(19)中华人民共和国国家知识产权局
(12)发明专利申请
(10)申请公布号 (43)申请公布日 (21)申请号 201810226005.4
(22)申请日 2018.03.19
地址 230000 安徽省合肥市高新区黄山路
599号时代数码港1309室
(72)发明人 姜心泓 姜志 孟迎龙
(74)专利代理机构 上海精晟知识产权代理有限
公司 31253
代理人 冯子玲
(51)Int.Cl.
G06F 17/30(2006.01)
G06F 21/34(2013.01)
G06K 17/00(2006.01)
(54)发明名称
一种档案数字化管理系统
(57)摘要
本发明公开了一种档案数字化管理系统，涉
及档案管理领域。本发明包括档案分级共享单
共享单元对访问人员权限分配、身份认证和档案
扫描；档案管理应用单元用于对档案的分级控制
和加密并储存至数据库单元。本发明通过案成文
入档阶段，根据档案的基本属性生成二维条形码
水印，保存至数据库中，当档案被查询到需要打
印时，系统会将档案和水印同时打印，保障了档
案的唯一性、合法性和真实性，并对访问者身份
理，
有效的调高了档案的保密性。权利要求书1页 说明书4页 附图1页CN 108491495 A 2018.09.04
C N 108491495
A
1.一种档案数字化管理系统，包括档案分级共享单元、档案管理应用单元和数据库单元，其特征在于：
所述档案管理应用单元分别与档案分级共享单元和数据库单元联接；
所述档案分级共享单元包括权限管理模块、身份认证模块、档案扫描模块和档案审核模块；其中，所述权限管理模块用于对不同注册用户进行权限分配；所述身份认证模块用于登录用户进行身份认证；所述档案扫描模块用于对纸质档案批量扫描并将识别完成文件上传至服务器；所述档案审核模块用于对上传至服务器文件进行审核； 所述档案管理应用单元包括档案搜索模块、分级控制模块、档案加密模块和档案存储模块；其中，所述档案搜索模块用于用户输入关键字检索对应档案；所述分级控制模块用于对审核通过的档案进行结构分析建立索引文件；所述档案加密模块用于将文件入档前根据基本属性生成二维条形码保存；所述档案存储模块用于将入档后文件和生成二维条形码上传至数据库单元中；
所述数据库单元包括档案信息数据库；所述档案信息数据库用于存储入档后文件和生成二维条形码。
2.根据权利要求1所述的一种档案数字化管理系统，其特征在于，所述身份认证模块采用USBkey方式，系统给注册用户唯一USB认证设备。
3.根据权利要求1所述的一种档案数字化管理系统，其特征在于，所述分级控制模块对档案进行分级处理，分级处理条件按照发文单位、发文时间、文件类型进行分级，系统根据不同类别创建索引。
4.根据权利要求1所述的一种档案数字化管理系统，其特征在于，所述档案加密模块根据档案基本属性生成二维条形码，其中，基本属性包括档案成文日期、密级、关键字、标题、总字数、印刷份数、发文单位、收文单位和档案性质。
5.根据权利要求1所述的一种档案数字化管理系统，其特征在于，所述档案扫描模块为平板扫描仪。
6.根据权利要求1所述的一种档案数字化管理系统，其特征在于，所述权限管理模块将访问者分为四种访问权限；所述四种访问权限分别为目录访问、摘要访问、在线访问和完全访问。
7.根据权利要求1所述的一种档案数字化管理系统，其特征在于，实现档案数字化具体步骤如下：
S001 身份识别系统通过USB认证设备对登录用户进行身份识别；
S002 历史档案归档对历史纸质档案进行扫描；
S003 录入待扫描档案对待扫描的档案进行录入；
S004 档案扫描利用平板扫描仪对录入完成的档案进行扫描；
S005 文件上传将扫描结果上传至服务器；
S006 文件审核审核人员判断扫描文件是否完整清晰；
若是，则执行步骤S007；
若否，则执行步骤S004；
S007 加密归档对审核通过的文件进行二维码加密；
S008 档案存储将加密完成的文件上传至档案信息数据库。
权 利 要 求 书1/1页CN 108491495 A
一种档案数字化管理系统
技术领域
[0001]本发明属于档案管理领域，特别是涉及一种档案数字化管理系统。
背景技术
[0002]档案是个人、组织、机关在社会活动中形成具有保存意义的音像、文字、图表以及其他各种形式
的历史记录。随着现代信息技术的发展，当前计算机计算、人工智能技术、存储技术以及网络技术都为文化档案的数字化管理提供了技术保障。数字化管理相对于传统的纸质档案管理具有成本低、检索方便、保存年限长、保密性高等特点。能够有效的提高文化档案管理的效率及作用。
[0003]档案的数字化是指利用计算机技术、OCR技术、多媒体技术数字摄影技术、数据库技术等一系列高科技将档案资源转变为档案信息的数字化，并一网络化和数字化的方式进行联接、存储。微缩、底片压缩是目前许多档案馆所采取保存档案信息的存储载体。这样的形态只使用于传统的管理和传播方式。
[0004]随着信息技术的快速发展，如今政府、企业的管理工作对信息资源、信息技术和信息产业越来越依赖，计算机也成为了政府存储信息的重要手段。
发明内容
[0005]本发明的目的在于提供一种档案数字化管理系统，通过档案成文入档阶段，根据档案的基本属性生成二维条形码水印，保存至数据库中，当档案被查询到需要打印时，系统会将档案和水印同时打印，并通过对访问者身份的不同，对档案管理系统的访问权限进行分级管理，解决了档案管理系统成本高、安全性低的问题。
[0006]为解决上述技术问题，本发明是通过以下技术方案实现的：
[0007]本发明为一种档案数字化管理系统，包括档案分级共享单元、档案管理应用单元和数据库，所述档案管理应用单元分别与档案分级共享单元和数据库单元联接；所述档案分级共享单元包括权限管理模块、身份认证模块、档案扫描模块和档案审核模块；其中，所述权限管理模块用于对不同注册用户进行权限分配；所述身份认证模块用于登录用户进行身份认证；所述档案扫描模块用于对纸质档案批量扫描并将识别完成文件上传至服务器；所述档案审核模块用于对上传至服务器文件进行审核；所述档案管理应用单元包括档案搜索模块、分级控制模块、档案加密模块和档案存储模块；其中，所述档案搜索模块用于用户输入关键字检索对应档案；所述分级控制模块用于对审核通过的档案进行结构分析建立索引文件；所述档案加密模块用于将文件入档前根据基本属性生成二维条形码保存；所述档案存储模块用于将入档后文件和生成二维条形码上传至数据库单元中；所述数据库单元包括档案信息数据库；所述档案信息数据库用于存储入档后文件和生成二维条形码。[0008]优选地，所述身份认证模块采用USBkey方式，系统给注册用户唯一USB认证设备。[0009]优选地，所述分级控制模块对档案进行分级处理，分级处理条件按照发文单位、发文时间、文件类型进行分级，系统根据不同类别创建索引。
[0010]优选地，所述档案加密模块根据档案基本属性生成二维条形码，其中，基本属性包括档案成文日期、密级、关键字、标题、总字数、印刷份数、发文单位、收文单位和档案性质。[0011]优选地，所述档案扫描模块为平板扫描仪。
[0012]优选地，所述权限管理模块将访问者分为四种访问权限；所述四种访问权限分别为目录访问、摘
要访问、在线访问和完全访问。
[0013]优选地，实现档案数字化具体步骤如下：
[0014]S001 身份识别系统通过USB认证设备对登录用户进行身份识别；
[0015]S002 历史档案归档对历史纸质档案进行扫描；
[0016]S003 录入待扫描档案对待扫描的档案进行录入；
[0017]S004 档案扫描利用平板扫描仪对录入完成的档案进行扫描；
[0018]S005 文件上传将扫描结果上传至服务器；
[0019]S006 文件审核审核人员判断扫描文件是否完整清晰；
[0020]若是，则执行步骤S007；
[0021]若否，则执行步骤S004；
[0022]S007 加密归档对审核通过的文件进行二维码加密；
[0023]S008 档案存储将加密完成的文件上传至档案信息数据库。
[0024]本发明具有以下有益效果：
[0025](1)本发明通过档案成文入档阶段，根据档案的基本属性生成二维条形码水印，保存至数据库中，当档案被查询到需要打印时，系统会将档案和水印同时打印，保障了档案的唯一性、合法性和真实性。
[0026](2)本发明通过对档案进行分级处理，系统根据不同类别创建索引，利用关键词和全文搜索引擎结合的方式，降低了管理成本，提高了检索方便性。
[0027](3)本发明通过对访问者身份的不同，对档案管理系统的访问权限进行分级管理，有效的调高了档案的保密性。
[0028]当然，实施本发明的任一产品并不一定需要同时达到以上所述的所有优点。
附图说明
[0029]为了更清楚地说明本发明实施例的技术方案，下面将对实施例描述所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
[0030]图1为本发明档案数字化管理系统结构示意图；
[0031]图2为本发明档案数字化步骤图。
具体实施方式
[0032]下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其它实施例，都属于本发明保护的范围。
[0033]请参阅图1所示，本发明为一种档案数字化管理系统，包括档案分级共享单元、档案管理应用单元和数据库，档案管理应用单元分别与档案分级共享单元和数据库单元联接，档案管理应用单元和档案分级共享单元之间采用基于SOAP和XML数据交互格式；档案分级共享单元包括权限管理模块、身份认证模块、档案扫描模块和档案审核模块；其中，权限管理模块用于对不同注册用户进行权限分配；身份认证模块用于登录用户进行身份认证；档案扫描模块用于对纸质档案批量扫描并将识别完成文件上传至服务器；档案审核模块用于对上传至服务器文件进行审核；档案管理应用单元包括档案搜索模块、分级控制模块、档案加密模块和档案存储模块；其中，档案搜索模块用于用户输入关键字检索对应档案；分级控制模块用于对审核通过的档案进行结构分析建立索引文件；档案加密模块用于将文件入档前根据基本属性生成二维条形码保存；档案存储模块用于将入档后文件和生成二维条形码上传至数据库单元中；数
据库单元包括档案信息数据库；档案信息数据库用于存储入档后文件和生成二维条形码。
[0034]其中，身份认证模块采用USBkey方式，系统给注册用户唯一USB认证设备，即IKEY；每个用户和每个IKEY只存在一对一关系，即不可能存在一个用户拥有多个IKEY，或者一个IKEY关联多个用户的情况。
[0035]其中，分级控制模块对档案进行分级处理，分级处理条件按照发文单位、发文时间、文件类型进行分级，系统根据不同类别创建索引；档案可以是doc文件、txt文件、可编辑文件、OA系统中过程文档等。
[0036]其中，档案加密模块根据档案基本属性生成二维条形码，其中，基本属性包括档案成文日期、密级、关键字、标题、总字数、印刷份数、发文单位、收文单位和档案性质，当该档案被查询到需要打印时，系统将水印和档案同时打印，保障档案的唯一性、合法性和真实性。
[0037]其中，档案扫描模块为平板扫描仪，系统支撑平板扫描仪和高速扫描在一台机器上同时使用，还做到能够共享一台平板扫描仪进行网络扫描的功能。
[0038]其中，权限管理模块将访问者分为四种访问权限；四种访问权限分别为目录访问、摘要访问、在线访问和完全访问；目录访问，即访问者在搜索引擎中输入条件后，系统给出目标档案卷宗的目录，该
档案在目录中的详细位置，如需要正文的内容，系统会提示获取的路径；摘要访问，即访问者在搜索引擎中输入条件后，系统给出目标档案中相关信息摘要，该档案在目录中的详细位置，如果需要正文内容，系统会提示获取途径；在线访问，即访问者在搜索引擎中输入条件后，系统给出目标档案中相关信息正文，该正文通过二维条形码叠加，但只能在线浏览而无法下载或打印，如果需要，可以向管理员提交授权申请；完全访问，即访问者在搜索引擎中输入条件后，可以完整获取档案内容、下载和打印。
[0039]请参阅图2所示，实现档案数字化具体步骤如下：
[0040]S001 身份识别系统通过USB认证设备对登录用户进行身份识别，并根据身份分配相应的权限；
[0041]S002 历史档案归档对历史纸质档案进行扫描，对已经进入档案库多年的历史档案，需要进行扫描归档；
[0042]S003 录入待扫描档案对待扫描的档案进行录入；
[0043]S004 档案扫描利用平板扫描仪对录入完成的档案进行扫描；
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