档案管理技术规范
1范围
本文件规定了行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证的采集、组件、归档、存储、统计、利用以及相关系统衔接的要求。 本文件适用于行政事业单位财务报销电子会计凭证档案管理以及相关信息系统的设计、开发、测试和使用。
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括
所有的修改单)适用于本文件。
拉碗GB/T7408—2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法
GB/T24589.2—2010财经信息技术会计核算软件数据接口第2部分：行政事业单位
GB/T29194—2012电子文件管理系统通用功能要求
GB/T33190—2016电子文件存储与交换格式版式文档
GB/T35275—2017信息安全技术SM2密码算法加密签名消息语法规范
GB/T38540—2020信息安全技术安全电子签章密码技术
规范
GB/T39784—2021电子档案管理系统通用功能要求
DA/T94—2022电子会计档案管理规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
会计凭证accountingvoucher
记录经济业务，明确经济责任，按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。
注：按填制的程序和用途，会计凭证分为原始凭证和记账凭证。 3.2
电子会计凭证electronicaccountingvoucher
通过计算机系统开具，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的会计凭证。
电力安全性评价
示例：电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等。
注1：电子会计凭证包括可视化的版式文档以及对应的元数据。
注2：纸质会计凭证的数字副本也是电子会计凭证的一种形式，但该形式仅作为开具系统未标准化前的过渡措施加以使用。
3.3
会计档案accountingarchives
单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。
注：会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计凭证档案。主要形式包括会计凭证、会计账簿和财务报告等。
3.4
组件comprise
按照要求明确件的构成并对件内文件排序的过程。
3.5
电子签名electronicsignature
数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
4系统功能
电子会计凭证生命周期中，一般存在三种类型系统，即电子原始凭证生成系统、财务管理系统和电子
档案管理系统,
各系统定位如下。
a)电子原始凭证生成系统是单位外部生成电子原始凭证的系统。
b)财务管理系统用来支持单位业务工作的开展并形成、管理、归档电子会计凭证，系统应具备电子报销、入账、会
计核算、电子会计凭证存储和电子会计凭证归档处理等功能，其中:
1)电子报销功能用于支持单位财务报销工作并形成电子审批单据，提供该功能的软件或模块可包括办公自动化软
件、网络化财务报销软件等;
2)会计核算功能用于根据电子原始凭证记账数据生成记账凭证，并进行会计核算;
3)电子会计凭证存储功能用于接收电子原始凭证和电子记账凭证，维护电子会计凭证、元数据和业务之间的关联关系，以有序、系统、可审计的方式存储和查询利用电子会计
凭证;
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4)电子会计凭证归档处理功能用于对电子会计凭证进行数据组织、清点、检测并提交归档。
c)电子档案管理系统负责电子会计档案的移交接收、管理、长期保存和共享利用。各系统之间的关系如图1所示。
5电子会计凭证采集与归档范围
5.1电子原始凭证采集与归档范围
应采集、归档并以电子形式保存以下电子原始凭证:
a)单位内部在经济业务发生时填制的，用于实施经办、审核、审批等必要审签程序的电子单据，包括申请单和报销单等电子原始凭证版式文件，采用OFD等国家标准格式，文件格式应符合
GB/T33190—2016的要求;
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b)单位从外部接收的电子形式的各类原始凭证的版式文件，采用OFD等国家标准格式，文件格式应符合GB/T33190—2016的要求;
后藤美帆c)纸质原始凭证的数字副本，可参照电子原始凭证处理，宜附有电子签名或电子签章；当使用签名或
签章时，电子签名应符合GB/T35275—2017，电子签章应符合GB/T38540—2020。
5.2电子记账凭证采集与归档范围
应采集、归档并以电子形式保存以下电子记账凭证:
压延膜a)实行电子化记账的单位，根据原始凭证填制的电子记账凭证版式文件，采用OFD等国家标准格式，文件格式应符合GB/T33190—2016的要求;
b)实行纸质记账的单位，纸质记账凭证的数字副本，可参照电子记账凭证处理，宜附有电子签名或电子签章；当使用签名或签章时，电子签名应符合
GB/T35275—2017的要求，电子签章应符合
GB/T38540—2020的要求。
5.3电子会计凭证元数据的归档范围
5.3.1电子原始凭证元数据的归档范围
电子原始凭证元数据应与电子原始凭证一并收集、归档。单位内部形成的电子原始凭证元数据应符合附录A的规定。单位从外部接收的电子原始凭证元数据应符合附录B的规定。
5.3.2电子记账凭证元数据的归档范围
电子记账凭证元数据应与电子记账凭证一并收集、归档。电子记账凭证元数据应符合附录C的规定。
5.3.3机构人员实体元数据的归档范围
应采集、归档并以电子形式保存形成、处理和管理电子会计凭证的机构/人员的相关元数据。机构人员实体元数据应符合附录D的规定。
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