一种会议管理系统及方法

一种会议管理系统及方法

技术领域

本发明涉及公司精益化管理技术领域，特别涉及一种会议管理方法及系 统。

背景技术

一般来讲，会议是一个体沟通的渠道，是达成协议的平台。但现有的会 议管理，只是对会议申请、地点确认和签到进行管理，并未针对会议召开的整 个过程来进行管理的，如对会议规模、主持人、会议时间、会议内容、会议成 本和会议效率等方面的管理，进一步的，现有的管理方法还没有一种对会议承 办方进行会议过程管控的管理方法。

专利申请号：201310706288.X公开了一种会议管理方法，该方法用于移动 终端，所述移动终端具有显示单元，所述方法包括：获取用户第一操作，基于 所述第一操作获取当前用户的第一地理位置信息，以及会议地点的第二地理位 置信息，判断所述第一地理位置信息与所述第二地理位置信息之间的距离是否 小于第一阀值，获得判断结果；当所述判断结果表明所述第一地理位置信息与 所述第二地理位置信息之间的距离小于等于所述第一阀值时，向服务器端发送 签到请求信息后，将用于表明签到成功的第一提示消息显示在所述显示单元， 该发明用于为用户提供地理位置签到和会议地址导航的功能。

该专利申请主要针对参会用户，参会用户用移动终端进行地理位置签到和 会议地址导航，但并未解决委托方对会议的过程管控问题，比如委托方预先确 定的会议规格、会场人数、用餐标准、住宿和会议质量等问题，如果承办方在 此方面有偷工减料、缩小规模，就会给委托方造成损失。

专利申请号：201510112591.6公开了一种会议管理方法、装置及系统，包 括会议服务器与公众平台API接口连接；会议服务器接收第一客户端 发送的会议室申请信息，并向所属第一客户端发送会议室申请成功信息， 会议服务器向第二客户端发送会议邀请信息，接收所属第二客户端发 送的反馈信息，所属反馈信息包括接收会议邀请信息及拒绝会议邀请信息，会 议服务器将所述反馈信息发送给所述第一客户端，会议服务器接收所述第 一客户端发送的确认会议信息。将会议服务器与公众平台API接口连 接，实现通过进行会议室申请及与会人员邀约，提高了会议室申请效率。

该专利申请主要针对公司会议的申请和审核，有利于提高公司会议的申请 效率，但对于外场会议的召开来说，并未起到多大作用。

发明内容

基于此，针对上述问题，有必要提出一种会议管理方法及系统，该方法有 利于对会议真实情况的把控，减少了会议主办方的成本，增加了会议相关单位 或人员的信任感，增加了工作效率。

本发明的技术方案是：一种会议管理系统，该管理系统由APP端和PC端 组成，其分别应用于移动终端和PC机上，该管理系统还包括会议申请模块、 会议审批模块、会议执行模块、会议完结审批模块和会议分析模块，所述会议 申请模块包括会议申请明细表，该会议申请模块用于会议执办人员添加新的会 议申请子模块；所述会议审批模块包括待审批子模块和已审批子模块，该会议 审批模块用于对会议执办人员提交的会议申请明细表进行审批；所述会议执行 模块，包括GPS定位子模块、拍摄子模块和会议资料子模块，该会议执行模块 用于记录、监督和查看会议执行过程中的具体情况；所述会议完结审批模块， 包括会议完结审批列表，该会议完结审批模块用于对会议执行过程中采集到的 信息进行审批；所述会议分析模块用于对一个时间段内的开会次数和会议效果 进行分析，并生成相应的图表。

优选的，还包括组织架构模块，该组织架构模块用于设定人员和分配人员 权限。

优选的，会议执行模块中还包括时间子模块，该时间子模块用于记录会议 开始时间和会议结束时间。

优选的，还包括云服务器，云服务器分别与移动终端和PC机上的管理系 统互联。

一种会议管理方法，包括以下步骤：

a、设定组织架构模块中的人员，并对应人员分配相应权限，其设定的人 员中包括会议执办人员和审批人员；

b、填写会议申请明细表，该会议申请明细表的内容包括会议主题、主持 人、会议类别、预计开始时间、预计结束时间、客户数量信息、会场信息、餐 标信息、住宿信息和费用明细；

c、系统检测已提交的申请信息，对申请表中的必填项内容和格式进行审 核，若审核通过，则进入待审批状态，若审核未通过，则提醒完善资料；

d、获取待审批状态的会议申请明细表，系统推送至审批人员的任务提示 栏，若审批人员审批同意，则进入会议预执行状态，若审批人员审批拒绝，则 进入已驳回状态；

e、会议执办人员点击会议开始的操作，并由GPS定位子模块对当前地点 进行定位，拍摄子模块获取会议执行情况中的照片信息和视频信息，照片或视 频自动附带地理位置和时间信息，时间子模块对会议开始时间和会议结束时间 进行记录，填写会议资料子模块中的数据信息并上传至档案中；

f、会议执办人员点击会议结束的操作，关闭GPS定位子模块和拍摄子模 块；

g、系统接收进入会议结束状态的申请，由系统自动审批会议过程，或转 递给审批人员进行逐一审批。

优选的，在步骤b中，会议申请明细表的内容还包括使用车辆信息、展品 信息和参与人信息。

优选的，在步骤e中，拍摄子模块获取的会议执行情况的照片信息还包括 会议照片信息、签到照片信息、会场照片信息、客户照片信息、用餐照片信息、 互动照片信息和过程照片信息。

优选的，在步骤e中，拍摄子模块获取当前会议执行情况的照片信息和视 频信息时，照片或视频信息自动关联地理位置信息和时间信息。

优选的，会议申请明细表进入已驳回状态时，编辑后可重新提交审批。

本发明的有益效果是：

(1)设有定位子模块和拍摄子模块，能对会议地点，及就餐，住宿等情 况进行管控查看，避免了与会议要求的标准不一致，增加了会议承办情况的真 实性；避免承办人员通过提报虚假信息多报销费用，减少不必要的开支。

(2)能有效提升会议承办人员和委托机构的公平性和积极性，增加企业 相互间的信任。

具体实施方式

下面对本发明的实施例进行详细说明，以下示例性实施例中所描述的实施 例方法并不代表与本公开相一致的所有实施方式。相反，它们仅是与如所附权 利要求书中所详述的，本公开的一些方面相一致的装置和方法的例子。

在本公开使用的术语是仅仅处于描述特定实施例的目的，而非旨在限制本 公开。在本公开和所附权利要求书中所使用的单数形式的“一种”、“所述”和 “该”也旨在包括多数形式，除非上下文清楚地表示其含义，还应当理解，本 文中使用的术语“和/或”是指并包含一个或多个相关联的例出项目的任何或所 有可能的组合。

实施例1：

一种会议管理系统，该管理系统由APP端和PC端组成，其分别应用于移 动终端和PC机上，该管理系统还包括会议申请模块、会议审批模块、会议执 行模块、会议完结审批模块和会议分析模块，所述会议申请模块包括会议申请 明细表，该会议申请模块用于会议执办人员添加新的会议申请子模块，原有申 请草稿子模块、已驳回子模块；所述会议审批模块，待审批子模块、已审批子 模块，该会议审批模块用于对会议执办人员提交的会议申请明细表进行审批； 所述会议执行模块，包括GPS定位子模块、拍摄子模块和会议资料子模块，该 会议执行模块用于记录、监督和查看会议执行过程中的具体情况；所述会议完 结审批模块，包括会议完结审批列表，该会议完结审批模块用于对会议执行过 程中采集到的信息进行审批；所述会议分析模块用于对一个时间段内的开会次 数和会议效果进行分析，并生成相应的图表。

优选的，还包括组织架构模块，该组织架构模块用于设定人员和本实施例 提供了一种会议管理系统对会议的承办状态和承办实际情况进行监控和管理， 在会议承办过程中，对会议承办的时间、会议承办的地点进行定位，承办过程 中邀请的新老客户等进行管理和监控，并对会议承办过程中，会议具办的场所、 餐饮状况、住宿状况和人工状况进行监督，实现了对会议举办的精细化管理。

在具体的实施过程中，还包括对会议会务用车的管理，包括车牌、车辆和 驾驶员信息，在会议申请明细表上，还详细填报相关内容的费用，并对费用信 息进行监控和监督，有效提高了企业和承办单位之间的信任感。

实施例2：

本实施例与上述实施例的不同之处在于，会议执行模块中还包括时间子模 块，该时间子模块用于记录会议开始时间和会议结束时间。

本实施例采用时间子模块对会议开展的时间进行计时，同时拍摄子模块拍 摄视频和照片的时候，时间子模块还会附加当前拍摄的时间到拍摄的视频和照 片上，增加了企业对会议承办的信任度和监管便捷度。

实施例3：

本实施例与上述实施例的不同之处在于，该管理系统还包括云服务器，云 服务器分别与移动终端和PC机上的管理系统互联，该云服务器通过网络分别 与移动终端和PC机相连，增加了使用的便捷性，能实现实时数据上传。

实施例4：

本实施例提供了一种会议管理方法，包括以下步骤：

a、设定组织架构模块中的人员，并对应人员分配相应权限，其设定的人 员中包括会议执办人员和审批人员；

b、填写会议申请明细表，该会议申请明细表的内容包括会议主题、主持 人、会议类别、预计开始时间、预计结束时间、客户数量信息、会场信息、餐 标信息、住宿信息和费用明细；

c、系统检测已提交的申请信息，对申请表中的必填项内容和格式进行审 核，若审核通过，则进入待审批状态，若审核未通过，则提醒完善资料；

d、获取待审批状态的会议申请明细表，系统推送至审批人员的任务提示 栏，若审批人员审批同意，则进入会议预执行状态，若审批人员审批拒绝，则 进入已驳回状态；

e、会议执办人员点击会议开始的操作，并由GPS定位子模块对当前地点 进行定位，拍摄子模块获取会议执行情况中的照片信息和视频信息，照片或视 频自动附带地理位置和时间信息，时间子模块对会议开始时间和会议结束时间 进行记录，填写会议资料子模块中的数据信息并上传至档案中；

f、会议执办人员点击会议结束的操作，关闭GPS定位子模块和拍摄子模 块；

g、系统接收进入会议结束状态的申请，由系统自动审批会议过程，或转 递给审批人员进行逐一审批。

本实施例提供的该方法能对会场人员、场地和活动情况进行监控和管理， 并实时反馈会议的真实场景，包括实际会议人数、就餐标准、住宿标准、会议 规模等信息，核对这些信息与实际申报的信息是否符合，解决会议承办方采用 谎报瞒报的方式，欺骗会议规模和效果，骗取委托方报酬的现象发生。

以上所述实施例仅表达了本发明的具体实施方式，其描述较为具体和详 细，但并不能因此而理解为对本发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本 领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变 形和改进，这些都属于本发明的保护范围。