●林志成
招标采购档案是整个招标采购活动的客观记录，是依法开展招标采购活动的重要依据。作为招标采购活动重要组成部分，招标采购档案是客观的且具有非常高的实际意义，对招标采购活动的开展、效果的评估、廉洁风险防范、监察审计工作等都具有积极的实证作用。随着信息与网络技术的不断发展，以及电子招标采购的应用普及，传统的纸质档案已越来越不能满足现今招标采购工作的需要。近年来，广西电网有限责任公司（以下简称公司）积极探索招标采购档案管理实施路径，利用信息化手段助力管理水平提升。
一、公司招标采购档案管理现状
2015年，做为南方电网公司的下属分公司，公司推动招标采购项目档案规范化管理试点工作，不断研究探索如何进一步规范采购项目档案管理工作，制定了《物资类招投标资料移交实施细则》等8项管理规定，按
照科学分类、合理分卷的原则，
有计划、有步骤地开展建立案卷
网公司采购项目档案规范化管
理工作先进单位称号。2017年，
南方电网公司严格落实国家电
力企业改革工作要求，积极推行
电子商务平台并建立档案管理
制度，要求电子文件和纸质文件
双向存档并逐渐向电子化管理
过渡，实现“办公一体化”的精
益化管理目标。公司不断巩固招
标采购规范化建设成果，稳步推
进电子商务平台建设与应用，初
步实现了招标采购工作的电子
化运作与管理。2018年，公司
推进招标与物资管理改革，取消
三、四级单位采购权限，逐步扩
大招标采购省级集中程度与规
范化程度，招标采购规模效益显
著提升，对招标采购档案管理的
规范性与时效性要求日趋严格。
而采用传统的纸质档案管理模
式，归档效率不高、管理成本增
加，应用和查询较为繁琐等问题
日渐凸显，严重影响了公司招标
采购档案使用与管理。
二、公司招标采购档案管理存在
问题
（一）归档方式原始导致历
史档案堆积
一直以来，公司各类招标、
采购等档案均以纸质为载体，档
案交接、归档、借阅、销毁等流
程均依托人力手工完成，且大批
量的采购资料的集中整理易导
致档案堆积或归档不及时。
（二）各方面成本均不同程
度增加
随着采购业务的不断扩大，
采购档案不断积累，传统的纸
质档案管理方式将会增加诸多
成本。每个招标采购档案在项目
立卷、归档之后，根据储存档案
的规则，大约要保存 15 年甚至
更久。可想而知，如果储存方式
使用纸质材料，需要具备严格的
储存条件，需要大量的人力和物
力，随着逐年增加的档案数量，储存空间也将是一项沉重的负担。就目前采购业务量情况进行测算，硬件方面需新建设1000平方米的档案库房，以满足新增的招标采购档案的存放要求；软件方面需要建立完备有效的保存防护措施，比如防高温、高湿、强光、有害气体等对纸质档案的破坏等；人员方面需由原来的5人增加至约15人；作业成本方面需每年增加纸张、档案盒、存储设备、水电费等相关费用约30%。
（三）作业流程繁琐，效率不高
现有招标采购档案归档方
式，需经过公司各相关业务部门人员和招标服务机构档案人员共计约27个步骤才能完成整个采购项目资料的归档与保存工作，工作流程繁琐且易出现资料丢失或档案归档失效性等问题。
（四）管理工具功能单一，无法收集电子化招标采购相关数据资料
公司2007年沿用至今的采购档案管理系统功能单一，仅作结果数据的简单录入及查询。所有招标采购档案的录入均采用将纸质文件进行扫描的方式，对于南方电网公司电子商务系统中的招标采购项目资料无法进行有效整理与利用，在应对大量采购资料的情况下不仅无法
提高效率，反而增加了不必要的
工作负担。
三、运用信息化手段解决招标采
购档案管理存在的问题
上述问题是目前制约与影
响公司招标采购档案管理的重
减速机测试台
要因素，需进一步加强招标采购
档案管理信息化建设，建立一套
招标采购档案电子化管理系统
（以下简称系统），对南方电网公
司电子商务系统电子化采购过
程形成的档案提供有效的配套
支撑。
（一）系统建设思路
1.通过建立电子档案管理系
统，转变现有档案管理理念和管
理模式，利用信息化手段，全面
推进档案管理过程电子化、规范
电子签章生成化，建立一套以“计算机管理为
主，人工操作为辅”的管理体系，
与南方电网公司电子商务系统
数据共享兼容，将招标采购各过
程文件直接推送至电子档案系
统，在电子档案系统中进行归
档、立卷。
2.降低档案管理难度及管理
成本的同时，引导决策人员与业
务人员强化电子档案管理的意
识，并逐步实现“存量数字化、
增量电子化、管理信息化”的招
标采购档案管理目标。实现全过
程线上化，满足全流程可控要
求，档案管理规范性强，提高审
计利用效率，降低审计风险。
3.
通过系统建设，实现核心
历史数据保存时间大于或等于30年，实现从档案管理向知识管理转化，实现业务管理与档案管理的无缝衔接。同时通过安全管理与分层授权机制，实现安全可控的档案归档、借阅授权与全息检索，借助严格的操作内审机制实现操作可追溯。
（二）业务功能实现
根据公司现行的招标采购管理制度与工作标准，系统应实现以下方面的业务功能
1.电子档案形成
（1）电子文件元数据收集。通过数据接口，将南方电网公司电子商务系统中形成的采购项目电子文件元数据信息进行收集，基本数据项包括但不限于项目编号、项目名称、文件编号、目录编号、文件密级、建档日期等。基本数据项的收集除提供数据导入功能外，还可以采用人工录入模式。
（2）电子文件主体收集。将南方电网公司电子商务系统中形成的采购项目电子文件主体（含电子签章）进行收集。电子文件主体文件格式应支持多种，且支持多附件上传。
（3）档案生成。将南方电网公司电子商务系统已形成的电子文件元数据及电子文件本体高效采集并自动导入到系统中，并自动形成可查询利用的有价值电子档案，实现高效的档案采集、存储，并实现自动化归档。
应可进行手工著录、原文扫描和
原文挂接、关联等操作。
2.电子档案管理
（1）档案分类。通过制定要
归档的信息门类，设置该门类的
目录号生成方案。系统应可提供
多种设置方式，如为所有保管期
限分别设置一个目录号，设置完
毕后，该实体的每个文件的目录
号就会根据自己的保管期限自
动生成。
（2）档案编号。按照相关管
理规定与档案编码规则要求自
动实现档案编号的分配与生成，
用户通过系统定义各门类的档
号格式。系统提供的设置为国家
档案归档标准中定义的归档号
组成结构，操作人员可以在此基
础上定义。
（3）档案排序管理。按照相
关管理规定与档案排序要求在
档案进行归档与挂接时实现自
动排序。操作人员通过系统设定
不同类型档案的排序方案，并设
定各个排序字段的排序方式，升
序、降序或者字段排序。排序方
案应能够修改、保存。设置后系
统根据排序方案对文件进行排
序。 系统依据排序的结果自动
生成归档号。操作人员对字段的
顺序应可以进行手工调整。
（4）档案组卷。系统应提供
手动组卷与自动组卷两种模式。
系统自动检索出当前档案门类
中的未组卷的文件以及现有案
卷，创建新案卷，向已有案卷中
添加这些文件，并将案卷归档。
也可对案卷进行调整，实现任意
类型案卷间、案卷内的文件调
整、合并、拆分，可对单个调整
也可以根据规则批量调整。
（5）档案归档。确定文件的
归档状态（逻辑归档、物理归档、
纸质归档、不归档、暂存等等）
后，制定要归档的信息门类，设
置该门类的目录号生成方案（分
期限或混期限）；选择该门类下
要归档的文件，按照这些文件的
排列顺序生成归档号。系统自动
生成每个条目的案卷号和目录
号，完成档案归档。
（6）档案移交。下级档案部
门或其他单位将其管理的需移
交的档案、相关资料纸质载体与
电子文件及检索目录向上级档
案部门移交并记录。收到上级档
案部门审签的交接文据后，将移
交情况汇总记录，并将实体已移
交档案索引的“保存状态”赋予
移交标识。在档案完成移交后能
够成批设置档案的存放位置信
息，建立存放位置索引，以便于
档案检索。
3.电子档案利用
（1）全息档案检索。根据自
定义条件、设置查阅区域等，实
现组合条件下的档案检索功能，
按需快速调动档案，专供查阅
利用，既保护档案原貌，又达
到利用服务效果。系统应提供跨年度、跨库检索、模糊检索、分类检索、复合条件检索等全息多维度档案检索方式；在检索结果的基础之上，提供兼容多种文件格式浏览功能，可支持 CAD、TIF、BMP、GIF、JPEG、DOC、XLS等多种文件格式的直接显示。
（2）档案导出。根据自定义条件实现电子档案导出，可支持PDF、图片等多种格式，同时生成相关日志可供追溯。
（3）档案借阅。当借阅实物档案时，要手工登记档案的利用表，若检索到的条目下没有原文，而该文件的载体是“纸质”时，可在页面中登记档案利用申请信息，然后到档案室进行借阅。在进行借阅时，档
案管理员可直接调出该利用人的利用申请信息直接转利用；利用方式和利用目的的选择项应能自由定义。利用登记后，如果是实物档案，系统会提示用户到档案室去借阅档案。对于自己无权查看的档案，需要进行利用申请，待得到批准后，如果是实物档案（无原文），可到档案室去借阅，如果是电子档案，可直接通过查询即可利用。系统应同时能够进行催还、归还、续借等操作，对利用的历史信息能够检索。
（4）历史档案核查和档案组卷管理。根据自定义条件支持历史档案核查，提升历史档案查询
与检索效率。按照相关管理规
so.csdn/api/v3/search?p=1&t=all&q= 摘要定、配置要求和实际业务需要实
现档案的灵活组卷。
4.电子档案考核评价
（1）档案归档过程评价。根
据预先定义的各类档案归档要
求及评价规则，对电子档案的移
交、归档、利用、保管、销毁等
过程进行全方位的管控与监督，
实现档案归档过程的全过程评
价。
（2）档案完整性评价。根据
预先定义的各类档案归档要求
及评价规则，系统根据已收集挂
接的实际档案进行完整性评价。
5.电子档案销毁
对超过保管期限且经过鉴
定的已失去保存价值的电子档
案进行销毁处理，即从档案库中
逻辑删除，同时对脱机保存的载
体和对应的纸质档案进行销毁
处理，并在系统日志中记录销毁
信息（如申请人、批准人、销毁
原因、销毁日期等），以便于对
从前销毁的操作进行检索。
（1）档案销毁过程管理。通
过此功能完成销毁档案的申请、
审批及销毁全过程管理。通过此
模块可以追溯档案销毁审批过
程信息，包括申请人、批准人、
批注、批准时间、销毁时间等。
（2）档案销毁日志。进行档
案销毁时，系统自动记录档案销
毁日志，并可查询相关信息。
（3）逾期档案再利用。对逾
期档案进行记录，按照相关管理
要求，根据需要转制为普通文
件，实现再利用，并进行日志记
录。
6.查询统计分析
系统将根据权限设置档案
查看权限，提供多种方式的检
索、浏览和下载。操作人员在查
询时可按卷内目录、案卷目录、
分类、工程项目、案卷、文件等
进行各种条件的组合检索，也应
提供卡片检索等方式。另外，检
索查询部分应支持对用户库和
日志库的组合检索，并可以打印
检索结果。通过统计报表部分，
档案管理人员应能够完成档案
工作所需的任意报表的设计和
打印工作。该部分应该有较强大
的报表设计功能，可以打印和统
计各种档案数据，并可以灵活定
义统计项和检索条件等。
7.基础配置管理
该功能应符合公司档案管
理的规范和需求，档案管理员应
该可以对档案类型、数据库的结
构、用户录入的界面、分类方法
等进行自由的定义。
（1）档案库配置。档案管理
员可根据本单位档案管理的要
求，建立所需的档案类型。档案
管理员可根据公司的档案分类
规范建立相应的树型分类结构
（分类表）。任意添加、添加子项、
删除、删除子项分类字及其内容
（含义），并可任意选择分类字的连接符，还可以从参数表中挂接分类项。档案管理员可对系统默认的项目库、案卷库、档案编码规则和文件库字段进行任意编辑，以满足档案管理的需求。档案管理员可分别对已建立好的项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面，如自定义字段的排列位置和显示大小，而且可以定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等功能。
（2）日志管理。系统提供的日志库可满足档案管理人员对档案管理系统的监控并为档案的各项统计提供依据。
（3）代码表管理。系统提供基础代码表数据项配置功能，以增强系统灵活性与健壮性。
（4）流程配置。系统管理员可以根据业务处理流程进行流程节点及审批方式配置。
（5）用户管理。按照组织机构进行用户信息管理，包括用户名、密码、组织机构、角等。
（6）权限配置。通过权限配置部分对系统用户及其权限、以及公司各部门或专业对档案的权限等一系列灵活的设置，并可细化到某一案卷和文件的操作权限（如：该文件是否可浏览、下载和借阅等）。
（三）系统成效
1.提升管理效益。通过系统建设，公司招标采购档案管理水
平持续提升，保障档案管理的有转动积木
效性和准确性，提升公司招标采
购运作的效率和决策的科学性、
准确性。系统不仅是公司对招标
采购电子档案有效管控的重要
手段，更能够以完整、准确、及
时的业务处理过程及数据促进
公司招标采购工作规范化程度
不断提升。
2.获得经济效益。通过系统
建设，将招标采购档案管理的
纯化核酸
大部分业务流程实现线上实施，
节省了大量时间成本，并保障了
各流程的及时流转，极大提升了
工作效率。同时，系统有效地降
低管理人员的信息录入工作量，
降低运营成本，实现一定程度上
的经济收益。
3.保障社会效益。通过系统
建设，可节约大量的库房和人力
资源，提高档案的检索效率。同
时，节约大量纸质档案资料的打so.csdn/api/v3/search?p=1&t=all&q= 摘要
印、传递、整理成本以及归档后
的保管成本，减少社会资源耗
费，推动节能减排，有利于形成
绿环保的生产方式。
四、结语
随着电力体制改革不断深
化，大数据应用、信息化、网络
化等前沿技术与具体业务事项
的不断融合发展，广西电网有限
责任公司通过建立一套电子招
标采购档案的全生命周期管理
系统，利用信息化手段实现招标
采购档案归档、利用、销毁过程
的可追溯性和有效性，保障了招
标采购业务的规范性与高效性，
为推动电力企业招标采购档案
电子化管理提供了有益探索，具
有十分重要的借鉴意义。
参考文献：
[1] 王浩宇.基于国家电网公司招标
档案管理信息化研究[J].环渤海
经济瞭望，2018(1):143-158.
[2] 徐晶晶.招投标档案电子化归档
范围及安全管理[J].城建档案，
2015(12):21-22.
[3] 张颖琪 赵文强.谈信息化技术在
工程招标投标中的应用和发展
[J]. 山西建筑，2013(22)：129-130.
[4] 纪铁利.有关档案电子化管理的
几点思考[J].计算机光盘软件与
应用，2012(9):40-41.
（作者单位：广西电网公司）
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