5．2．1 批次管理的意义
在企业日常业务活动中，管理者经常需要获取以下信息：
某种存货本期进过几次货，收发存情况如何？
某供应商今年供过几次货，货物销售情况如何？
以上问题可以通过系统提供的“批次管理”功能得到有效解决。通过为存货定义批号，可以实现对存货的收发存情况进行跟踪管理。设置存货的批次管理后，可统计某一批次所有存货的收发存情况或某一存货所有批次的收发存情况，可以实现对供应商供货质量的跟踪管理。 批次管理涉及供应链管理系统中的库存管理、销售管理两个模块。
如果与GSP模块联用，则采购到货单中必须录入批次，否则无法生成“药品入库质量验收单”
5．2．2 批次管理相关设置
1．库存管理相关选项设置
⑴设置“批次管理”选项
是否有“批次管理”业务只能在库存管理模块中进行设置，如果未启用库存管理，不能使用批次管理功能。
操作步骤：
1在库存管理系统中，单击“初始设置”|“选项”，打开“库存选项设置”对话框。
2
3单击“通用设置”页签，在业务设置下选中“有无批次管理”复选框，确定，如图5-1所示。
4
提示：
●该选项一旦设置，发生批次管理相关业务后，不能随意更改。
●
●使用总账工具向新建账套中导入存货档案时，如果新账套的库存管理选项中没有选“有无批次管理”复选框，则存货档案导入进来后，批次管理属性自动取消。
●
⑵设置“自动指定批号（CTRL+B）”选项
指定批次管理后，在录入相关出库单据时，批号必须输入。为方便操作和管理，系统提供“自动指定批号”功能，用于定义系统分配批号的规则。系统提供两种自动分配批号的方法供用户选择。
近效期先出：如果批次管理的存货同时设置了保质期管理，那么越接近保质期的存货应该越先出货，以有效降低损失，称为近效期先出。选择该选项后，系统按照失效日期顺序从小到大进行分配。
批号先进先出：按批号
顺序从小到大进行分配。
在库存管理系统“初始设置”|“选项”|“通用设置”中进行自动指定批号设置，如图5-1所示。
提示：
●近效期先出适用于对保质期管理较严格的存货，如食品、医药等。
●
水控系统●非保质期管理的存货，按批号先进先出进行分配。
●
●该选项可随时更改。
●
图5-1 库存选项设置
示例5。1：自动指定批号业务处理规则示例。
假设书法教学系统某存货有三个批次的结存，各批次结存如下：
批号 | 保质期 | 生产日期 | 失效日期 | 结存数量 |
9905 | 365天 | 2002.04.10 | 2003.04.10 | 100 |
9906 | 365天 | 2002.04.02 | 2003.04.02 | 20 |
9907 | 365天 | 2002.06.08 | 2003.06.08 | 50 |
| | | | |
如果本次出库数量为150，并采用“自动指定批号”选择出库批次。
如果选择“批号先进先出”，则本次出库情况如下表，可以看出存货按批号排序。
批号 | 保质期 | 生产日期 | 失效日期 | 出库数量 | 结存数量 |
9905 | 365天 | 2002.04.10 | 2003.04.10 | 100 | 0 |
9906 | 365天 | 2002.04.02 | 2003.04.02 | 20 | 0 |
9907 | 365天 | 2002.06.08 | 2003.06.08 | 30 | 20 |
| | | | 出货管理系统 | |
如果选择“近效期先出”，则本次出库情况如下表，可以看出存货按失效日期排序。
批号 | 保质期 | 生产日期 | 失效日期 | 出库数量 | 结存数量 |
9906 | 365天 | 2002.04.02 | 2003.04.02 | 20 自动车位锁 | 0 |
9905 | 365天 | 2002.04.10 | 2003.04.10 | 车载厨房100 | 0 |
9907 | 365天 | 2002.06.08 | 2003.06.08 | 30 | 20 |
| | | | | |
⑶设置“批次存货可用量控制”选项
对于批次管理的存货，可设置“是否允许超可用量出库”。这里所指的可用量=现存量-冻结量+预计入库量-预计出库量。选择否，则不能批次零出库；选择是，则可以批次零出库。
在库存管理系统“初始设置”|“选项”|“可用量控制”中选择“批次存货可用量控制”选项。并对“预计入库量”和“预计出库量”所包含的数据范围做出界定。
2．销售管理相关选项设置
⑴设置“销售是否必填批号”选项
该选项在销售管理系统“设置”|“销售选项”|“业务控制”中设置，如图5-2所示。用于确定批次管理的存货，在销售管理中开具发货单、委托代销发货单、销售发票、零售日报、销售调拨单时，是否必须输入批号。
提示：
●如果在销售管理系统“设置”|“销售选项”中未选择“销售是否必填批号”，则批号在销售管理中可以指定可以不指定。销售管理指定后，库存管理不能修改。未指定的可以由库存管理指定。建议由仓库管理部门指定，以避免由于发生错误而不能及时出入库。
●
●
图5-2 销售选项设置
⑵设置“自动指定批号”选项
在销售管理系统“销售选项”|“其他控制”中进行“自动指定批号”设置，确定批次管理的存货发货时，参照批号时的排列规则。系统提供“近效期先出”、“批号顺序发货”两个选项，其含义同库存管理对应选项设置。
提示：
●销售及库存模块皆有关于自动指定批号规则的设置，两个设置分别在各自的模块中起作用。
●
●只有对于保质期管理的存货，选择“近效期先出”才有意义。
●
⑶设置“是否允许批次存货超可用量发货”选项
在销售管理系统“设置”|“销售选项”|“可用量控制”|“是否允许批次存货超可用量发货”，该选项与库存管理分别设置，用于确定批次管理的存货是否可以零出库。
3．批次管理相关档案设置
在库存管理中即使设置了“有无批次管理”，也不能直接对出入库业务产生作用，还需要在存货档案定义中将存货设置为批次管理。
存货档案定义既可以在“企业门户”|“基础信息”|“基础档案”中设置，也可以在各个模块的初始设置中进行设置。进入存货档案后，单击“控制”页签，选中“是否批次管理”选项。
提示：
●批次管理的存货使用后可以改为非批次管理存货；非批次管理存货使用后不得改为批次管理存货。
●
一点通：
存货档案设置批次管理的前提：
只有使用库存管理而且在库存管理中设置批次管理时，才能在存货档案中设置每一存货是否批次管理，否则在存货档案中该选项置灰，不可用。
存货档案设置批次管理对后续业务的影响：
若存货为批次管理，录入入库单据时，系统要求输入批号；录入出库单据时，系统要求选择出库的批号。
提示：红字入库单据和红字出库单据只能手工录入批号，不能选批号。
4．批次管理相关单据设置
设置了批次管理的存货后，还应在相应的单据中增加“批号”栏目，以便在录入出入库时在单据中录入批号。
需要在表体中增加“批号”的单据有：采购到货单、采购入库单、产成品入库单、其他入库单；材料出库单、其他出库单、销售出库单；销售发货单（退货单）、销售发票（专用、
普通）、委托代销发货单（退货单）、销售调拨单、零售日报。
提示：
●期初数据中的存货如果有批次管理,则需要在“单据设计”中修改“库存期初”的单据格式，添加“批号”表体栏目，并设置其为必输项。
●
网页电视
●如果与GSP系统联用，采购到货单中必项录入批次，否则无法完成正常的药品入库质量验收单。
●
5．2．3 批次管理业务应用
1．批次管理的存货入库
2．
批次管理的存货，批号必须录入。
批次管理的存货，如果没有设置“出库跟踪入库”，则同批号多次入库记录合并为一条记录，参照批号时，同批号只显示一条记录。
●
●
3．批次管理的存货出库
4．
出库时，可以录入或参照选择，如果选择了“自动指定批号”，还可以由系统自动确定批号。
⑴输入批号
如果用户输入了某一批号，再进行批次参照时，参照窗中只列出用户所输批号的存量记录进行参照。
⑵参照选择批号
参照窗中显示存货的各批次。如果未选择“是否允许批次存货超可用量发货”，则出库时批次参照只显示结存大于0的记录，否则出库参照可以在“显示结存＞0”、“显示结存=0”和“显示结存＜0” 三个选项中组合选择，默认为“显示结存＞0”。
在参照窗中用户可手工选择多个批次，每选择一个批次，系统自动分配该批次的本次出库数，可修改；参照退出时，将存货按照批次拆分为若干行。
在参照窗中，也可以按【自动】按钮，则系统自动按照用户设置的“自动指定批号规则”自动分配批号，并将分配的结果显示在参照窗中，选中批次的打上选择标志，并显示各批次的本次出库数，用户可修改。
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