协同办公管理系统需求调研表
信息化系统调研表
一、协同办公系统需求：
1.
1.1 1.2 1.2.1
湿厕巾
基础信息
组织机构 职务职别 行政线
总经理――副总经理――总监――经理――主管――员工
1.2.2 审批线
员工――部门负责人――分管领导――总经理
1.3 人员及权限
索道安装
注：模块权限：Ａ――公告发起权
Ｂ――公文发起权 Ｃ――普通权限 Ｄ――全部权限
油门拉线
权限： Ａ――系统文档管理权（只能受权给一个用户） Ｂ――部门文档管理权 Ｃ――普通权限
协同办公管理系统需求调研表
2.
2.1
工作管理
办公情况
（１）办公事务：工作安排，审批工作，工作汇报，工作计划，工作督办 （２）如今方式：会议传达，当面安排，安排，听取汇报 2.2
分支机构管理现状
（１）现有分支机构： （２）分支机构预测： （３）管理现状：
由于没有管理平台，管理手段受限，申请等日常事务需要用邮件或进行，不利于管理的规范和管理行为的记录。 2.3
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工作流程调研
说明：调研目的了解贵部门的常务事务处理情况，规范整个学校的管理制度和业务流程，提供高工作效率。 2.3.1
流程结构描述 （蓝字体显示的内容为填写样例 红字体显示的内容为填写说明）
1、）
流程类型：新闻发布、收发文处理（日常事务的名称） 发起人：行政文员（日常事务的创建者或者发起人）
审批过程：员工提交部门领导审批，还需要分管领导审批可能需要分管校长审批，行政部指派专员操作。（具体的流程流转步骤）
填写表单：新闻发布申请单、发文记录单（日常事务处理所用的表单） 重要等级：高（流程处理的频率） 2、）
流程类型：办公用品请购\领用\保修\报废\入库、公章使用/借用申请、用车申请、机票预订、证照使用申请、（日常事务的名称）
发起人：所有人（日常事务的创建者或者发起人）
审批过程：员工提交部门领导审批，或需分管领导审批，行政部备案（具体的流程流转步骤） 填写表单：资产流转单，公章使用申请单，用车申请单（日常事务处理所用的表单） 重要等级：高（流程处理的频率） 2.3.2
流程流转结构图
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协同办公信息系统需求调研表
1, 样例—请示报告流程 样例—2.3.3请示, 请示,报告处理流程:
1 流程图示:
2,流程表单: (样例)
请示报告处理单呈报部门 收文 时间 年 月 日 收文 编号
呈报内容
拟办意见 领导批示 意见
承办部门 落实情况
3 流程节点说明: 表单名称: 说明(默认)-字段 呈报单位 收文时间 收文编号 呈报内容 拟办意见 领导批示意见 承办单位落实情况 字段形式及字段名 浏览按钮(部门) 浏览按钮(时间)
单行文本框 多行文本框 多行文本框 多行文本框 多行文本框 Fvarchar date1 desc1 textvalue1 textvalue2 textvalue
3 textvalue4 创建人必填 创建人必填 创建人必填
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2.4
管理情况及解决方式表格
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2.5 协同系统模版和格式
根据各业务部门报送的需要跨部门协作的流程表单，系统管理员预制进入系统模版，并对使用人员进行受权。
部分部门内部或个人使用的流程，个人可设定为个人模版或个人流程。
3.
3.1
公文管理
收文管理
（１） 收文登记表：现为ＷＯＲＤ表格，登记来文的简要信息。 （２） 公文处理单：现为公文传阅结果记录单，印刷品，人工填写。 （３） 流转：来文在各部门流转。
（４） 办理：公文的复印件交付给办理部门。 （５） 归档：公文原件一律由办公室统一管理。 3.2
OA公文管理之收文解决方案
（１） 由公文管理模块辅助解决接收公文流转。具体如下
（２） 总部文档管理员___负责收文，单位收文后，使用扫描仪将公文转换为电子版 （３） ____将电子版公文通过OA系统公文管理模块，以附件形式发送给 。 （４） ____接收公文后，依公文内容，酌情发送给各位老总或相关人员。
（５） ____接收后发送方式有两种，可以重新发起，也可在原公文流程上以知会形式传阅各部门。 （６） ____可将公文归档在固定文件夹，方便大家调阅。 （７） OA流转公文优点如下：
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a) 内容完好；流程可视；跟踪及时； b) 办理及时，归档后查阅方便 c) 节约办公费用 3.
3
发文管理
客房预定 （１） 发文申请表：
（２） 发文审批单：记录公文信息及审批信息。 （３） 归档：公文原件一律_______统一管理。 3.4
OA公文管理之发文解决方案
（１） 系统预制_______公司公文格式，包括红头文件和非红头文件
（２） 公文的发放分三类，行政公文，体系文件，技术作业文件；具体如下 （３） 行政公文，由________发放备案；
（４） 体系文件，由______通过OA发布，并负责归档到专用文件夹；
（５） 技术作业文件，各业务部门通过OA发送到分管领导审批，经______编号备案（归档到专用文件夹），
然后各业务部门发布。
流程如图：各业务部门（撰写）——分管领导（审批）——现代办（编号，归档）——各业务部门
各业务部门（发布）——相关部门（接收）
4.
4.1 4.1.1
会议管理
原会议通知和会议室管理 会议室资源情况
七栋共_____间会议室，分布在____ ___；
八栋共_____间会议室，分布在____ ___； 4.1.2
管理现状
管理部门：________
现状：通知+书面通知 管理表格：预约会议室 管理问题：
（１） 缺乏反馈机制：会议室申请部门使用后的满意度、意见和建议。 （２） 申请要求不明晰：申请要求有时用提出，缺乏记录。
（３） 缺乏监督规范：申请部门提出通知后不放心，会经常去看会场，相当于在要求时间之间检查会场布置
工作，造成工作上的被动。
（４） 会场布置时间太紧张：申请要求后马上就得处理，不利于整体工作安排。
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4.2 OA会议通知管理
改进方式：利用OA会议通知模块,各部门定期查阅OA会议通知，并进行签到管理。 4.2.1
OA会议管理主要管理步骤
（１） 按会议要求进行会议通知管理和会议设备占用状态管理。 （２） 会议通知按会议要求，在OA上发布会议通知 （３） 会议OA通知中，选择参会人员，设定会议时间
（４） 会议通知列入与会人个人日程和待办事项中，参会部门或参会人必须书写OA会议通知的回执。 （５） 会议结束，由指定会议记录人撰写会议纪要，并发表在OA栏目中。 （６） 会议后，所有参会人员可以随时调阅会议记录，与会人员名单。 二、知识管理
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信息化系统调研表
一、协同办公系统需求：
1.
1.1 1.2 1.2.1
基础信息
组织机构 职务职别 行政线
总经理――副总经理――总监――经理――主管――员工
1.2.2 审批线
员工――部门负责人――分管领导――总经理
1.3 人员及权限
注：模块权限：Ａ――公告发起权
Ｂ――公文发起权 Ｃ――普通权限 Ｄ――全部权限
大厦扇 权限： Ａ――系统文档管理权（只能受权给一个用户） Ｂ――部门文档管理权 Ｃ――普通权限
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