第一章档案的保管
档案是档案工作的具体物质对象，是人类社会宝贵的文化财富，离开了档案，整个档案工作就失去了存在的必要。保管好档案是开展档案工作的最起码、最基本的前提。
档案保管，是指根据档案的载体（制成材料）成分和状况所采取的存放和安全防护措施。《档案法》第十三条规定：“各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全；采取先进的技术，实现档案管理现代化。”第一，要求建立科学的档案管理制度，如档案管理制度、档案保密制度、档案价值鉴定制度等，逐步实现档案管理的规范化；第二，配备适宜档案安全保存的专门库房和装具，配备防盗、防火、防光、防有害生物等必要的设施，确保档案的安全与完整；第三，根据档案事业发展的需要和可能，配备适应档案现代化管理所需要的技术和设备，实现档案管理的现代化。 档案保管工作主要包括两方面：
一要有一定的保管档案的物质条件，这是档案保管必不可少的基础；
二要有完善的保管制度和方法，它包括档案的库房管理和档案在流动过程中的管理保护。（库房管理是
档案保管工作的一项主要任务，包括档案库房与装具的编号、档案排列、库房温湿度的控制与调节、库房“八防”等；档案在流动过程中的安全防护是指在档案管理和利用过程中对档案的
保护，以防止档案的丢失和损坏。如，严格档案借阅手续，防止档案在利用过程中被损坏等）
本章主要介绍档案保管的所应有的物质条件及保管制度与方法。
通过学习，了解档案保管的任务和要求，了解档案库房选址、设计、建筑、装修的基本要求和档案库房主要设备的合理选用，掌握档案保管制度的制定和档案保管方法。 第一节档案保管工作的条件
保管档案的基本物质条件是：档案库房、库房设备、档案装具、档案包装材料等。
一、档案库房
档案库房是保存档案的场所和基础设施，它直接影响档案的保管效果。
档案库房是不同于民用住宅、办公用房、普通物资仓库的建筑。是一种特殊性建筑，是保存档案的基地，由于档案的特殊价值，要求对档案进行长期甚至无限期的保存，这就必然对档案库房建筑提出一些较严格的要求。如防热、防水（防潮）、防光、防有害气体及灰尘等。
新建、改造、扩建档案馆库时，必须考虑到档案库房的重要性及长期、永久保存档案的使用要求，因此，设计时需按《档案馆建筑设计规范》（国家建设部和国家档案局2000年6月联合批准）及国家现行的有关强制性标
准的规定执行。
（一）档案库房建筑原则
档案库房建筑原则：适用、经济、美观（建筑档案库房应遵循适用、经济、美观的原则）
1、适用原则
适用是衡量档案库房建筑成败的关键，是档案库房建筑应遵循的最基本、最重要的原则。视力保护器
档案库房建筑的好坏直接影响到档案的保管条件，如果库房建筑基本能适应档案保管的要求，那么在库房管理上的措施就会相对简单，效果也较显著。
例如：
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密闭条件好的库房，库外温湿度对库内影响较小，利用空调机、去湿机降湿、降湿的效果就比较理想，开动空调机、去湿机的频率小、时间短，节省能源。香皂包装
密闭条件差的库房，库外空气不断影响库内，为调节库内温湿度，就需要经常开空调机、去湿机或延长开机时间，不但增加能源开支，而且降温降湿效果也不大理想。
液压压力机液压压力机所以，要达到长期或永久保存档案的目的，在设计建筑时应充分考虑库房的防潮（水）、防高温、防尘、防虫霉、防有害气体、防盗、防火和防震等要求。如加强库房屋顶、墙壁等外围护结构的保温性能，减少传热量，库房地面作防潮处理，减少地下潮气的影响，不开窗或少开窗，加强门窗的密封性，或把窗开在北面，或窗上采取遮阳措施等，减少太阳辐射和潮湿空气的传入等等措施。在实际工作中，有的单位档案库房不符合要求，
黑发液有的就是用一般的办公用房，出现这种情况，有两方面的原因，一是设计部门不了解档案库房的建筑要求，二是档案部门缺乏档案保护方面的知识，无法向设计部门提出档案库房建筑的基本要求，有的即使提出了一些要求，往往也不能坚持，因此，档案部门、档案工作者必须了解和掌握档案库房建筑要求的基本知识，使档案库房建筑符合要求。
2、经济原则
档案库房建筑在贯彻适用原则的同时，还要把投资与经济效益统一起来考虑，把有限的资金尽量用在档案保护的一些基本要求上，以取得最大的经济效果。档案库房建筑的要求要与国家的经济能力相适应，离开国家经济力量的可能，片面强调过高的要求，实际上也办不到。例如，根据我国目前的经济
状况，要求档案库房一律采用恒温恒湿设备，是不合适的，但可以在建造库房的时侯可以预留管道，以备将来有条件的时候使用。档案库房的建筑要求还应与保存的档案的重要程度相适应，分级管理。
但是，不能把经济原则简单地理解为少花钱，以至于不顾库房的适用性。如果一个档案库房建成后，根本不适用，给档案保管带来很多问题，尽管少花钱，也不能说它经济，应该把投资多少与达到的经济效益统一起来考虑，把有限的投资尽量用在档案保护的一些基本要求上。如：减少和缩小库房的窗户，既可有利于防潮、防热、防尘等要求，又可以降低造价。符合既适用又经济原则。
3、美观原则
档案馆库建筑既要考虑与周围建筑的协调一致，又要体现档案特。
在服从于适用、经济的前提下，尽量做到美观，富有特，成为当地的标志性建筑。
（二）档案库房的选址要求
1、为便于提供利用，库房不宜选在远离城市的地方，应考虑交通便利，便于众利用档案，增强档案馆（室）的社会服务功能。
2、根据防水、防潮的要求，库房不应选择在靠近江河、湖泊、地势低洼或地下水位高的地方，预防
水患和潮湿。如果地址选择不当，靠近江河湖泊，还可能出现地基下沉等情况，如果选在地下水位高的地方，地下水会通过库房地面影响库内，使库房潮湿。
3、为避免有害气体及灰尘对档案的影响，库房不宜选择在靠近工矿企业的工业区，更不应选在其下风处。因为有害气体主要来自燃料的燃烧和工业生产过程中的排所、排尘。特别是炼油、化工、冶金、采矿等企业，在生产过程中会排放出大量的污染物。因此，选址时应根据环境监测数据，证明该地区没有有害气体污染，还应向城市规划部门了解情况，以保证在周围一定的距离内，目前和远景规划中，都不会有产生气体及灰尘的工矿企业。
4、为确保档案的安全及库房防火的要求，库房应远离易燃易爆场所，库房建筑与其他建筑保持一定的距离，并要避免高压线从库区上空穿过。
（三）机关办公楼内选择档案库房注意事项
机关、企业、事业单位的档案库房一般设在办公楼内，在机关办公楼内选择档案库房应注意以下几点：
1、不宜设在办公楼的顶层、底层，以防潮湿或高温。
2、不宜设在阳光直射、温度高的房间。
3、不宜设在靠近盥洗室和锅炉房的地方。
4、库房必须专用，做到办公室、阅档室、库房三分开。
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