一、流程概述
财务共享中心结合股份公司及成员单位管理制度相关规定,通过协同办公系统,实现对各单位费用报销业务进行审核及付款的系统管控。 本流程统一规范各单位日常发生的、未与供应商签订采购合同,经办人凭收到的发票,直接办理报销或者支付的付款业务,具体业务如下: 二、表单格式
费用开支审批单 |
日期 | 系统当前日期 | 编号/二维码 | 自动编号 |
申请人 | 自动带出 | 申请人员员工编号 | 自动带出 |
申请单位 | 自动带出 | 申请部门 | 自动带出 |
申请部门编号 | 自动带出 | | 手工录入 |
预算层级 | 自动带出 | 预算金额 | 自动带出 |
预算部门\负责人 | 自动带出 | 预算剩余金额 | 费用金额-备用金金额 |
支付类别 | 手动选择 | 备用金编号 | 手动选择 |
报销类别 | 手动选择 | 备用金金额 | 自动带出 |
付款金额 | |
付款事由 | 手动输入 |
附件 | 上传附件 |
费用一级类别 | 费用二级类别 | 科目编号 | 工号 | 金额 | 备注 |
下拉选择类别 | 下拉选择类别 | 自动带出/手动修改 | 手动输入 | 手动输入 | 添加备注(手动输入) |
付款信息 |
收款员工 | 开户行 | 银行行号 | 收款帐号 | 付款方式 | 付款金额 |
下拉选择 | 开户银行 | 开户银行 | 开户银行 | 下拉选择泥土样本 | 手动填写 |
供应商 | 开户行 | 银行行号 | 收款帐号 | 付款方式 | 付款金额 |
下拉选择 | 开户银行 | 开户银行 | 开户银行 | 下拉选择 | 手动填写 |
客户 | 开户行 | 银行行号 | 收款帐号 | 付款方式 | 付款金额 |
| | | | | | | | |
下拉选择 | 开户银行 | 开户银行 | 开户银行 | 下拉选择 | 手动填写 |
其他 | 开户行 | 银行行号 | 收款帐号 | 付款方式 | 废五金回收付款金额 |
手动填写 | 手动填写 | 手动填写 | 手动填写 | 手动填写 | 手动填写 |
报销记账 |
凭证类型 | 记账日期 | 抬头文本电暧器 | 记账代码 | 滚动灯箱制作
手动输入 | 系统当前日期(自动获取) | 手动输入 | 默认40 |
科目编号 | 记账金额 | 成本中心 | 订单 | 摘要 | 分配字段 |
自动/手动修改 | 手动录入 | 自动获取/选择修改 | 自动获取/选择修改 | 自动获取/手动修改 | 自动/手动修改 |
在手票据 |
票据编号 | 票据类型 | 出票银行 | 到期日 | 客户编号 | 供应商编号 | 出票人 | 出票日 |
手动选择 | 自动获取 | 自动获取 | 自动获取 | 自动获取 | 自动获取 | 自动获取 | 自动获取 |
应付款票据,只维护“金额” |
序号 | 金额 |
1 | 手动录入 |
部门领导审核 | |
共享中心会计审核 | |
分管领导审核(加签) | |
单位负责人意见 | |
财务主管意见 | |
共享中心会计复核 | |
| | | | | | | | |
红区域:经办人填写项目
绿区域:共享中心会计填写项目
蓝区域:财务主管填写项目
绿线区域:会计可修改字段
蓝线区域:财务主管可修改字段
三、填写要求
微型麦克风
(一)填写人及填写项目
填写人 | 填写项目 |
经办人 | 填写(修改):费用金额、是否清理备用金、付款方式、付款事由、费用类别、工号、付款信息 |
审批领导 | 全部领导填写:审批意见 财务主管还需填写:付款票据信息;修改:付款方式 |
共享中心会计 | 共鸣管测声速填写(修改):报销记账全部字段。 修改:科目编号、工号 |
| |
(二)填写要求
1.经办人填写要求
(1)费用报销人、或委托本单位其他经办人登录协同办公系统,填报《费用开支审批单》,提交报销申请.协同办公系统根据登录账号,自动获取经办人名称、员工编号、申请单位、申请部门等基本信息.
(2)填写“费用金额”,经办人根据收到发票金额填写费用合计金额.
(3)选择“付款方式”,系统提供以下付款方式:a。现金;b.电汇;c。支票;d.电子银行承兑汇票;e.纸质银行承兑汇票;f。电子商业承兑汇票;g.纸质商业承兑汇票,经办人据实选择。
(4)选择“是否清理备用金”,对于事前预借备用金的,经办人选择清理备用金,并填写“申请备用金流程编号”。
(5)经办人根据每项费用发生情况填写费用信息:
a.填写“费用类别”,系统将全部费用项目分为两级,费用一级类别包括:职工薪酬/财务费用/税金/上交利费/办公用品/业务招待/日常办公费/制造费用;费用二级类别是一级类别的费用明细项,经办人根据实际情况,先选择“费用一级类别”,系统自动筛选出对应的“费用二级类别”再由经办人进行进一步选择.
b。如果在“费用二级类别"中选择“三包损失"或者“科研费”,经办人根据项目情况,填写“工号”。
c.填写“金额、备注”,要求每项费用发生金额与发票金额一致。
d。系统根据“费用二级类别”自动获取“科目编号”.
(6)根据每项费用报销情况,经办人填写“付款信息”,系统将费用报销收款人分为四类:报销人/供应商/客户/其他。
a.据实选择报销人、供应商和客户名称,系统自动获取对应的“开户行、银行行号、银行账号”等信息.
b。选择、填写“付款方式"和“付款金额”,“付款金额”填写相同供应商、相同付款方式的合计金额。
c。 如果信息不存在或者不正确可进行添加或者修改.
2。审核要求
(1)经办人部门领导、分管领导、单位负责人、财务主管等相关领导对经办人填写的《费用开支审批单》中“收款单位、事由、金额、备用金挂账”等情况的合理性进行审核,填写“审批意见",并有权退回流程或终止报销流程。
(2)经办人部门领导判断是否需要加签其他部门领导。
(3)财务主管有权修改“付款方式”,并选择支付在手票据信息,如果需要新增办理票据支付,维护“应付票据”中的“票据金额”字段。
3。共享中心会计复核要求
(1)系统根据费用信息中不同费用类别,在记账信息中自动生成对应的记账行项目。
(2)审核并有权修改“科目编号”和“工号”,并维护“报销记账"信息中相关字段:凭证类型、抬头文本、记账代码(默认“40")、科目编号、记账金额、成本中心、分配字段、摘要.并通过增加报销记账行项目,来区分归属不同成本中心的费用。
主要账务处理:
a。日常报销:
借:费用相关科目
贷:应付未付款(银企互联)。
b。备用金清账报销时生成凭证:
备用金金额大于报销金额:
借:费用相关科目
应付未付款(银企互联)(返款).
贷:备用金
备用金金额小于报销金额:
借:费用相关科目
贷:备用金
应付未付款(银企互联)(补款)。
备用金金额等于报销金额:
借:费用相关科目
贷:备用金
(3)系统根据“应付未付款(银企互联)”挂账情况,抓取表单付款相关信息,并传递至付款模块。
三、相关要求
1.已签订采购合同费用支出,必须先挂账,通过“物资采购付款流程"进行付款。
2.《费用开支审批单》经相关领导审批通过后,经办人打印《凭证粘单》(打印时系统自动生成唯一的二维码),并将发票等原始凭证粘贴整齐,与相关文件、通知等附件一并传递至共享中心会计.