项目 | 工作内容 | 负责部门 主要负责人 | 完成时间 | 要求 | 备注 | 跟进部门 主要负责人 | ||
大会前期 | 会议地点申请 大会座位表制作 | 办公室 (梁立鑫 李洁娴) | 5月18日之前 | 1. 明确大会地点(重点楼310),根据与会人数安排(含添置)座位。 2. 注意各级领导嘉宾、大会工作人员、委员候选人、学生代表等人数、分区就座。(具体安排要与邓老师沟通) | 1.各类场地申请,请注意申请流程、申请材料的报备。 2.各类物质租借,请注意借条书写、借款商定等问题。 3.涉及人际交往沟通,请注意文明礼仪,维护学院形象。 4.各类租借物资请做好保管维护工作,如期归还,并致以感谢。 5.给了物资租借请注意考虑大会使用时限。 6.各类物资购买请注意办公室报账相关注意事项。 7.各类物质购买或租借清单、收据、发票等请妥善保管、整理,做好相关报账工作。 | 主席团干事 (刘家麟 陈雪琪) | ||
嘉宾邀请、主持人选定 | 分团委老师 主席团 (李兰英 粟海芬) 主席团干事 (刘家麟 陈雪琪) | 5月22日之前 | 2.5月22日前完成邀请工作。 3.各校、院相关领导,各学院分团委学生代表。 4.5月15日前确定主持人名单、报送组织部,布置相关主持工作(大会流程、主持稿等)、注意事项告知等。 | |||||
10级受聘仪式安排 聘书制作工作等 | 1.受聘仪式具体安排请联系邓老师。 2.聘书制作、填写(5月15日前,落实10级受聘人员名单,报送组织部)。 3.请自行合理安排相关人员,布置时请注意交代清楚,切勿打乱其他筹备工作。 | |||||||
邀请函填写、海报绘制 | 宣传部 (张 宁 蒙淑洁 孔洁倩 刘妍颖) | 5月20日之前 | 1.明确大会时间、地点;邀请函直接与生活部联系。 2.注意各领导、老师、学生代表等的职称问题。 3.5月20日将填写好的邀请函报送主席团干事。 | |||||
两张大展板 | 5月24日下午搬到重点楼大厅,25日摆在重点楼前左侧,用于贴各学院送来的贺词 | |||||||
大会横幅制作 | 外联部 (莫羽 沈遥君) | 明确大会横幅标语 | ||||||
嘉宾牌 | 学习部 (覃程 陈森) | 1. 明确大会与会领导嘉宾名单,核实相关姓名、职务等。(联系主席团) 2. 台签若不足,请提前借。 3. 负责嘉宾牌的打印。 | ||||||
大会代表证、工作证制作 | 信息技术部 (李展凤 方振荣) | 1.以第四次团学代会代表证为模板,旧代表证、工作证存于生活部。 2.负责代表证、工作证的打印、制作。 3.打印制作完毕,移交生活部。 | ||||||
邀请函、大会用水、水性笔、文件袋、提名册(签名)、油性笔、代表证外壳、投票箱、透明胶、剪刀 | 生活部 (蓝倩倩 梁金铭) | 确定大会与会代表人数(联系组织部) 代表证装壳及其他物质数量 | 生活部 (蓝倩倩 梁金铭) | |||||
发言台装饰花 | 5月24日 | |||||||
发言台租借 | 体育部 (杨智明 曾宪成) | 5月24日 | 提前联系租借 | |||||
盆栽租借(7盆) | ||||||||
租借塑料凳 | 外联部 (莫羽 唐浩) | 5月23日前 | 数量根据办公室制作的座位表定 | |||||
团徽、小红旗租借 | 陈 涛 王 松 陈燕芬 梁秋玲 陆小倩 吴福松 | 5月23日之前 | 提前一个星期借,团徽、红旗所贴位置的安排、设计。 | |||||
大会选票、统票、签到表制作 | 选票制作及统票问题可联系09级黄承俺或直接联系邓老师 | |||||||
汇编册打印 | 核对汇编册最终排版是否无误再打印装订,领导老师及学生代表使用是否一致?学生代表是否只是普通打印? | |||||||
礼仪选定、培训 | 文艺部 (张真理 梁文倩) | 1. 根据大会地点,合理设置礼仪人数,确定合适人选及名单。 2. 5月23日前进行系统、规范培训,如有不明,联系胡薇师。 3. 着装要求。 | 主席团干事 (王翠钰 罗小凤) | |||||
物资清点小组 | 组织部 (陆小倩 吴福松) 生活部 (蓝倩倩 梁金铭) | 5月24日 12:00之前 清点物资 | 1.根据课程安排,物资清点小组合理调整清点物资时间。最迟5月24日12:00清点完毕。 2.各部门准备物资,除盆栽、发言台、装饰花最迟在5月24日落实外,尽量在5月23日前落实完毕。 | |||||
5月24至5月25日 | 横幅、团徽、小红旗挂放 | 体育部 (曾宪成 林 兵) 组织部 (陈 涛 王 松) | 5月24日下午 | 1.5月24日下午,所有大会物资、会场安排、人员工作安排完毕。 2.5月24日下午2:30,分团委·学生会全体到达会场根据工作安排布置会场。 3.5月24日下午会场布置完毕,查缺,5月25日上午11:00之前补漏。 4.5月24日下午会场布置完毕,筹备工作小组负责人布置5月25日大会注意事项。 | 组织部 (陈涛 王松) | |||
音响设备调试 | 信息技术部 (方振荣 于彬彬) | |||||||
嘉宾牌、水、汇编册、笔摆放 | 组织部 (陈燕芬 梁秋玲) 生活部 (蓝倩倩 梁金铭) | 组织部 (陈燕芬 梁秋玲) | ||||||
座椅搬运及摆放 | 办公室(梁立新) 外联部(莫 羽) 学习部(覃 程) | 办公室 (梁立新) | ||||||
签到台布置 | 宣传部 (张宁 孔洁倩) | 组织部 (王松 梁秋玲) | ||||||
礼仪走场 | 文艺部 (梁文倩 张真理) | 5月25日上午 | 签到台、1楼电梯口、3楼电梯口、1楼和3楼的楼梯口的安排,必须严格落实到个人; | 主席团干事 (王翠钰 罗小凤) | ||||
礼仪工作 | 5月25日 13:30之前 到达会场 | 相关问题联系胡薇。 | ||||||
记录各学院分团委书记、学生代表到场情况、及贺辞情况 | 组织部 (梁秋玲、王松) | 正式会议 开始前 | 1.提前做好表格,当天直接打钩。 2.大会前必须及时与邓涛老师联系。并及时与主持人联系,不得有遗漏。如有来迟的,但是主持人还没宣布到场嘉宾的,也必须及时告知主持人。 3.主持人届时要宣布到场的校院级领导名单。 | |||||
贴贺辞 | 宣传部 (卢科 李云鹏 ) | 宣传部 (张宁 ) | ||||||
监票人 | 主席团 (李兰英) | 1.5月10日前,请落实大会选举工作人员名单。(总监票人、监票人、总计票人、计票人),名单报送组织部。 2.相关选举工作注意事项布置。 3.相关工作不清楚请联系邓涛老师、09级黄承俺、10级黄玉凤。 | 主席团干事 (刘家麟 陈雪琪) | |||||
统票人 | 主席团 (粟海芬 梁芝熔) | |||||||
摄影工作、宣传稿撰写 | 宣传部记者团 (张宁 蒙玉梅) | 预备会 正式大会 | 1.5月20日前落实与会摄影工作人员名单,3人?名单报送组织部。 2.5月23日前做好摄影工作培训及相关注意事项说明。 3.着装要求。 4.大会结束不能立即离场。请等候筹备工作组宣布工作结束。 | |||||
全体与会代表合影留念 | 主席团干事 (刘家麟 陈雪琪) | 1.大会结束后组织好与会代表排队拍照。 2.5月22日前请落实拍照场地、合影人数,根据实际确定是否需要搭台或添置座椅。如需要,5月25日下午请合理安排工作人员在大会结束后布置拍照场地。 3.5月23日前请落实摄影人员。名单报送组织部。 | ||||||
大会结束 | 横幅、团徽、小红旗拆除 | 体育部 (曾宪成 林 兵) 组织部 (陈 涛 王 松) | 主席团干事 (刘家麟 陈雪琪) 组织部 (陆小倩 吴福松) | |||||
嘉宾牌、水、笔、工作证、代表作、汇编册等物资回收整理 | 组织部 (陈燕芬 梁秋玲) 生活部 (蓝倩倩 梁金铭) | |||||||
桌椅搬运 | 分团委·学生会 (除组织部、体育部、生活部外) | |||||||
物质归还 | 各部门 | 租借的凳子、盆栽、发言台、团徽、团旗等由负责租借的部门按期归还,并请致以感谢 | ||||||
大会后期 | 材料存档、提交 | 组织部 | 1.所有会议材料、准备工作资料、工作证、邀请函模板、嘉宾名单、照片等留存一份完整的纸质版、电子版材料于组织部。 2.按校团委要求上交会议资料。 | 组织部 | ||||
总注意事项:1.所有筹备工作,请各部门负责人调动全部门人员积极性,12级全程接触工作,以便指导下一届团代会。 2.各筹备工作如有疑问和困难,请主动联系分团委领导老师、09级主席团、组织部。 3.主席干事、组织部、生活部请根据工作安排及时跟进相应的负责大项工作进展,并最终汇报给主席团、组织部,主席团及时汇报给分团委领导老师。 | ||||||||
本文发布于:2024-09-20 18:25:29,感谢您对本站的认可!
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