为了更好的服务公司相关部门、在保证公司部门正常工作的前提下，本着节约的原则对硬件设备及耗材的采购、维修及领用制定相关规定如下： 一、库房流转程序
技术部库房包括：1）耗材库(包含维修用零部件)；2降冰片烯二酸酐）备用设备库；平板电脑支撑架3）设备待修库；4）设备修回库；5）临时报废库；电解提银6）报废库。
以上库房的流转过程如下：
一、采购
信息系统相关设备、维修零配件以及日常消耗材料由技术部统一负责，具体工作由技术部库房管理人员执行。
依据河北慧景信息系统采购管理与建设办法，对于信息设备及用品的采购具体流程如下：
1、常规耗材与备件采购
对于常规耗材与备件采购，库房管理人员应每月根据盘点情况执行一次采购，以保障库存足够使用。具体工作流程如下：
1）库房管理员根据耗材盘点结果以及物品领用情况制定采购计划、填写采购申请单。
2）技术部部门经理审阅采购申请单，并签字批准，审批过程中发现需要修改的可直接在申请单上做出修改意见或退回重做。
3）库房管理员按确认的采购申请单经由公司的相关协议采购商进行询价式采购。
2、部门零星采购
对于个别部门因工作继续使用但库房确实没有相关库存的，需要进行临时采购。具体流程如下：
1）临时采购需求部门部门经理填写采购申请单并签字后报技术部初审。
2）技术部根据采购项目的金额，进行必要的审批手续，其中1000元以下的，可由技术部部门经理批准；1000元以上的全部需要主管总经理批准。
3）库房管理员按确认的采购申请单经由公司的相关协议采购商进行询价式采购。
3、专项采购
专项采购指因上级要求或公司工作需要的进行的专门采购。具体流程如下：
1）技术部库房管理人员填写采购申请单。
2）技术部部门经理审批签字并签字确认。
3）信息化主管总经理审批并签字确认
4）库房管理人员按确认的采购申请单经由公司的相关协议采购商进行询价式采购，协议采购商没有相关设备可供采购的，通过社会化询价采购方式进行。
3、信息化建设采购
根据信息化建设有关管理办法，信息化建设以及专门项目所包含的设备采购不经过库房采购渠道进行，具体采购工作根据工程建设合同进行。
二、收货与入库
在供货单位送货后，技术部库房管理员负责货物的接收、检验、入库及付款准备等工作。具体流程如下：
1）根据采购申请单和送货单位于收货现场清点，包括价格、数量、物品是否一致；同时完成货物质量的初步检查；存在问题的拒收并请送货人退换。
2）与送货人协同完成收货相关的文档化手续。
3）对于无法现场清查质量的，继续进行质量检查，存在问题的联络送货人退换。
4）对于采购的备用设备，或者虽然是为某部门采购但目前尚不具备发放条件的，进入备用库存放；否则应直接发放至相关部门(参见发放过程)并更新其设备台帐。
5）对于采购的耗材，直接进入耗材库存放。
6）做好入库相关文档编制工作、做好后期结帐的相关准备性工作。
三、耗材库出库
对于耗材库存放的信息化消耗材料以及维修零部件，其出库手续如下：
1、耗材出库至总公司
对于总公司各部门使用的常规信息化耗材，具体流程是：
1）技术部维护员在接到相关部门申请后即刻填写《河北慧景信息化系统工作单一》
2）库房管理员完成相应的出库手续
3）信息维护员做好相关准备性工作后迅速至相关部门完成耗材的替换或安装，确认安装完毕后由所在部门工作人员与维护员在工作单一上分别签字确认，贵重耗材应有部门负责人签字。
2、耗材出库至分公司
对于分公司各部门使用的常规信息化耗材，具体流程是：
1）技术部维护员在接到相关部门申请后，即刻填写《河北慧景信息化系统工作单一》，一式两份
2）库房管理员完成相应的出库手续
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3）相关分公司指派的人员在技术部与维护员完成耗材交接手续并在工作单一上分别签字，其中一联工作单随耗材一同发出。贵重耗材原则上不予多发且需由使用部门负责人确认，有必要由技术部提供现场安装的技术部维护员随往。
3、维修零部件出库
维修零部件仅供技术部维修员用于维修信息化设备，具体流程如下：
1）维修员在维修设备时根据需要填写《河北慧景信息化系统工作单一》。
2）技术部部门经理签字批准
3）库房管理员凭工作单一出库
4）维修员完成相应的维修任务。
四、备机库出库
备机库用于存放公司信息化系统的备用设备或定项采购后暂未发出的信息化设备，其出库规定如下：
1、暂存设备出库
1）对于已经具有出库条件的暂存设备，技术部维护员填写《河北慧景信息化系统工作单二》
2）技术部部门经理签字批准
3）库房管理员协助出库、维护员完成设备的投放与安装。
4）相关部门负责人在工作单二签字确认。
5）库房管理员根据回收的工作单二完成设备台帐调整等相关工作。
2、损坏设备待用出库
对于各部门使用的信息化设备，如果出现损坏且工作连续性要求必须提供备用设备的，其出库规定如下：
1）技术部维修员在接到部门报告并经现场检测发现设备确实存在无法现场修复的故障且需要提供备机的，回收原设备并填写设备维修申请单。
2）技术部部门经理签字同意发放备用设备。
3）库房管理员完成备用设备的出库、维护员完成代用设备的投放。
4）替换下的设备按照本流程中维修与报废有关程序执行。
5）完成工作过程中需要的相关文档化维护工作。
五、设备维修与报废
因损坏需要处理的信息化设备，关系到的库房有：待修库、修回库、临时报废库等，根据河北慧景设备管理相关办法，其具体规定如下：
1、待修库处理流程
1）进入待修库的设备，维修人员应首先尝试进行本地化的维修。
2）可以本地化修理并检测故障确实修复完成的，进入修回库暂存。
3）无法本地化修理的，根据该设备的维修档案、现故障情况等条件判断是否仍旧具有修理价值，有修理价值的联络协议的第三方修理公司进行修理，已无维修价值的，填写《设备报废申请单》，经领导批准后，进入临时报废库暂存。
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4）第三方修复完成的，进入修回库暂存，第三方确认已无维修价值的，进入临时报废库暂存。
5）做好相关的文档化辅助工作。
2、修回库处理流程：
1）对于修理完成的设备，库房管理员必须完成必要的文档化工作，如维修档案等，其中第三方完成的，还需完成交接、财务等记录与文档手续。
2）库房管理员对修回设备进行检测
3）检测通过的设备进入备机库待用。
3、临时报废库
对于需要报废的设备，首先存放于临时报废库，具体流程是：
1）库房管理员填写或审核报废申请单。
2）技术部部门经理签字确认
3）设备移入临时报废库等待正式报废
4）库房管理员做好相关文档的调整与补充工作。
4、正式报废库
对于存放于临时报废库的设备，具体流程是：
1）库房管理员每年末对存放于临时报废库的设备做统一清理。
2）根据清理结果与年内临时报废手续制定出报废设备清单。
3）技术部部门经理按清单进行物品审查，审查应包括物品本身以及相应的报废申请等文档。
4）请示公司信息化主管总经理批准
5）报公司财务科统一进行相关设备的报废工作，库房管理员在此过程中要配合财务科做好相关工作，如价值评判、实地检查等。
6）正式报废手续全部履行完成的设备统一存放于南库房，对于因存放空间不足的可在请示领导批准后进行必要的处理。
六、日常盘点
对于各库房存放物品，库房管理员应进行定期的盘点，并根据盘点情况进行相应的处理。具体规定如下：
1）库房管理员须定期进行全面盘点，发现问题及时查原因。其中耗材库与备机库每月盘点一次，其他库每季度盘点一次。
2）对于盘点发现问题的，库房管理员应及时汇报技术部部门经理处理，问题极其严重的应报告公司信息化主管领导。
3）库房管理员应根据每月耗材的盘点情况制定下月的常规采购计划。
4）库房管理员应根据备机库的盘点情况及时将重要设备缺货情况报告技术部部门经理。
5）技术部部门经理根据库房管理员报告的重要设备缺货情况决定是否启用相关采购过程。
七、结算
根据公司信息化采购办法，库房定期（每季度）与供货人进行结算，具体流程如下：
1）库房管理员在结算日到来前，清理本期的相关采购文档，做出结算计划。
2）联络结算计划中的送货人，并与其进行对账。
3摇臂）对账无异议的，收取送货人发票并完成相关交接手续。
4）制作出结算清单，与发票及相关文档一同交技术部部门经理审查。
5）技术部部门经理将发票及相关文档报公司信息化主管总经理审核签字。
6）报总经理审核签字。
7）与财务科合作，做好支票领取与发票入账工作。
8）对供货人付款并完成相关交接手续。
八、报表
根据公司管理要求，技术部库房管理员需要对公司信息化工作的耗材使用情况、采购结算情况等制作定期报表，具体规定如下：
1）库房管理员每月制作耗材领用及其他需要的财务报表
2）技术部部门经理签字审批后报主管总经理、总经理批准
3）将批准的报表报送财务科、核算室等部门。
九、其他
技术部库房的其他工作请参阅公司信息化有关制度执行，无法参考的由公司技术部与信息化领导小组决策。
河北慧景
2014-01-04
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2014.1.4，第一版
2014.9.10，第二版
2015.1第三版
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