玻璃压延机雨人系统与XXX现行业务系统的对接实施操作流程简述 基础操作流程：主要阐述整体业务流程如何在本行业GSP监管需求及零售行业基础运营模式的框架中，结合新系统的实际业务操作而形成的适合于本企业的业务操作指南；（此手册建立在与XXX现代医药物流的业务合作模式下）
1、基础资料建档
1、供应商基础资料、商品基础资料；
执行部门（人）：业务中心-采购部
执行标准简述：供应商资料严格按营业执照、药品经营许可证、医疗器械经营许可证、食品经营许可证在系统对应字段填写；建档细节需求见附件《XXX基础资料建档标准手册》
执行流程简述：采购部与供应商洽谈--确立首营供应商、首营品种--收集必须批件--国药准字类品种批件信息下传XXX（非药品类直接在雨人系统‘基础资料-商品’模块直接新建）--XXX质管部建档并同步回传--在雨人系统‘首营品种审批’模块下刷新首营品种--维护完善品种信息并使用质量负责人工号审核； 特殊情况处理：切换系统半年内，旧库存品种在新系统中漏建的情况下，在旧系统资料完善的情况下可由信息部临时加急特殊处理加建；非旧系统库存品种一律由采购部确认是否总部需求采购品种，是否按标准商品引进流程处理，以避免厂家变相被动铺货。
执行部门（人）：行政质管中心
执行标准简述：门店信息严格按营业执照、药品经营许可证、医疗器械经营许可证、食品经营许可证在系统对应字段填写；建档细节需求见附件《XXX基础资料建档标准手册》
执行流程简述：新门店由总经办确立新店信息、新员工由公司招聘负责人提供新员工入职表交由行政部门XXX处，由XXX自行或安排相关人员按建档标准在雨人系统‘基础资料-新职员新增单’新增员工信息，在雨人系统‘分销设置-新开门店初始化’模块新增门店信息；
特殊情况处理：门店基础资料与人事基础资料属于无须审批流程，由行政部负责人自行建档或指定部门员工建档；新系统部门员工调动，工号随人事信息移动，不允许一人多工号，门店岗位与总部岗位互调除外，但该员工原工号先行停用。
2、采购入库流程
1、采购计划：前期无系统辅助工具，需业务中心商采部门自行计算‘库存可售天数’，制定采购计划，交由总经办指定审核人，签字确认；后期使用辅助补货工具，按门店分类制定库存上下限、季节品种集合、必备品种集合等维护工具自动计算应采品种及数量，由商采部门修改审核并形成采购计划；
执行部门（人）：采购部
系统实施模块或工具：前期无；后期‘采购计划’、‘品种集合维护’、‘智能补货’；
2、采购计划提交：请各供应商提供实际出库电子表单，国药准字类品种区分冷藏品种、含特品种、普通品种，分开制单出库；
执行部门（人）采购部
3、采购订单cwmp：国药准字类品种在雨人系统‘采购管理-采购订单’模块制作采购订单，点击审核后，该订单会自动下传XXX物流，并通知物流做好收货准备；非国药准字号类品种，注
意勾选‘采购订单’内‘不传WMS’标志，该单据不下传XXX物流，该单据将形成自管仓库验收单据；
执行部门（人）：采购部
特殊情况处理：因与XXX存在对接业务，在制作采购订单同时必须核对实际出库单国药准字、规格、品名是否与系统商品资料一致，不一致品种请立时提交信息部，由信息部与XXX质管部对接资料的新建与修改维护，在品种资料维护完毕后再使用系统做单；
同时汇总冷藏品种、含特品种明细，避免品种混合开单造成单据下传XXX删单，重新开单将造成实际厂家发货单与系统纪录不一致，后期核对账务困难；
4、采购验收：
非药品类商品实物到库后，仓库部门依次使用系统‘收货验收-采购收货单’、‘收货验收-采购验收’模块完成到库商品验收及收货入库流程；
国药准字类品种由XXX接到采购订单指令后，按实际到货完成验收流程制作XXX药易通系统‘采购入库单’同步下传；
执行部门（人）：
a-非药品类：XXX物流中心；
b-药品类：XXX物流（雨人系统无验收流程，直接由XXX系统采购入库单同步生成雨人系统采购入库单，自动审核，此数据不允许修改）
5、采购入库：药品类XXX完成收货入库后，在雨人系统‘采购入库单’模块，由采购部最后核对品种金额供应商价格等信息是否一致，核对无误后点击记账，完成采购入库流程。非药品库由自管物流中心完成验收后，在雨人系统‘采购入库单’模块直接记账。记账后即生成总部双库库存信息。
3、销售出库流程
因雨人系统单品销售开单模块易用性不佳，及雨人系统设计管理思路，将库存优化管理自动化（智能补货模块集合）。因此优先推荐使用由门店发起请货计划完成销售配送出库流程。
智能灯光控制系统1、库存信息下发：前期过渡期仍由总部下发仓库库存信息，库存信息提前区分冷藏品种、含特品种、普通药品品种、非药品品种。要求门店分开制作要货计划。
执行部门（人）：商品部
2、要货计划制作：各门店根据下发库存信息，使用‘日常业务-补货业务-补货计划单’制作补货计划单，审核提交。
执行部门（人）：各门店
3、要货计划审核：总部收到门店补货计划后，使用‘集团分销-总部业务-数据处理-分支机构订货计划处理’查询各门店要货计划，此处可根据实际情况修改门店要货数量，重点检查是否按要求冷藏、含特、非药品分开要货。确认无误点击调拔完成要货计划审核。
执行部门（人）：商品部
4、销售出库：要货计划审核调拔后，形成相应销售出库单，即通知仓库发货的指令及明细单据。使用雨人系统‘供应链-销售管理-批发配货-销售出库单’模块进行配送指令的下达。非
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药品库品种进入此模块先执行打印功能，自管物流中心根据打印单据进行捡货封装，完成后点击记账；国药准字类品种，选中直接点击提交，此单据将下传XXX物流，XXX物流将根据此单据进行捡货分装配送。
执行部门（人）：药品类品种：商品部；非药品类：自管物流中心；
特别提醒：自管物流中心注意药品类单据提交后，XXX未完成配送前，单据仍然在此列表中，注意不要选择错误，误点击记账。
4、门店销售流程
1、门店日常收银流程、补货流程、退货流程、调拔流程、直调入库流程、盘点流程、价格流程、日结月结流程已单独作操作手册集合下发并培训。
2、门店GSP流程：目前可用拆零流程、处方药销售调配纪录。
执行部门（人）：质管部监督检查门店每日处方药销售调配纪录是否完善。信息部配合营运部做好拆零及其它基础操作流程的带教培训工作。
3、目前计划中门店效率优化工具为：门店调价申请单、团购特价申请；通过完善这两个功能模块，以解决目前调价申请渠道混乱（、单发等）造成的信息传递不够准确及时，总部工作人员事务繁忙容易遗漏的不足。团购物价申请以解决部分特殊销售情况，与现有促销政策冲突的情形下协助促进门店完成单笔销售的请求。避免过去签字冲款不及时容易漏纪录造成日结信息不准，财务部门重复核查的效率浪费的不足。
执行部门（人）：营运部。其中门店普通调价、市调调价、厂家维价统一由XXX安排审核；门店团购特价申请由营运部各片区经理根据权限额度审核。
5、总部GSP维护管理
因目前大部分总部及门店GSP维护为人工制作纪录，拟计划用一个月时间信息部协助质管部汇总根据地方实际监管要求所需各类报表，目标实现部分乃至全部GSP纪录总部统一维护，集中打印出表，门店签字确认的目标。以提高GSP工作的效率问题，减轻总部及门店关于GSP监管的工作强度。
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6、营运日常管理、营销活动管理
1、因新系统刚上线，营运部门对门店管理（主要指销售、库存）各类报表仍不完善，需要根据实际使用情况提交报表修改需求，以满足日常数据分析所用，并明确分析数据如何对门店日常销售及库存管理的运用问题。
目前根据新系统上线以来实际运行情况，请营运部门重点关注以下模块：集团查询-门店销售及门店库存两大子版块。其中重点关注以下报表；
连锁天天销售汇总分析、门店天天销售汇总分析、连锁门店日销售环比分析、门店天天销售汇总（按营业员）、连锁销售汇总（分类分析）、连锁门店分类销售同比分析、门店滞销品横向同比比较分析、门店畅销品种横向比较分析、库存存销分析；
2、请营运部结合以上报表，完善门店经营数据指标考核精细化；完善分析数据与采购部定时交流数据；
3、促销政策及会员管理。信息部协助营销部对系统内置各类促销方案、会员政策进行全面了解，在日常促销活动设计、会员拓展活动时对可用营销方案的可执行性、效率做出正确判断，以实现营销活动的高效、低耗、精准化的目标。
7、财务核查管理
因新系统刚上线，加上目前直调模式与连锁配送模式同步运行的现状，财务管理功能模块仍未完全可用，部分功能模无数据，或是双模式数据混杂，区分复杂。因此仍需要时间，财务部门根据日常监查需求，结合目前进销存的基础业务流程，提出实施需求，信息部配合软件提供商，完善监查功能模块。
1、门店销售监查模块。目前报表基础满足需求，日结单功能正常可用，可有效减轻日常财务部门日结单汇总工作强度问题。
2、门店库存监查模块。双模式运行下直调模块过于多功能化，导致数据来源需要人工区分的单据过多，造成目前效率不足的现状。由于雨人系统并未设计单体店与连锁模式共用的模式，因此在全面转变为集中配送前，仍然会面临过去盘点数据差异过大的情形。实际情况仍然是账务系统与业务系统数据来源过多，无法实时同步的缺陷。
8、信息部系统管理
在完成全面切换后，信息部的工作重心将全面转移到如何根据系统实际应用模块对各部门
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日常业务开展的效率帮助上来。
1、重点协助采购部与XXX物流的采购入库对接问题。确保采购订单数据同步准时，资料准确，避免因资料不准确造成的分单问题。
计划完成时间：基本问题已解决，与XXX对接细节操作手册文档已制作。
2、重点协助质管部，根据雨人系统目前所能提供功能，简化各类GSP监管报表的日常整理工作。尽可能作到自动出表，总部集中打印，分配下发的目标。
计划完成时间：xxxx年xx月
3、重点协助营运部完善各类营运数据分析报表，根据公司实际使用现况，协调雨人软件对报表进行个性化定制，并根据营运数据完善门店数据考核的精细化。
计划完成时间：xxxx年xx月
4、重点协助财务部完善业务流程全面监管流程，确保全面集中配送后账务流与业务流数据的一致性及同步性。通过财务接口实时对接业务系统，实现账、物实时自动同步。
计划完成时间：xxxx年xx月。
九、雨人系统上线以来优缺点简述。
上线时间两月，深入了解程也不够，只能简述目前使用遇到的状态，不代表雨人系统真实情况，须与软件供应商针对现有问题充分沟通过才能正确评价该软件。
1、缺点：用户UI不够友好，各类报表过于详细，无重点突出项目，需要个性化修改的报表较多。目前已整理汇总部分修改需求，内部分享讨论后完成修改最终需求，提交软件公司进行修改定制；部分促销政策的设置无优先级的明确指示，导致促销活动部分冲突，需要人工干预调整；因与XXX有业务合作意向，在原软件基础上外挂了接口插件，因此部分功能受到了极大的限制，根据软件开发实施的常规，外挂接口插件程序至少需要半年才能够完全解决日常使用出现的BUG及不足，在这期间需要作好数据备份工作，以防止任何意外情况的发生。
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