有的特殊岗位和工作，员工需要向高层直接汇报工作任务，又必须向部门领导汇报进展。便是这种工作很好的工具，当员工向高层发送时，在邮箱的“抄送”一栏添加部门领导，这样就节省了多次汇报时间使所有的领导都掌握着具体的工作进度，且信息都保持一致和同步。而高管下达给基层员工任务的时候，在邮箱的“抄送”一栏添加该部门领
导。就可以在直接下达给员工的同时，也使该部门领导了解到具体的工作要求，方便部门内部进行有效监管和指导。
进行邮箱使用平台整合统一的两种方式：
2、+邮箱推送软件
个人免费邮箱（实名制）+邮箱推送软件
实现方式：
反垃圾邮箱
1、要求职工向公司提供自己的个人邮箱并进行实名登记，形成公司通讯录；
2、在各个办公电脑终端加装邮件推送软件（如闪电邮、outlook等），并整合通讯录以方便工作沟通；
3、制定并下发《使用规范》对办公进行约束和监管。
以这种方式形成的平台主要优缺点：
优点：
1、节省费用、便于快速组建；
2、易于推广，邮箱可以随时随地使用（办公室、家里…）；
缺点：
1、保密性差，员工个人邮箱所收发信息，无法有效监管；
2、对外业务沟通没有统一的邮箱标准，显得不够专业；
3、邮箱可上传附件容量有限
开通+邮箱推送软件
实现方式：
1、开通企业外部邮箱（可以外联）：为各部门负责人、外联人员（如部分业务、财务、采购、供应、商务等人员）添加“个人外部邮箱”，为内勤、行政员工添加属于该部门的集体“公用外部邮箱”（邮箱密码由信息中心保管，暂由企管部代管）；
2、开通企业内容邮箱（只能内联）：为所有拥有电脑终端和电子办公的人员开设企业内部邮箱。
3、在各个办公电脑终端加装邮件推送软件（如闪电邮、outlook等），并整合通讯录以方便工作沟通；
4、制定并下发《使用规范》对办公进行约束和监管。
以这种方式形成的平台主要优缺点：
优点
1、全面体现企业形象。以企业域名为邮箱后缀，所有员工邮箱均为“abe@企业域名”，树立统一的企业形象，方便企业形象推广。
2、克服员工流动影响。员工离职，可以顺利收回，从而将所有业务联系保留和延续下来。若日常工作使用个人邮箱，员工离职不会上缴，客户可能仍然与其个人邮箱联系而被一起带走。
3、便于企业管理。可以根据企业需要自主开设，可自由命名、分配容量、分组、发、设定功能限制等，方便企业的统一管理。
4、增强内部信息沟通和协同办公能力。利用的部分高级功能可实现来信自动分拣，对常见咨询问题自动解答等，提高工作效率，增进内部信息沟通和协同办公能力。
5、提高邮箱的安全性、稳定性和服务品质。在安全性、稳定性以及防病毒、反垃
圾邮件功能方面远高于其他形式邮箱，有专门的售后服务支持，服务品质更适于企业商务应用。
6、有助于网上推广和产品宣传。当收到一封陌生邮件，根据来信域名查询网站是个初步了解对方的好方法。有了，日常通信中即可毫不费力附带宣传自己。
缺点：
1、开通需要支付额外的费用（服务器设备费用、或者是外包托管的服务费用）
2、需要额外的工作人员进行“维护和保养”
相对个人邮箱的好处：
1、更能提升品牌形象和电子商务水平
和个人邮箱最大的区别之一就在于以企业域名为后缀，方便企业品牌形象推广，能够进一步提升企业形象以及让客户增加对贵公司的信任度。使用个人邮箱与客户交流，显得不够专业，在一定程度上影响了品牌形象的推广，与之联系的客户也无法通
过邮箱地址的后缀方便的了解到，从而也影响了电子商务水平的提升。
2、便于统一管理，提高一体化办公效率
和个人邮箱最大的区别之二就在于有个人邮箱所没有的管理后台，能够帮助企业实现统一管理，提高企业办公效率。若使用个人邮箱，在公司统一管理上就存在很大的难度。
3、高效率的可以改善纸质办公、传统公告通知效率
告别告别传统的内部公告牌，将公司活动以及政策变化，在企业内部邮箱发一则系统公告，所有的内部员工都能及时准确的接收到公司信息，安全准确、方便快捷。若以个人邮箱去通知，无法确保邮件有效的送达，更没有送达反馈。个人邮箱不受约束、没有“地域”限制，即使离开公司也可以在家里收取邮件，没有保密性可言，对于传输企业内容公告还尚有欠缺。
另外使用进行通知和公告，在一定程度上可以节省传真费用和电话费用，但这些肯定是建立在公司的办公人员都使用的基础之上的。若仍有一些员工使用个人邮
箱，则必须还要使用传统的传真机和电话来沟通，这方面的费用也就无法节省了。
4、能够保障公司机密的安全性
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