序号 | 工作内容 | 完成时限 | 责任人 |
1. | 确定活动议题,明确活动邀请的单位 | ||
2. | 会场预订,草拟活动方案 | ||
3. | 收集邀请单位的,发送活动邀请函 | 卫星电视解码器 | |
4. | 收集与会人员及其行程信息 | ||
5. | |||
6. | 车辆预订及司机安排,考察车况,并根据行程提前做好接机工作单 | ||
7. | 提前联系做好人员用餐安排(及时向领导请示,提前确认用餐人数、标准;准备酒水、桌位的布置、制订好菜单) | ||
8. | 呈报活动预算(视情办理借款手续) | ||
9. | 下发活动通知(内部),做好保障分工及相关汇报材料收集(通知内应明确各单位上报材料最终时限,具体最终时限以实际活动保障行程安排为准) | ||
10. | 拟写主持人词及领导讲话代拟稿。 | ||
11. | 演示材料准备(公司简介、PPT和宣传片等) | ||
12. | 会议设备准备(投影仪、打印机、笔记本电脑、翻页笔、U盘、录音笔、照相机等) | ||
13. | 联系合照拍摄方,确定合影人员数量、名单、座次及引导方案。要有户内和户外两种方案,考虑到下雨情况。座次依照管理级别及单位大小提前排序,并与领导确认。 | ||
14. | 协调酒店做好欢迎横幅悬挂和水牌制作,打印桌牌 | ||
15. | 协调酒店做好会场布置(音响、投影调试、灯光等),在会议前至少再确认两次,保证无误;无线麦克,保证两块电池;有线座式,保证线头不要被踢掉。 | ||
16. | 会务提示手册制作 | ||
17. | 礼品准备(收集礼品信息,请示领导进行比选) | ||
18. | 预先草拟活动简报 | 微机消谐装置umg92 | |
序号 | 工作内容 | 责任人 |
1. | 根据收集航班信息,提前做好人员乘车安排 | |
2. | 提前调度车辆到指定停车位停放 | |
3. | 协助与会领导提取行李 | |
4. | 与会领导上车后统计人数,发车 | |
5. | 通知领导入住及用餐事项,及活动行程安排 | |
6. | 车辆从机场出发后电话通知酒店对接人员 | |
7. | 酒店接待 | |
序号 | 工作内容 | 责任人 |
1. | 将住房安排表、《会务手册》提前放入房间,并提前检查房间内的设备实施能否正常使用,以及相关用品是否配备到位。 | |
2. | 提前确认房间鲜花、水果及欢迎卡是否到位 | |
3. | 酒店入住引导 | |
4. | 提前确认酒店指引指示牌布置到位 | |
5. | 酒店悬挂欢迎横幅等 | |
6. | 制作电子显示屏“欢迎****”字样 | |
7. | 酒店领导在酒店大堂迎接,并发放房卡 | |
序号 | 工作内容 | 责任人 |
1. | 会议材料的准备 | |
2. | 会议议程的拟定,包括会议地点、时间、主持人、议程的确定等 | |
3. | 参会领导的通知及信息统计 | |
4. | 会议现场的布置及会议记录 | |
5. | 会议期间的茶点服务 | |
6. | 提前做好会场房间的通风透气 | |
时间段 | 工作内容 | 实施细则 | 完成 情况 | |
设备材料检查阶段 | 会议设备 | 1.笔记本电脑 | 1. 确认电脑电源已接通,或保证电池已有充足电量; 2. 确认电脑桌面无关程序、文档和界面已清理; 3. 视情多备一台电脑。 | |
2.投影仪 | 安装投影仪,并调试。 | |||
3.录音笔 | 1. 确认录音笔空间充足; 2. 确认录音笔电量充足,必要时加电池或备份电池。 | |||
4.会议桌牌 | 确认上座领导已打印桌牌,并摆放无误。 | |||
5.翻页笔 | 确保电量充足。 | |||
6.话筒 | 1.测试话筒声音,尤其是领导话筒;并在会前3分钟时候再行测试一次。 2.保障人员应备用2个话筒,以便出现问题。 | |||
7.照相机及摄像机 | 确认电源充足,测试效果。 | |||
会议材料 | 1.会议议程 | 提前打印并摆放 | ||
2.视频及PPT汇报材料 | 1. 确认演示PPT和视频材料为最新版且已拷入电脑中; 2. 确认视频已备份; 3. 确认PPT已备份(PPT名称统一); 4. 确认PPT与视频文件已按会议流程进行排序; 5. 确认视频、PPT显示无误,且播放内容与会议内容吻合无误。 | |||
会议现场保障阶段 | 1 | 领导到会情况跟踪提醒 | 会议开始前保障人员查看领导到会情况,未到则及时提醒相关会场保障人员,尽快联系领导参会。 | |
2 | 主会场现场监控与服务 | 会议期间,会议保障人员要监控会场整体情况,随时根据会议要求和会场领导需求提供相应保障服务。 | ||
会议后续业务处理 | 1 | 会议现场材料、物资整理 | 会议结束后,保障人员要及时回收会议材料、桌牌、笔记本电脑等。 | |
2 | 工作简报拟写、上报并跟踪审批情况 | 会议保障人员需在会议结束后一天时间内完成工作简报拟写并上报,及时跟踪工作简报审批情况。 | ||
3 | 工作简报发文 | 工作简报审批结束后要第一时间审核并发机要秘书发文,若领导对会议纪要有其他审批意见,需及时请示综管部领导具体发文事宜。 | ||
序号 | 时间 | 工作内容 | 责任人 |
1. | 完成拍摄场地布置、整理、架子搭建 | ||
2. | 无动力滑翔伞 | 摄影架子上贴好背签 | |
3. | 对接会议主持人,会议茶歇时合影安排 | ||
4. | 礼仪引导参会人员进入拍摄场地并排好座位 | ||
5. | 拍摄合影 | ||
6. | 引导参加合影人员退场 | ||
7. | 安排冲洗照片、存档及分发给参加合影人员 | ||
序号 | 时间 | 工作内容 | 责任人 |
1. | 确认车辆到位 (检查车辆情况,确保车辆的安全使用和清洁,保留司机,与司机沟通好时间、地点等用车的具体事宜) | ||
2. | 摸鱼池将赠送礼品装车 | ||
3. | 提醒各位领导做好赴宴准备 | ||
4. | 组织登车 | ||
5. | 清点人数,发车 | ||
6. | 确认车辆到位 | ||
7. | 组织参会领导登车 | ||
8. | 组织登车 | ||
9. | 清点人数,发车(参观规划人员组织乘同一辆车,不参加参观规划人员回酒店下午自由活动) | ||
序号 | 工作内容 | 责任人 |
1. | 根据收集航班信息,提前做好人员乘车安排 | |
2. | 餐饮安排 | |
3. | 提前调度车辆送与会领导从酒店前往机场 | |
4. | 协助与会领导托运行李 | |
本文发布于:2024-09-22 01:32:50,感谢您对本站的认可!
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