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会议接待标准流程

会议接待范围

一、接待会议类别：

各科研机构、机关、学校,各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班；企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等;

二、接待会议人数：不限;

三、会议标准参考：

1会议酒店范围：三星级酒店★★★

2会议室范围：根据需要可提供5人至400人的会议室或报告大厅;

3会议用餐范围：40元/人—180元/人,多种标准供选择;

4会议用车范围：丰田面包车、依维柯、金龙中巴大巴、瑞典沃尔沃、韩国现代大宇等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择;

5会议接站及用车：专车全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务;

6会议票务：免费代订往返程飞机票,代订返程火车卧铺30元/张;

7旅游考察安排：提供多条考察线路,优惠价格安排餐会代表的会后考察活动;

8会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议

以上为一般性的会议范围,具体的会议、会展、活动,具体建议,具体策划、具体协商

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会议服务指南

一、根据客户的意愿、要求,策划、组织、执行会议的各项接待工作,让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化;

二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价,做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作;

三、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作,做好会议期间的协调工作;

四、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务;

五、照要求及会议的具体需要,提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备; 预分散母胶粒

六、公司可根据会议的内容、课题等,邀请相关课题的专家授课,为客户提供相关的建议、邀请安排及相关的具体工作;

七、按要求为会议期间的重要客人VIP提供特殊照顾、服务如提供高档豪华专车、娱乐建议等

八、以最优惠价格、最优质的服务,组织、安排参会代表的会后观光、考察活动,做好观光、考察期间的“吃、住、行、游、购、娱”的各项观光考察安排,让参会代表充分了解、认识美丽的贵州;

九、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务,代办会展用品的航空、铁路托运和贵州土特产及会议礼品;

会议服务标准

单项或指定服务：

1、会议接送

2、代订酒店

3、会议用餐

4、票务服务

拉丝钢板5、VIP服务

6、会场设计

7、特产介绍

8、游览用车

9、娱乐安排

整体会务服务：

1、会议整体规划、设计

2、全程会议操作、跟踪

3、会后总结、会后整体安排;

服务流程：

会前准备：

1、专人协助您的实地考察工作;吃、住、行、游、购、娱;

2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息;

3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备;

4、提供平面立体、AV设计;

会中服务：

1、提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务;

2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作;

XX协会：

您好XX人会议团行程如下：

会议接待方案

为成功圆满接待“ ”,接贵社的要求,特拟定以下方案,请指正、修改;

原则：本着“热情、周到、卫生、安全、快捷”的宗旨确保圆满完成任务;

一、接待前的准备

1、成立“ 会议”接待处,由专人负责接待任务,配合会务组全力以赴完成任务,设立24小时值班电话,想客人之所想,急客人之所急;

2、熟悉接待计划日程安排,所接待的客人名单以抵达时间、交通工具飞机/火车,落实接站车辆及接站人员,接站牌;

3、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项,做好酒店住宿、餐饮安排工作;

4、按组委会的要求做好旅游及行程计划,安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,旅游景点,旅游途中的就餐地点等;

二、接站：

根据客人具体抵达时间,提前半小时到达火车站飞机场;举牌接到客人后安全、迅速地将客以及行李送至会务组安排酒店,为客人办理好入住报到等手续,让客人进住房间,并让客人及时了解酒店的基本情况和注意事项,发放会议有关资料及旅游资料;

三、酒店三星或同级标准酒店

1、住宿：提前按客人的要求,分配好房间,同酒店共同解决各种问题,检查酒店房间设施以及卫生条件,同酒店保卫部门协作做好酒店安全问题,布置的酒店门口水牌等;

2、餐饮：请酒店餐饮部作好接待准备工作;

① 首先要求卫生达标,份量、数量达标；

② 提前一天安排第二天的就餐人数,对用餐标准、人数、特殊要求核实并确认;请餐厅列出每餐菜谱,菜谱上不能千篇一律,每餐都应有变化,并征询客人的要求,尽量满足客人；

③ 对回族客人应做到分餐制,烹调用具和餐具都应同汉族分开；

④ 与餐厅服务员共同为客人提供热情周到、细心的服务,使客人在一个友好、欢快的气氛中就餐;

3、会场：按会务组的要求提前一天布置好会场、横幅、纸笔、灯音响设施一一到位;

四、旅游及行程安排

按会务组的安排组织客人去旅游景点旅游,按照实际人数配备好车辆、导游,做到每辆车上应有一名导游人员进行讲解服务;

1、导游要求：

① 熟悉贵州省贵阳市情况,了解此次会议的目的及意义,对客人做到有问必答,有求必应,作好贵州对外宣传工作,让每位客人详细了解所旅游景点的特、概况、风土人情,自然景观等; 徐山泉

② 仪表仪容,导游人员必须佩带导游证上岗,手执本社导游旗,热情大方;

③ 语言：导游人员统一使用标准的普通话为客人讲解服务;

2、车辆要求：

统一使用旅游涉外定点车辆,配备具有多年旅游客车驾驶经验的专职司机,确保客人的安全,并在车辆上贴上相应的编号和醒目标志;

3、旅游保险：

为确保此次旅游活动安全顺利,我社可代办为每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险;

4、会议日程安排：

D1：全天报到住：贵阳

D2：全天会议住：贵阳学生枕

D3：早上7：30分出发乘车赴黄果树景区车程2.5小时,游览黄果树大瀑布、小帘洞、犀牛潭,天星桥水上石林风景区、天星湖、银链附河瀑布,游览中国最美的水溶洞龙宫中心景区,欣赏中国最大的洞穴瀑布——龙门飞瀑,乘船游览800米长的水溶洞;

住：安顺

D4：游览“云从天出天然奇峰天生就、月照台前台中胜景台上观”的天台山,看贵州建筑奇迹距今400多年的“伍龙寺”观吴三桂留在伍龙寺的朝服,朝匾；逛保留六百多年的老汉人居住地天龙屯堡,观看中国戏剧活化石——“地戏”表演,中餐品尝老汉人风味餐；返贵阳散会送站;

5、价格

①会议期间：

a、房费：XXX大酒店元/间•天含早餐

b、会议室元/天,横幅、纸笔、灯光、音响设施,多媒体投影仪元/天

c、正餐餐费餐标元/桌,酒水自理

标准：

a、所列景点大门票不含索道、观光缆车

b、空调旅游车

c、2早餐3正餐,正餐八菜一汤,十人一桌,不含酒水

d、优秀导游服务

e、住XX星级酒店或同级酒店双标间

f、价格：

g、③接送机场、火车站

机场：6座面包车元/次, 11座面包车元/次, 19座旅游车元/次

火车站：6座面包车元/次, 11座面包车元/次, 19座旅游车元/次

五、送站：

根据这次会议活动的日程安排,按照组委会和客人的要求,做到使每位客人顺利安全离站,并妥善解决遗留问题;

1、送行前的服务

填写订票单,落实每位客人具体返程时间以及返程交通工具,提前预订好每位客人所需的火车票或飞机票,并送到每位客人手中;

2、送行服务

安排送行客人的车辆和工作人员返程客人办理退房手续;提醒客人检查无遗漏行李物品,清点客人人数,集合上车,提前抵飞机场火车站,办理离站手续,向客人致欢迎送辞,与客人告别;根据送行客人名单,认真、周到、热情送完每批客人,结束本次活动;

最后祝本次会议圆满成功

本文发布于:2024-09-22 14:27:11，感谢您对本站的认可！

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