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来源：《兰台内外》2022年第31期
摘 要：近些年，我国科学技术发展迅速，先进技术在很多行业和领域都得到广泛应用，档案管理工作也因此走上了现代化、信息化的道路。随着互联网的发展，电子信息的安全防护也逐渐成了各行业关注的重点话题，电子文件和档案的安全与否，和单位发展有着密切联系。但就目前情况来看，很多单位在电子资料管理中都存在着不完善的地方，安全防护工作不到位，很容易受到病毒和黑客攻击，造成关键数据丢失。基于此，本文对电子文件和电子档案管理中的信息安全问题进行分析，并提出解决对策。 关键词：电子文件;电子档案管理;信息安全
电子档案管理模式是以计算机、互联网为技术的一种档案管理模式，是基于传统档案工作方式的创新。电子文件和电子档案管理充分发挥了先进技术的应用优势，无论是在档案收集还是管理方面的效率都大幅度提升。但是由于该技术在我国尚处于初期发展阶段，很多工
作还不完善，电子资料的安全性问题就是其中之一。因此，对电子文件和电子档案的信息安全问题进行分析具有重要意义。
一、电子文件与电子档案管理的特点
1.多样化。近些年，我国各行业和领域发展迅速，越来越多单位都大力开展信息化建设，导致资料收集和处理也更为多样。为更好地顺应时代发展趋势，很多单位都建立了信息化管理系统，各部门之间的联系更为紧密;2.高效化。传统文件和档案管理工作多依靠人工进行，在收集、记录、编码、归档等各环节需要耗费大量时间，且容易出现工作失误，难以保证工作质量。而电子文件电子档案管理，能够利用计算机来代替人工进行作业，既能够节约资料储存空间，以及纸张、人工费用;还大大提升了档案工作效率;3.共享化。互联网最突出的优势就是资源共享。传统档案管理工作模式较为单一，各部门之间的联系并不紧密，容易出现“信息孤岛”的问题，在资料借阅方面往往要历经多项手续，十分烦琐。而在电子文件和电子档案的辅助下，各部门能够实现无障碍的数据传输和交流，消除了传统工作模式的隔阂。
二、电子文件和电子档案管理工作现状
由于电子文件和电子档案管理工作在我国发展时间并不长，在很多方面依然处于初级发展阶段，面临着较多问题，具体如下：1.管理因素。部分单位在日常管理中，没有授予档案部门较高的权限，文书档案、声像档案、干部人事档案等都分别由不同的部门管理。这种分散的管理模式难以提升档案管理水平，当电子档案的统筹管理难以落实到位时，部分档案出现安全问题的可能性也会大大增加;2.技术因素。电子文件和电子档案管理的安全性需要硬件、软件的有力支持，而如果电子资料在传输、提取、归档中操作不当，或是软件系统崩溃，就会造成资料泄露和丢失。且当前不管是硬件还是软件，其更新速度都比较快，如果有关单位并未做到与时俱进，对设备和系统进行更新，就会对数据的安全性带来影响;3.制度因素。完善的制度体系是各项工作能够顺利开展的重要保障，有的部门内部管理十分混乱，未能及时对制度漏洞进行修改和调整有的部门在电子文件管理方面，依然沿用纸质档案管理的相关标准，导致工作无章可循;4.人为因素。即便应用了信息化的档案文件管理系统，但很多工作依然需要人工操作来完成。在实际工作中，受到专业能力、个人情绪、工作态度等各方面因素的影响，导致电子文件和电子档案管理工作存在着较多漏洞。部分人员专业素质有待提升，无法灵活运用信息化的档案管理软件。还有部分人员工作态度不端正，无法将资料保密工作落实到位，加大了信息的安全隐患;5.环境因素。纸质
档案、电子文件、电子档案对保存环境、设备设施等都有着较高要求，当设备设施温度过高，或受到电磁场影响时，会大大增加设备设施故障的可能性，造成数据丢失。不适宜的环境会增加档案工作的难度，例如高温高湿环境会影响硬件设备设施的使用寿命，频繁的地质灾害也会导致设备设施受损。
三、强化电子文件和电子档案管理信息安全的相关措施
1.加强保密技术
在电子文件和电子档案管理的安全防护中，利用保密技术仍然是比较重要的环节之一，这也是提升电子文件安全性的重要方式。保密技术主要包括设置复杂的密码、设置访问权限等，可根据电子文件和档案的重要程度，將其划分为不同的等级，设置阅读时间、阅读人数，对访问系统人员的身份、时间、浏览痕迹等进行记录，保留所有信息，以保护电子文件和档案的安全作为首要目标。另一方面，不同的电子设备、其系统功能也有一定差异，在实际工作中，应根据其类型的不同，有针对性地管理。例如对不同电子设备维护、及时对软件系统升级等，从硬件和软件两个方面做好保密工作。
2.做好病毒防控工作
目前很多档案管理部门都大力开展了信息化建设，在对纸质文档进行扫描即可录入计算机，通过电子资料的形式进行分类保存。在信息化平台的辅助下，文件资料传输会更加高效，但也正是由互联网的特殊性，如果管理系统存在漏洞，档案数据库会遭到黑客的共计或入侵。在信息安全防护中，应重点关注对病毒和黑客的防御工作。首先，将防火墙作为安全防护的第一道防线，及时修复系统漏洞，安装杀毒软件;其次，深入了解已有的网络病毒，制定针对性的防御计划;第三，在资料传输方面，避免系统连接到公共互联网，可使用单位的局域网，减少资料丢失、损坏的概率，提升电子文件及档案信息的安全性。
3.根据岗位做好授权
在具备安全防控制条件后，不同单位的信息化档案管理系统应该根据岗位性质、职责的不同来做好授权工作，并非每个岗位和部门都能够查询到所有的档案资料。在信息化管理系统的设计方面，应区别用户的信息管理功能，包括分开设置电子文件和档案的管理、保密、安全控制等功能;对用户进行分组、分类的授权，从而为数字档案资源的安全储存、管理提供保障。根据我国《电子档案管理系统基本功能规定》的相关要求，信息化档案管理系统还应对档案的查询、借阅、使用等情况进行记录，形成授权访问闭环，提升信息的安全性。
4.引入电子签名和认证机制
在以往的纸质档案管理环节，很多工作人员操作不够规范，尤其是在借阅过程中，随意涂改的现象十分严重，导致档案不具有权威性和真实性，也容易造成关键信息的丢失。在电子文件和档案管理中，要严格按照相应的规范进行。《电子文件归档与电子档案管理规范》中有明确要求，电子档案的背景、结构等不允许被修改，否则要追究有关人员的责任。部分电子档案的标题、编号、日期等可视情况调整，但也要在规定范围内进行;任何修改和调整都应在日志中详细记录。为提升档案管理的安全性，有关单位可引入电子签名和认证机制，例如在资料的借阅环节，需要有关人员进行电子签字，或通过人脸识别、指纹识别等，用于登记借阅人的相关信息。如此一来，文件是谁产生、经过什么样的流转过程、是否发生过修改等情况能够一目了然。
5.完善电子档案管理制度
电子文件和电子档案管理工作十分复杂、烦琐，尤其是在我国经济发展进入全新阶段的背景下，各行业及领域都迎来新的发展机遇，档案数量持续增加，电子文件管理难度大大提升。为了推动该工作的规范开展，需要以完善的制度体系作为重要保障，对管理人员
的行为进行引导和约束。电子档案管理要有一定的标准，营造良好的工作氛围，具体可从以下几个方面进行。（1）加强各岗位和档案管理部门之间的联系，及时更新档案资料数据库，筛选出有价值的信息，自动过滤无意义的档案资料，以免浪费空间。各岗位要树立相互协作、共同管理的良好工作局面;（2）在电子文件和电子档案的扫描、上传、整理、归档、销毁、利用等方面，制定规范的标准，例如以时间、文件资料的大小、档案性质等为依据分类保存，设置分级保存系统，越是机密文件，越要做好保密工作，确保信息安全;（3）对借阅人的资质、背景、身份进行深入调查，机密档案不外借;绝密文件不共享;（4）将《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》的内容严格按照要求落实。以本单位的实际工作情况为主，制定可行的、合理的电子文件及电子档案管理制度体系，以及相应的技术规范。
6.建立档案备份与恢复系统
电子文件和电子档案在开放共享的过程中，不可避免会发生丢失、损坏等情况，或是因为档案管理人员操作不当而引起的资料遗失。如果电子文件没有进行备份，对单位带来的影响是不可估量的。为了解决这一问题，可建立档案备份与恢复系统，即便硬件设备发
生故障，或是在传输中数据被破坏，只需要在恢复系统中登录账号即可获取备份，保证了文件资料的安全性，可减少数据丢失带来的损失。
7.提升档案工作者专业能力
档案工作本身具有较强的复杂性，尤其是在信息化技术的应用下，电子文件和电子档案管理对从业人员专业能力提出了更高要求。因此，有关单位要注重档案管理人员的专业技能培训，做好风险防控，具体可从以下几个方面进行：
（1）强化风险防范意识。先进的思想能够对行动起到引导作用，想要提升电子文件和电子档案的安全管理水平，有关人员就要转变思想理念，筑牢思想防线。档案管理部门领导人员应充分发挥模范带头作用，优化内部组织结构，成立专门的档案安全防护工作小组，明确主要领导、分管领导、档案人员的职责及工作内容。要将责任按照要求严格落实到位，以免当安全问题出现时互相推卸责任;（2）提升电子文件及档案安全管理的工作地位，确保专项经费和资金能够有效落实。有关人员应重点关注当前电子资料管理的薄弱环节，定期开展档案管理安全检查，落实监督工作，发现問题及时整改，从而尽可能减少电子文件及电子档案的安全隐患;（3）全面提升档案队伍的思想道德修养以及职业道德素养，
在人员聘用和选拔环节，择优录取思想定力强、觉悟高、爱岗敬业的职工，为档案管理团队注入高素质人才;（4）有关人员要深入学习《保密法》《档案法》《国家安全法》等相关法律法规，同时加大内部宣传力度，严格把控档案泄密关口，避免一切能够导致资料外泄的因素发生;（5）邀请业界专业人员前来讲座，分享工作经验，提升档案从业人员的专业水平。对于在工作中存在的问题进行交流，解决目前电子档案管理中的不足，进一步完善个人能力;（6）鼓励档案管理人员在工作中勇于突破和创新，可学习借鉴其他单位的先进工作理念及方式方法，接受新思想，学习新技能，成为社会所需的复合型、创新型人才。
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