计算机技术给我们带来方便的同时也给我们带来了风险，现在几乎所有档案部门都使用了计算机进行办公，计算机办公大大地提高了工作效率，但是计算机系统也会因为一些外在因素失去安全上的保护，这就极大地威胁着我们的数据资源。我们经常会遇到以下情况： 1.操作失误。
计算机毕竟是一种机器，工作人员在操作计算机的时候难免会有失手的情况。相关数据显示，绝大多数的数据丢失都是人为操作失误的原因造成的。
2.机器故障。
计算机出现局部故障也是常有的事，通常表现为计算机的硬件方面，很多数据资源都储存在硬盘当中，一旦硬盘损坏就不易恢复。
3.病毒。
随着因特网的广泛普及，计算机病毒也不断蔓延，由于病毒具有隐蔽性、破坏性、传染性等特点，它很难消除，极易造成整个计算机系统的瘫痪。
4.不可抗力。
不可抗力既有自然原因酿成的，也有人为的、社会因素引起的。比如地震、洪水、火灾、战争等等，这些都是具有不确定性的。
无论是传统的纸质档案，还是光盘、磁带、照片等记载影像资料的档案，又或者是电子档案，都面临着不同程度的损毁风险。在我们的日常工作中，相信很多人都遇到过上述问题，它带来的数据丢失后果是相当严重的。因此，数据备份对任何部门来说都是具有重要意义的，是十分迫切和必需的。 二、常用档案数据备份技术1.硬件备份。
硬件备份主要是包括磁带以及光盘，每个备份硬件都是有着各自的优点和缺点，主要表现在硬盘的存储容量比较大同时存储的成本相对较高。光盘的成本比较低，但是光盘的存储量比较小，自身又受到访问时间的限制，可靠性比较低。磁带在备份中的应用是比较广泛的，主要表现在磁带的表现时间比较长、自身的使用成
本是比较低、并且磁带可以长时间的进行
自我管理，能够有效的保证数据备份的可靠性。一般情况来说，对档案数据进行硬件备份中大多数是选择磁带进行备份。
2.备份软件。
磁带备份我们所说的备份软件主要是指数据备份的应用程序。由于数据备份软件有计划功能，所以可以为整个网络制定备份计划和方案，将需要备份的数据按备份方案存储到设备中。选择备份软件要坚持操作简便、灵活适用的原则，必须能够提供比较完善的数据恢复方案，能够将备份硬件的优点充分发挥出来，缩短数据备份和数据恢复的时间，还必须能够全方位支持数据的保护、恢复和防毒应用。对于档案部门的工作人员而言，一款好的备份软件一定要具有很高的性能，甚至能把损坏的数据复活。
三、常用档案数据备份方法
档案的数据备份工作操作简单，但是也不容小觑。在数据内容备份方面，应该从全面的角度对档案工作进行系统化管理。对于数据备份选择的策略和选择的方法也是要根据数据备份中数据的大小和数据库中的数据修复进行管理和制定。负责数据备份的工作人员要根据不同的情况采取不同的备份方案：
1.完全备份与差分备份相结合。
按照电子档案备份策略可分为完全备份、增量备份和差分备份。完全备份即每次都将整个电子档案系统进行全部备份，当恢复时可一次性快速恢复，但会占较大硬盘存储空间、备份时间长。增量备份是每次只备份针对上一次备份的电子档案新增的或是修改过的新数据，节省存储空间和时间，但其恢复较复杂，且恢复效率很低。差分备份是在上次完全备份的基础上，针对现在增加的新的数据或修改数据才进行备份，节省备份存储空间和时间。在实际电子档案数据备份中，采用完全备份与差分备份结合方式，备份和恢复数据有较高效率。
2.本地备份和异地备份相结合。本地备份和异地备份相结合，可有效地抵御病毒攻击、人为或自然灾害的破坏，在本地和异地同时对原电子档案备
份。进行本地备份时，应将电子档案从档案服务器中备份到磁盘阵列，再将磁盘阵列中的备份拷贝到磁带中进行永久保存。进行异地备份时，电子档案服务器利用网络路由通过专用网络与在异地的电子档案备份服务器进行连接，发送电子档案数据。异地的远程备份监控端可控制异地备份并查看备份情况。为实现效率和成本的平衡，异地的电子档案备份服务器先将电子档案备份到磁盘阵列中，再永久存储到磁带或光盘中。
3.离线备份和在线备份相结合。
离线备份即"冷备份"，在进行备份时，电子档案服务器将停止用户使用，可避免由于用户操作进行更
新修改电子档案而造成数据不一致问题。在线备份即"热备份"，在进行电子档案备份时不停止用户对电子档案的操作，可实时对电子档案进行备份，但增加了电子档案备份的技术复杂性，并会占用相当一部分的系统内存和网络资源，需要先进的硬件和网络支持。但迫于工作需要，有时不得不进行在线备份，尤其是类似银行等金融机构，更要采取离线备份和在线备份相结合的方式。
4.多种载体和软件相结合。
电子档案备份存储介质通常有磁盘阵列、光盘库和磁带库。磁盘阵列具有高可靠性和安全性，能实现实时电子档案备份，价格相对较高，用其保存海量的电子档案会使备份成本很高。光盘库利用光盘驱动软件通过光盘刻录机将电子档案备份数据刻录到光盘上。光盘的容量一般很小，不宜经常用来读写，因刻录机稳定性不高。可在光盘上用来存放不经常访问和修改增加的电子档案备份。磁带库速度慢，不具修改性，但价格低廉，适合不经常查看的海量电子档案定期或永久备份。在软件选择上，根据档案备份的实际需求，可选择Veritas Backup Exec 和Veritas Storage Replicator （VSR ）。
结束语：对于档案管理工作来说，档案备份已经成为当前最为重要的核心工作之一，它既能够形成多份原始资料，存放于不同位置，方便更多主体调取和使用，又能够在某一份档案出现损毁情况下，保留档案的信息，方便档案的修复和再造。所以档案备份工作应当受到人们的重视。在未来，档案管理人员一定要熟悉档案备份的各种方法和策略，切实做好档案管理工作，最大限度地保证档案的完整性。
管理科学
（作者单位：湛江财贸中等专业学校
）
常用档案数据备份技术和方法
陈蔚斐
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