会展
接待方案
2011年02月
一、 时间、地点
时 间：2011年2月20日（周日） 16：00
地 点：北京中心
二、 参会人员名单
时间 | 内容 |
15:30-16:00 | 签到、接待 |
主持人：北京市科委党组书记 |
16:00-16:20 | 工作汇报 |
16:20-16:40 | 中心工作汇报 |
16:40-17:20 | |
17:20-17:30 | 合影 |
17:30-19:30 | 晚餐 |
| |
四、 会议、接待流程
1. 文字材料准备：
a) 汇报材料准备：
i. 工作报告（）
ii. 中心报告（）
b) 报告制作、审核及提前上交
i. 根据会议需求确定文件内容（）
ii. 审核会议材料（）
iii. 会议开始前，将终稿报告交给办公室负责播放的同事，放入屏幕播放电脑，保证播放正常（）
2. 领导邀请
a) 科委领导邀请：委办沟通确认参会人员名单后邀请
b) 其他委办局领导：委办拟函确认人员名单后邀请
3. 会场布置
a) 背板设置：
i. 确认会议是否需要背板，根据会议要求联系背板制作 ii. 本次活动用G20背景墙设置背板
i. 确定参会领导人数，根据主席台就坐情况，制定摆放方式（课桌式、U型桌等）（） ii. 桌椅摆放、桌围放置（）
iii. 摆放桌椅过程中还需落实如下项目：讲台、绿植、背板等项目（）
c) 桌面布置：
i. 请放置如下物品：桌签、铅笔、中心稿纸、茶杯/矿泉水（）
d) 音响设备：
i. 布线：根据所有会场设置及人员情况，分配布线方案—（）
ii. 调试：（）
1. 会议接到通知后，调试所有设备是否有损毁，如有损毁及时更换
2. 会议开始前2-3小时，确定会场内所有音响设备完好，电源充足，可以使用；如有问题采取备用方案
3. 备用方案：调试中，要确定1-2个移动话筒，并调试可使用，用于临时发言人或应急使用
4. 会中操持：
a) 嘉宾行车指引：
i. 确定嘉宾名单，根据人员情况发送当日停车证（邮件/邮寄）（）
ii. 如有重要领导，需要在重要路口位置及门口进行引领工作，并制作相关水牌或指示牌（）；引领指示牌制作（）；
iii. 嘉宾至会场门口，如需要中心领导接待，提前需要西门接应同事告知位置，及时联系领导迎接（）
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