费用申请的审核方法

技术领域

本发明涉及一种会计费用的审核方法，特别是一种应用于企业资源规划 (Enterprise Resource Planning，ERP)系统的费用申请的审核方法。

背景技术

一般的企业，对于费用的审核工作，多半采取经由部门主管审核，再由会 计部门复核的程序。在一般ERP的系统中，绝大多数都没有提供系统进行费 用审核或是管制的机制。费用的输入，大多是在人工审核通过后，由会计人员 迳行输入。

今举一实例说明传统费用审核作业的流程如下(请参阅图1)：

如图1所示，首先，费用申请单位提出费用申请并附上费用申请单据(步 骤102)；然后，费用申请单位的部门主管对此费用申请进行审核(步骤104)； 若主管审核通过，则会计人员再对此费用申请进行复核(步骤106)，否则将 费用申请单据退回费用申请单位(步骤108)，并等待其重新提出费用申请； 最后，若会计人员复核通过则会计人员即将费用申请资料输入电脑存档并立帐 (步骤110)，否则将费用申请单据退回费用申请单位(步骤108)，并等待其 重新提出费用申请。

在上述传统费用审核作业中，除了传统ERP系统欠缺自动审核管制费用 的机制的缺点外，而且使用了两道人工审核关卡，相当费时费工。虽然某些传 统ERP系统有提供费用预算的管制，即于费用发生以后，针对各部门进行费 用的分析并与预算金额作比较。但此种方式所定的预算金额，仅以预算编列当 时的公司营运状况作考量，无法因应营运状况(如人员的增减)及时的变动预 算金额；并且无法取代人工审核的流程，同时也无法依个人或适用对象进行管 制。

所以，如何解决上述问题，便显得相当重要。

发明内容

本发明的主要目的在提出一种费用申请的审核方法，通过设定费用审核政 策于一电脑系统中，以利用此电脑系统自动审核管制费用，以取代会计部门复 核的工作。

今依据本发明的一实施例提出一种设定费用审核政策于一电脑系统中的方 法，其中此方法至少包含下列步骤：首先输入费用申请的科目名称或代号；然 后设定此科目名称或代号的费用申请金额上限；接着设定此费用申请金额上限 所规定的累积周期；然后设定此费用申请金额上限的适用对象。

其中上述累积周期包含累积时间或累积次数。而上述适用对象地设定包含 依部门、依职称、依职等、依职位、依员工或不拘对象(亦即全体对象均适用) 等方式来设定。

今依据本发明的一实施例提出一种费用申请的审核方法，其在一设定有费 用审核办法的电脑系统中施行且至少包含下列步骤：首先输入费用申请的资料 于此电脑系统中；然后利用此电脑系统审核此费用申请资料；若此费用申请资 料审核通过，则储存此费用申请资料于此电脑系统中。

其中上述方法更包含若此费用申请资料审核不通过，则拒绝此费用申请。 又，上述方法在储存此费用申请资料于此电脑系统中后，更包含完成此费用申 请资料的立帐于此电脑系统中。

此外，上述方法在输入此费用申请资料于此电脑系统中前，更包含执行下 列步骤：首先利用人工方式，审核此费用申请；若此费用申请经人工审核通过， 则输入此费用申请资料于此电脑系统中，否则，拒绝此费用申请。

附图说明

图1显示的是依据传统技术的一实施例，传统费用审核作业的流程图；

图2显示的是依据本发明的一实施例，设定费用审核政策的方法中的费 用审核政策设定画面；

图3显示的是依据本发明的一实施例，设定费用审核政策的方法中的适 用对象设定画面；以及

图4显示的是依据本发明的一实施例，费用审核作业的流程图。

具体实施方式

本发明提出一种费用申请的审核方法，以下以一较佳实施例为例，说明本 发明的设定费用审核政策的机制如下：

本发明提供一电脑系统审核费用的机制，以让使用者可针对不同费用类别 会计科目，来进行费用审核政策设定作业。当使用者欲进行费用审核政策设定 作业时，本发明所提供的电脑系统可将一“费用审核政策设定”画面显示在一 荧幕上(如图2)，以供系统于作业时，能依此政策设定，对各类费用科目进 行管制。

如图2所示，于此“费用审核政策设定”画面中，本发明提供累计标准设 定，使用者可针对该费用科目(例如：书报费、伙食费、加班费、租金支出、 旅费等等)设定申请金额的上限是依每人或是每部门作管制，以及该金额上限 为每月或每年的限额(当然，每次申请的金额上限亦可做一限定。)。除此之外， 对于适用对象，亦能做细部的管制。如选择全体对象，则全企业的申请者一律 采用相同的上限金额。如选择不同对象(如图3)，则可以依不同的金额上限， 设定其适用对象。此外，对于某对象可能适用于一种以上的金额时，亦可设定 金额上限以较大金额(从宽)或是较小金额(从严)为主认定。

若使用者欲对不同适用对象选择不同的申请金额上限时，其可于图2勾选 适用对象为“不同对象”，并于金额上限栏位中输入数额，以及按下“适用对 象”钮，以设定其适用对象。而在按下“适用对象”钮后，本发明所提供的电 脑系统即将一“适用对象”画面显示在一荧幕上(如图3)，以提供使用者依 部门、职称、职等、职位、员工等方式设定适用对象，而达成提供各种不同管 制对象别的组合的目的。

例如要管制各单位的交际费用，则可以在交际费的科目中设定。若需设定 业务部门经理级以上主管，每月可花费10,000元的交际费，业务部门其他人 员可花费5,000元；总务部门课长级以上的主管可花费2,000元。建档时可 使用不同对象的设定如下：

(1)首先输入第一个适用对象类别，金额上限为10,000元，再选取 部门为业务部门，职称为经理、协理等经理级以上主管职称。

(2)其次输入金额上限为5,000元者，选取部门为业务部门。

(3)最后输入金额为2,000元者，选取部门为总务部门，职称为课长、 副理、经理等课长级以上的主管职称。

(4)再于费用审核政策设定画面中，勾选当适用对象符合一种以上金 额时，以较大金额为主，即完成设定。

应用本发明而将费用审核政策设定于一电脑系统后，本发明可于费用申请 的时候，利用此电脑系统提供自动审核申请金额的机制，对于某费用科目金额 超过费用审核政策所建档的金额上限时，将禁止使用者再进行之后的存档、立 帐程序，能自动管制费用的支出，并避免人为的输入错误或是舞弊。此外，应 用本发明的电脑系统可以取代会计复核的动作，因为只要费用超过金额上限的 部份，已经由系统审核排除了，加上主管审核通过，会计便不须再花时间作金 额复核的工作。

今依据本发明的一较佳实施例提出一种费用申请的审核方法，其在一设定 有费用审核办法的电脑系统中施行且至少包含下列步骤：

如图4所示，首先，费用申请单位提出费用申请并附上费用申请单据(步 骤402)；然后，费用申请单位的部门主管对此费用申请进行审核(步骤404)； 若主管审核通过，则将此费用申请资料输入电脑系统中(步骤406)，否则将 费用申请单据退回费用申请单位(步骤408)，并等待其重新提出费用申请； 接着在费用申请资料输入电脑系统后，电脑系统将对此费用申请资料进行审核 (步骤410)；最后，若电脑系统审核通过，则于此电脑系统中将此费用申请 资料存档并立帐(步骤412)，否则将费用申请单据退回费用申请单位(步骤 408)，并等待其重新提出费用申请。

其中上述步骤(404)不一定要实施，亦即费用申请可单独由电脑系统进 行审核而不一定要经过人工审核。

综此，本发明的特点、所解决的问题及其优于先前技术的地方，今叙述如 下：

(1)本发明提供电脑系统审核费用的机制，除了能自动管制费用的支 出，排除超过金额上限的资料，避免人为的输入错误或是舞弊外，还可以由电 脑系统审核，取代会计人工复核的作业，减少会计的工作量。

(2)本发明提供的费用审核政策，除能设定管制标准是依个人或部门 管制，以及金额上限为每月或是每年的限额以外，并提供同一费用科目，不同 对象别的管制标准。对象别的管制具弹性，可让使用者依实际需求，依部门、 职称、职等、职位、员工等方式设定及组合。并能设定在审核的对象适用于一 种以上的金额时，设定金额上限以较大金额或是较小金额为主认定。

以上所述实施例仅系为说明本发明的技术思想及特点，其目的在使熟习此 项技艺的人士能够了解本发明的内容并据以实施，当不能以其限定本发明的专 利范围，即大凡依本发明所揭示的精神所作的均等变化或修饰，仍应涵盖在本 发明的权利要求范围内。