档案的管理登记方法

一、库房与装具的有序化

这主要是指库房与装具的编号以及装具在库房中的排放方式应井然有序，便于日常管理工作的进行。

在档案库房较多的档案馆或档案室，应对所有库房进行统一编号。编号方式一般是先编建筑物号（几号库、几号楼），然后再以建筑物为单位编层号和房间号。编号方法一般直接按某种顺序用阿拉伯数字顺次编号。建筑物编号也可加方位标识或直接命名如“东×楼”或“××楼”。库房很少的档案馆或档案室也可以不编库房号。

库房内装具的编号方式一般按保管机构或库房房间为单元进行，每一单元内的所有装具按某一排列走向和顺序依次编列号（排号）、柜架号、格层号（箱号），其号码一般也采用阿拉伯数字。

装具在库房中的排放方式应考虑方便管理和充分利用库房空间等因素。一般不宜紧贴墙壁，尤其是不能紧贴有窗户的墙壁。装具每一列的走向应与窗户所在墙壁垂直，以避免户外光线的直接照射。各列之间的距离不宜过宽或过窄，一般以工作人员能进行正常工作为宜。

二、档案在装具中的存放方式

档案在装具中的存放方式有竖放和平放两种。竖放时案卷的脊背朝外，工作人员可以直接看到卷脊上的档号，调卷还卷比较方便，因此各档案馆、档案室采用竖放方式的居多。平放比竖放更有利于保护档案，其空间利用率也稍大些，但其缺陷是存取不太方便，并需在每一摞夹一纸条或卡片标明其起止卷号，因而这种方式多用于保管珍贵档案，以及卷皮质软、幅面过大、不宜竖放的档案。平放应适当控制叠摞的高度，一般以不超过40厘米为宜。

三、档案存放秩序的维护与管理

组织档案上架（柜、箱）存放。存放的次序应根据装具的编号次序进行。档案在库房及装具中的存放秩序实际上就是档案实体的管理秩序，即档案实体管理秩序的具体体现形式。因此，维护档案实体秩序的保管工作也就主要体现为对档案存放秩序的日常维护和管理行为。维护档案的存放秩序是一项十分具体且十分重要的工作，具体可采取的措施和方法主要有以下几种：

1、档案存放位置索引（档案存放地点索引）

为了便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须把所排放好的档案，作出存放位置的索引。存放位置索引，按其作用可以分为两种：

第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。如下表：

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全宗名称：全宗号：减速机测试台
案卷目录号	案卷目录名称	录中案卷起止号数	存放位置
案卷目录号	案卷目录名称	录中案卷起止号数	七彩山鸡养殖楼	层	房间	柜架（列）	柜架	层（格、箱）

第二种指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存了些什么档案。如下表：

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楼：层：房间：
柜架（列）	柜架	层（格、箱）	存放档案
柜架（列）	柜架	层（格、箱）	全宗号塑料水嘴	全宗名称	案卷目录号	案卷目录名称	起止卷号

上述两种索引，按形式又可分为簿册式和卡片式两种。而第二种存放位置索引还可以采用图表形式，即把每个库房（或楼、或层、或房间）内档案存放的实际情况绘成示意图。这种图表，可悬挂在相应的库房入口处，以便于保管和调卷人员随时使用。

2、装具所存档案标识牌

即在每一列、每一件、每一层（格、箱）装具外面的醒目位置设置标牌并表明该列、该柜架、该层（格、箱）中所存放档案的起止档号，以方便检查和调还档案。

3、档案代理卡

档案代理卡又称“代卷卡”、“代理卡”，它是库房管理人员编制和使用的一种专门指明档案去向的卡片。在档案馆（室）的档案需要暂时借出库外使用时，填制代卷卡放在被暂时移出案卷的位置上，可以使库房管理人员准确掌握档案流动情况，有利于库房管理人员对档案进行安全检查。

全宗号	目录号	案卷号	移出日期	移往何处		库房管理人员签字（移出）	归还日期	库房管理人员签字（收回）
全宗号	目录号	案卷号	移出日期	单位名称	经手人姓名	库房管理人员签字（移出）	归还日期	库房管理人员签字（收回）