电子化处理申请者请假的方法及电子请假系统

技术领域

本发明涉及一种电子化处理申请者请假的方法，同时也涉及相对应的请 假系统。

背景技术

一个企业要具有竞争力，「效率」是一个非常重要的关键因素。一个具 规模的企业，其员工人数少则百人，多则上万人，因此，如何有效地管理， 让各部门之间的联系与员工与员工之间的沟通，可以不受时间与地点的限 制，以节省企业管理的成本，便是一个重要的话题。

以请假为例，传统上，一个欲请假的员工，在提出请假申请时，必须先 填好一张请假申请单，然而，在填写时，此员工并无法知道自己所剩余的休 假与事假的天数，因此，此员工并无法知道他的休假是否足够？或是如何在 休假与事假之间做最好的安排，以提供之后该年度的其它请假做规划。因此， 他必须先到人事部门那儿查清楚，不过，负责此业务的人事部门的人员，也 许刚好不在座位上，所以，他先随意地填写，但是，这样有可能因天数超过 上限，而需要重新进行所有的填写与后续的会签过程。

假设，此员工先到人事部门那儿查清楚，并填写好请假申请单上所有的 事项，而呈给第二层级主管签核，但是，此员工可能因为无法到第二层级 主管而使得请假过程停滞，或是，因而无法专心地进行他工作本身的事情。 而且，诸如出国度假所需提出申请的请假天数，通常都需要再往上呈递更高 阶主管，也因此，签核的过程将再次拖延，同时，也更增加此员工在此请假 过程上的成本。在此同时，也增加了整个企业的成本，而且，整个企业里， 往往同时有多数员工在进行请假程序，因此成本地耗费更是庞大。因此，实 有必要为此一情形提出一解决的方案。

发明内容

本发明提供一种可以节省公司成本的电子化请假流程与电子请假系统。

本发明提供一种进行电子化处理申请者请假的方法。首先，产生电子请 假申请单，其是根据请假申请者输入的至少请假时间、请假事由、请假假别 与职务代理人等请假信息而完成；接着，自动判断签核层级并自动呈送电子 请假申请单给主管与接受其签核结果，在此是根据请假信息判断需要的签核 主管层级，并将电子请假申请单自动呈送给需要签核的各层级主管，若签核 结果是核准，则进行下一步骤，若否，则通知申请者不核准的结果；以及利 用字动传送讯息的方式自动通知请假申请者、职务代理人与业务相关人员有 关请假申请成功的讯息。

当然，本发明还可以将上述方法扩展到电子化的销假方法，用来将已申 请但临时不放的假单取销，或是在已经放过假后验证注销假期。其方法基本 上相同，只要将电子请假申请单修改为电子销假申请单即可。

本发明在产生电子请假申请单步骤中，可以限制必须请假假别的各申请 时间在可允许的请假天数上限的范围内，才可产生该电子请假申请单。另外， 本发明的判断签核层级步骤，也可以提前至产生步骤之后，此时其它步骤仍 照同样依序进行。而且，判断签核层级步骤，则可依据请假天数决定，是否 需要再给上一级的主管签核。

本发明也提供一种电子请假系统。此系统包括用以记录至少一员工所剩 余的多种假别的天数的个人请假数据库、用以记录至少一部门所规定的至少 一请假条件的部门请假数据库、用以记录各种假别所需通知或会签的至少一 相关人员的组织人员权限数据库、用以提供查询个人请假数据库及部门请假 数据库以及填写电子请假申请单的请假处理界面、以及请假状况及时通知程 序，用以在请假流程的各阶段及时地通知该相关人员，并协调更新个人请假 数据库、部门请假数据库、组织人员权限数据库以及请假处理界面。

为使本发明的上述内容、特征、和优点能更明显易懂，下文特举多个较 佳实施例，并结合附图详细说明如下。

附图说明

图1示出了本发明请假流程图的一实施例。

图2示出了依照本发明请假流程图的另一实施例。

图3示出了本发明销假流程图的一实施例。

图4示出了依照本发明销假流程图的另一实施例。

图5是电子请假系统方块图。

附图标号说明

101～311：步骤

510：请假状况及时通知程序

520：请假处理界面

530：组织人员权限数据库

540：部门请假数据库

550：个人请假数据库

具体实施方式

请参照图1，其示出了本发明请假流程图的一实施例。首先，在步骤101 中产生一电子请假申请单。在此，电子请假系统接收要请假的员工(即申请 者)所输入的请假时间、请假事由、请假假别，以及请假期间的职务代理人 等等请假信息后，即可产生电子请假申请单。而且，申请者在填写电子请假 申请单之前，即可通过电子请假系统查询电子请假系统中其个人的请假数 据，藉此可以快速、方便、正确且详细地知道自己所剩余的各种假别的天数。 因此，申请者可以根据这些数据为请假做最好的安排，避免因为申请天数超 过所剩余天数，而需要重新申请或是重新进行后续程序等的缺点。

在步骤102中，电子请假系统自动进行呈送直属级主管的步骤，此步骤 是在电子请假申请单产生后，由电子请假系统自动呈送电子请假申请单给申 请者的直属主管，以备签核。此种以计算机系统传送电子请假申请单来代替 人力传送进行会签的手续，可以避免人的困扰，大大减少花在会签过程中 的时间与体力。

在步骤103中，若直属主管核准，则继续进行步骤104。若直属主管不 核准，使用者可以选择放弃请假的申请，如步骤108所示；或是，再回到步 骤101，修改电子请假申请单，以重新产生一电子请假申请单。

经直属主管核准后，在步骤104中，电子请假系统便判断是否核准请假 的权限大于直属主管的所能单独决定的权限，例如请假天数是否大于直属主 管所能自行决定的3天？若是，则进行步骤105；若否，则直接进行步骤107， 通过寄发邮件、传送、或等传送实时讯息的方式，通知请 假申请者、职务代理人及/或业务相关人员等，告知此员工请假的事宜，以 利于相关人员在事物处理上的事先安排。当然，步骤104中的判断的依据可 以不限于请假天数的限定，亦可以请假时间为限定的条件。例如，刚好有某 一个礼拜是大量出货的时间，亦可为限制员工不得此礼拜请假的条件。在此， 电子请假系统可以自动从其数据库等得知各种可能的请假限制条件，并直接 在处理电子请假申请单时，自动地加以限制并通知相关人员。

若核准请假的权限大于直属主管所能单独决定的权限(例如大于直属主 管所能单独决定的3天)，则继续步骤105，自动呈送其它主管的步骤。在此， 电子请假系统自动呈送电子请假申请单给其它主管(例如非直属主管或高层 主管)，并接收其签核结果。在步骤106中，若进阶主管核准，则继续进行 步骤107；若否，则通过寄发邮件等方式通知申请者与其直属主管，不核准 的签核结果，如步骤109所示。

此时，若进阶主管核准，则在进行步骤107中，由电子请假系统自动地 通过寄发邮件、寄发或传送短信等方式通知请假申请者、职务代理 人与/或业务相关人员，告知此员工请假的事宜，以利于相关人员在事物处 理上的事先安排，至此，电子请假系统便已完成申请者的请假手续。

请参照图2，其示出了依照本发明请假流程图的另一实施例。此实施例 并非从步骤101、步骤102、步骤103、步骤104至步骤107依序实施，其系 将步骤104往前调至步骤101之后，因此，其所进行的顺序为步骤101、步 骤104、步骤102、步骤103、步骤105、步骤106与步骤107等。也就是说， 在步骤101产生电子请假申请单之后，即先进行步骤104，判断是否在直属 主管签核权限内：若是，则依序进行步骤102、步骤103、步骤105、步骤 106与步骤107；若否，则依序进行步骤102、步骤103与步骤107或108。

当然，图1与图2这两种此不同实施例之间的选择，单看各企业本身的 考虑，以选择适合自身的实施流程。此外，虽然先前的实施例只有提到直属 主管与进阶主管，但其概念可以扩展至需要多位主管进行签核的过程；并且， 虽然以主管为例，但其概念也可以扩展到任何需意签核假单的人物，不论其 职务或职称为何；并且，当有多位主管需要签核时，可以混合使用图1与图 2所示的流程于不同主管的签核过程。

进一步地，由于已经提出请假申请(甚至已经获准假期)的员工，若有临 时状况，需要取消请假；也由于已经放完假的员工，有时可能需要注销假单， 证明其确实已放完假。因此，本发明还可以再包含电子化的销假程序。在此， 电子化销假程序与前述的电子化请假程序相似，只是将电子请假系统处理电 子请假申请单，修改为电子请假系统处理电子销假申请单。

可依据上述已经核准的电子请假申请单，通过电子请假系统的请假处理 界面产生电子取消请假单。

请参照图3，其示出了本发明销假流程图的一实施例。首先，在步骤301， 产生一电子请假申请单。电子请假系统接收要销假的员工(即申请者)依据第 一层级主管核准的电子请假申请单所提出的申请而完成的电子销假申请单。 接着，在步骤302，电子请假系统自动进行呈送直属级主管的步骤，此步骤 是在电子销假申请单产生后，由电子请假系统自动呈送电子销假申请单给申 请者的直属主管，以备签核。然后，在步骤303，若直属主管核准，则继续 进行步骤304，若直属主管不核准，则自动通知使用请假取消者，如步骤使 用者可以选择放弃销假的申请；或是，再回到步骤301，修改电子销假申请 单，以重新产生新的电子销假申请单。

经直属主管核准后，在步骤304中，电子请假系统便判断是否核准销假 的权限大于直属主管的所能单独决定的权限，例如请假天数是否大于直属主 管所能自行决定的3天：若是，则进行步骤305；若否，则直接进行步骤308， 通过寄发邮件、传送、或等传送实时讯息的方式，通知请 假申请者、职务代理人及/或业务相关人员等，告知此员工销假的事宜，以 利于相关人员在事物处理上的事先安排。当然，此判断步骤可以不限于请假 天数的限定，亦可以请假时间为限定的条件。例如，在大量出货的季节前已 排好的年假，亦可为限制员工不得要求销假的条件。在此，电子请假系统可 以自动从其数据库等得知各种可能的请假限制条件，并直接在处理电子销请 假申请单时，自动地加以限制并通知相关人员。

若步骤306中得到主管核准，则需在步骤307中，由电子请假系统判断 是否超过结薪日，若是，则进行步骤311，若否，则进行步骤308，由电子 请假系统自动地以寄发邮件等方式通知请假申请者、职务代理人与/或业务 相关人员，告知此员工取消请假的事宜，以利于相关人员在先前已因员工请 假而做变动的事物处理，可以再次回复先前的安排。若超过结薪日，如步骤 311所示，则由电子请假系统自动地以寄发邮件通知通知人事部门，以做为 下个月薪水结算的依据，并可再进行步骤308，以等方式通知请假 取消者、职务代理人及/或业务相关人员，取相请假成功的讯息，至此，取 消请假的手续可说已经完成。进行步骤307的原因，是若申请请假时间为薪 水结算日之前，而若于取消请假完成时，已超过薪水结算日，则此取消请假 的员工，其该月的薪水将被多扣一笔因请假所扣的金额，此情况必须通知人 事部门，以于下个月的薪水中做回补的动作。

当然，本实施例是以销假需要直属主管与进阶主管为例，然视公司制度 不同，亦可能只需一个层级的主管同意，或需多个层级的主管同意，皆可以 依据本实施例的精神而加以扩充。另外，本实施例也不须限定是要先通知人 事部门再通知职务代理人，或是先通知职务代理人再通知人事部门，这些细 节都可以视公司制度而调整。

请参照图4，其示出了依照本发明销假流程图的另一实施例。此实施例 是将步骤304调至步骤301之后。因此，其所进行的顺序为步骤301、步骤 304、步骤302、步骤303、步骤305、步骤306、步骤307至步骤308。也就 是，在步骤301，产生电子销假申请单后，即先进行步骤304，判断是否超 过直属主管的权限？若是，则依序进行步骤302、步骤303、步骤305、步骤 306、步骤307与步骤308等；若否，则依序进行步骤302、步骤303与步骤 308或309。图3与图4此两种此不同实施例之间的选择，单看各实施者本 身的考虑，以选择适合自身的实施流程。当然若只有一个层级的主管，就不 需要判断主管是否有核准的权限、而若有有大于两个层级的主管，也仅需在 多几个判断主管是否有核准的权限的步骤。

本发明的图1的请假流程，可分别结合图3与图4的销假流程实施，同 样的，图2的请假流程，可分别结合图3与图4的销假流程实施，其结合的 情形与选择，单看实施者的实际需要与考虑。

本发明也提出一种可以执行上述实施例所提到方法的电子请假系统，如 图5所示，至少包括请假状况及时通知程序510、请假处理界面520、组织 人员权限数据库530、部门请假数据库540及个人请假数据库550。个人请 假数据库550用以记录员工所剩余的各种假别的天数。因此，可根据该数据， 以为请假的打算做最好的安排，以免因申请的天数超过所剩余的天数，而需 要重新申请或是重新进行后续的会签的过程。部门请假数据库540用以记录 各部门所规定的请假条件。不限于请假天数的限定，亦可以请假时间为限定 的条件，例如：刚好有某一个礼拜是大量出货的时间，亦可为限制员工请假 的条件。甚者，若是以天数为限定条件，其天数亦不限于3天，其单视各公 司与各部门本身的考虑为定。组织人员权限数据库530用以记录各种请假所 需通知或会签的相关人员。请假处理界面520用以提供员工或主管查询个人 请假数据库550或部门请假资落库540中的请假记录、限制、填写请假单、 销假单等等。请假状况及时通知程序510用以在请假流程的各阶段及时地通 知相关人员，通知的方式例如是以移动电话、呼叫器、短信或网页公布等等 的方式。请假状况及时通知程序510并协调个人请假数据库550、部门请假 数据库540及组织人员权限数据库530与请假处理界面520。举例来说，请 假状况及时通知程序510会根据任一请假行动的过程与结果，更新个人请假 数据库550以及/或者部门请假数据库540。在此，必须强调的是，本发明完 全没有限制必需使用何种程序语言或何种商业化数据库软件，凡是可以提供 上述功能的计算机软件，即可为本发明所应用。

由上述实施例可以看出，本发明所提出的电子请假系统及其运作方法， 可以自动记录所有的请假流程，以供主管等人查询；也可以记录个人或部门 的请假限制条件等，以供个人请假的参考；并且在请假过程中，还可以自动 地检查所请假的天数及时间是否违反所限制的条件，如此则大大地减少查询 所需的时间及减少错误的机率；并且可以用寄送邮件、移动电话、呼叫器、 短信或网页公布等等的方式通知相关人员。

由上述实施例也可以看出，本发明的电子化处理请假流程，不但可以节 省公司的成本，还具有下列优点：

1.在员工填写请假单时，可以知道自己所剩余的休假与事假等等的天 数，以为自身的请假做最好的安排，免去需要人事部门确认的手续，以及避 免因天数超过上限，而需要重新进行所有的填写与会签的过程。

2.以电子请假系统自动呈送主管会签的改进，不但可以省去寻主管 的麻烦，还可以省去这过程所花的时间，可以让员工无后顾之忧的认真于工 作本身。

3.以等方式自动地通知主管，主管可确实掌握每天请假的人 员，在人力调配上做最适当的安排。

4.以等方式自动地通知职务代理人与业务相关的人员，避免 因无法事先调整事物处理的安排，而导致事物处理的停滞。

5.除了申请者与需要会签的人物的签名外，所有的流程都可以交由计 算机自动进行，而不必通过人力。举例来说，可以用计算机程序根据各个相 关数据库进行判断是否符合相关规定以及是否需主动通知那位相关人物，例 如利用计算机程序传送文件并通知当事人目前的处理状况，例如用计算机程 序记录进行中请假程序的相关信息等等。

6.以上各种优点，总体而言，可以增加公司的效率，提升公司的竞争 力。

综上所述，虽然本发明已以一些较佳实施例披露如上，然其并非用以限 定本发明，本领域的技术人员在不脱离本发明的精神和范围的前提下，可作 各种的更动与润饰，因此本发明的保护范围以本发明的权利要求为准。