一种专利流程管理的系统和方法

本发明涉及计算机应用领域，具体而言，涉及一种专利流程管理的系统和方法。

随着信息管理的发展，国家知识产权局提供了专利电子申请客户端(CPC)为企业单位使用，同时，每个企业也有自己的办公管理系统(OA)、邮件系统。在CPC中管理着从专利文件的提交到国家知识产权局中下发的所有的通知，以及企业对该专利申请的处理申请；在OA中管理着每一件专利申请在企业中从产生交底书到撰写、审核、缴费甚至奖励所涉及的不同的岗位、职责、流程的各个环节的信息。CPC和OA是两个互相独立的系统，在现实的工作管理中，需要有一个环节把两个系统联系起来，常用的方案是人工的管理方法。

人工管理的方式容易出错，效率不高，当发生人员变动时更容易出现断层的问题。同时，发明人对自己提交的交底书的进行状态不能跟踪。

对于由内部进行专利管理的企业来说，一件专利从挖掘到产生交底书、审核，是在企业研发团队完成；撰写成为专利文件由企业内部或者专利代理机构的专利撰写人员完成，提交到国家知识产权局进行跟踪、交费、答复，由企业内部或者专利代理机构的相关管理人员完成；除此之外，还包括财务、项目管理人员的工作都有可能需要跟踪使用专利在不同阶段不同状态的信息。因此，一件专利的不同阶段的信息存在于不同的系统，在企业内部，包括：从研发团队的文档中进行挖掘、在OA中提交交底书、邮件或者OA进行专利撰写的确定、CPC中向国家知识产权局进行提交和接收通知、专利管理系统中进行专利的跟踪和管理。

本发明提供了一种专利流程管理的系统和方法，可以将一件专利从挖掘前的技术文档到形成交底书、专利申请文件、通知、答复意见，到获得授权后的实施、许可、项目申请进行关联，即从产生到授权后并进行运用的完整过程，从不同的系统中进行数据的提取、匹配、关联，最终进行完整的一致性管理。

第一方面，为实现上述目的，本申请提供了一种专利流程管理的系统，包括文件系统和逻辑系统。

其中文件系统用于处理文件，包括处理由国家专利电子申请客户端接收的通知文件和文件包，对通知文件处理后形成专利文件数据；

逻辑系统的功能模块包括：数据对接模块、逻辑关系管理模块和客户端应用模块，用于将专利文件数据与企业自身的管理系统进行集成，形成逻辑关系数据；

客户端应用模块用于查询和管理所述逻辑关系数据。

文件系统的功能模块包括：文件存储模块、文件扫描模块、文件记录模块、文件解压模块、文件识别模块、文件分析模块、文件提交模块。

进一步的，对系统的功能模块进行组合，封装为数据文件版本管理器客户端和数据文件版本管理器服务端；其中可以选择部分文件系统的功能模块封装为数据文件版本管理器客户端；选择逻辑系统的功能模块和部分文件系统的功能模块封装为数据文件版本管理器服务端。

另一方面，本发明提供了一种专利流程管理的方法，包括：

流程管理配置，确定专利流程管理涉及的数据、数据的来源，其中数据包括专利文件数据、逻辑关系数据；其数据来源包括国家专利电子申请客户端获取的通知文件、企业自身的管理系统数据库、管理系统文件、邮件文件；

从通知文件中提取所述专利文件数据；

从管理系统数据库、管理系统文件中提取专利对应的逻辑关系数据；

将逻辑关系数据和专利文件数据建立逻辑关联；

并可进行专利查询汇总和事件通知。

根据本发明，可以将企业管理中涉及的专利信息，从挖掘、交底、撰写、申请、答复到授权到应用、失效，进行统一的管理，并且集成可用的各种管理平台，通过各种通讯工具，与最终的管理人员进行关联，职责落实到位，减少了专利文件的管理和维护成本，增加了专利信息在企业内部的透明度，提高了企业管理的效率。

图1是根据本发明实施例的专利流程管理系统的结构图；

图2是根据本发明实施例的专利流程管理方法的步骤图；

图3是根据本发明实施例的专利流程管理系统的布局图。

下面结合说明书附图对本发明的具体实现方式做一详细描述。

本发明提供一种专利流程管理的系统，可以将专利从挖掘到形成专利再到评估和使用，涉及在多个系统的数据进行数据提取和逻辑关联，形成统一的一致性数据便于管理，在管理过程中还可以针对不同的事务通知到岗位和人。

图1是本发明实施例中一种专利流程管理的系统的结构图，如图所示，从功能上包括文件系统和逻辑系统：

1、文件系统：一个方案形成专利，与国家知识产权局进行交互的过程都是以通知文件的形式进行。在本系统中，通过文件系统对文件、文件包进行处理，其中包括与国家知识产权局通过CPC下发的文件包，对文件包中的相关数据进行提取，为进一步的逻辑关联进行准备。

文件系统包括：文件存储模块、文件扫描模块、文件解压模块、文件识别模块、文件分析模块、文件记录模块和文件提交模块。

1)文件存储模块：根据配置参数，在指定文件存储的空间(用于文件系统进行监控和管理)、指定的文件存储位置(与CPC的文件存储位置一致)，进行文件存付操作，如配置中包括备份操作，即在指定位置进行备份操作；

2)文件扫描模块：根据文件记录模块的数据判断在指定的存储位置是否有未处理的文件，如果有，进行文件扫描；

3)文件记录模块：记录新增文件的时间、名称、大小，备份时间等。此模块的相关数据可在数据库、文件存储或者内存中进行记录，用于判断文件操作日志；

4)文件解压模块：当处理的文件是压缩包，如CPC接收的压缩包，进行解压，存放至进行文件处理的位置；

5)文件识别模块：配置需要程序识别的文件路径、文件类型、特征，进行关键字的识别；

6)文件分析模块：文件分析模块中配置文件识别模块需要识别的关键字，对文件识别模块中识别的数据，将识别的数据按一定的规范进行数据规范的处理；

7)文件提交模块：对于可以通过接口发起数据请求进行提交的系统，在文件提交模块中直接进行数据请求的处理，其中提交的角可以是OA系统分配的职能岗位人员角，也可以是本系统中的角；

对于不能通过接口发起请求的系统，例如CPC客户端，则管理人员在CPC系统提交完成后，可以在本系统进行人工处理如备注，或CPC系统的收文通知进行解析后，根据计算对提交的操作进行数据补充。

例如：OA系统的角M为专利管理人员，需要对专利名称为ABC的专利申请文件进行提交并获取申请号后，邮件通知另一角N进行申请费的处理。M在CPC有账号X，用X登录CPC后，提交ABC文件，获得电子申请回执后，文件系统分析出该申请文件的申请号，文件提交模块补充M提交ABC的操作信息(包括申请时间等)；M确定需要发送邮件后，文件提交模块获得数据请求包后，向指定的地址、端口发送请求，以实现在本系统中发送邮件的功能。

2、逻辑系统：在文件系统中获得的数据后，与相关平台中的数据进行逻辑关联。逻辑系统中包括：数据对接模块、逻辑关系管理模块、客户端应用模块。

数据对接模块：接收从文件系统中文件分析模块输出的数据，同时，还从其他的企业自身的管理系统的数据库、数据请求中获取的信息，在专利流程管理系统中，这些信息为专利相关，包括交底书信息、专利涉及的项目信息、专利涉及的技术资料等，并以数据的方式进行通讯，从如OA系统数据库，CPC客户端的数据库进行请求；另一方面，处理需要嵌入OA系统、邮件系统和短信通知平台的数据请求，特别是嵌入通知请求，例如CPC中收到答复通知，文件系统中分析出答复时间后，数据对接模块向OA系统发送一条处理答复的请求，或者向短信通知平台向指定人员发送一条答复通知短信。

逻辑关系管理模块：将不同系统的数据建立关联，如对来自企业自身管理系统的数据与专利文件的数据之间建立逻辑关联，在建立关联时可以某一个来源的数据为主导。例如：以来自OA的交底书为主导，与之进行逻辑关联的数据有来自OA的发明人、来自邮件系统的专利文件撰写人、撰写后向CPC提交申请的通知、通知中解析的申请号；对于来自CPC的通知等，通过逻辑关系的计算，将专利申请号与交底书进行逻辑关联。

使用逻辑关系的计算将不同系统的数据之间建立关联属于自动关联的方式，例如从CPC获取新申请的通知，获取了CPC系统中一件专利申请的申请号，当需要与OA系统中的交底书信息关联时，可以根据提交时间、专利文件的名称进行自动关联；在实际业务中，自动关联的计算方式更加复杂，当用公式不能实现时，可以使用人工关联的方式，提供人工入口，将不同系统的数据之间建立逻辑关联。

客户端应用模块：一方面为管理员进行逻辑关系数据的管理提供入口，逻辑系统的数据对接、逻辑关系管理都可以采用人工干预的方式进行；另一方面可以提供查询、汇总数据，便于管理人员进行数据跟踪。客户端应用可以采用移动客户端、web客户端等方式实现。

以上文件系统、逻辑系统的功能模块封装为数据文件版本管理器，包括客户端和服务端。

图1结构图的实现，涉及到CPC客户端、专利流程管理系统的服务端、邮件系统的客户端、OA系统的服务器端等，其布局如图3专利流程管理系统的布局图所示：

本系统包括多个客户端和一个服务端，每个客户端、服务器端安装专利流程管理系统的数据/文件版本管理器。

其客户端用于数据准备，可以分布式的地部署在安装有CPC客户端的管理员的电脑终端、任何一个邮件终端、OA系统的文件存储服务器端；实现多人处理CPC业务时将数据和文件同步到服务端。同时，客户端也可以用于数据应用，供管理员进行查询和管理。例如：管理员操作CPC客户端的终端设备，该设备也可运行OA客户端，加载文件存储模块、文件扫描模块、文件解压模块、文件提交模块，这些模块根据具体情况进行选择或者扩展，封装为数据/文件版本管理器。

专利流程管理系统的服务端用于逻辑管理，将客户端获取的文件进行分析、数据进行计算、逻辑关联和存储。例如，运行文件记录模块、文件识别、文件分析模块，将CPC客户端和OA客户端同步过来的数据和文件进行解析、汇总，为管理员提供通知、预警和统计报表。另一方面，服务端布署逻辑系统的数据对接模块、逻辑关系管理模块；数据对接模块需要与邮件系统或者企业办公系统OA的服务端进行数据接口的交互，OA服务器或者邮件服务器产生的数据和文件将被数据对接模块解析和识别并同步到汇总服器上。逻辑系统与部分文件系统进行集成，封装为数据/文件版本管理器服务端。

如图3中所示，管理员PC中的数据/文件版本管理器―客户端，通知汇总服务器中的数据/文件版本管理器―服务端对文件系统管理进行功能实现。

文件系统的部分功能可以布局在数据/文件版本管理器的服务端实现，也可以布局在数据/文件版本管理器客户端实现，例如，当CPC客户端机器的状态稳定，备份机制完善，运行速度快，文件存储模块、文件扫描模块、文件解压模块等，都可以安装在客户端执行，同样的，当CPC客户端机器的状态不佳时，文件系统的大部分模块封装至服务器端进行，或者单独布局文件服务器以实现相关功能，便于文件、数据资源的安全管理，并充分利用硬件资源。

本发明的专利流程管理的系统，涉及的系统，数据来源较复杂，部署的终端多样化，PC机终端、服务器、手机终端，本系统的系统功能模块结构、客户端服务器端的布局，可以实现专利流程管理的数据整合多个系统多个来源的资源，并根据资源的性能选择最优化地运行方式。

另一方面，本发明提供了一种专利流程管理的方法，如图2所示：本发明包括以下步骤：

S100：流程管理配置，确定专利流程管理涉及的数据、数据的来源。这些数据包括对来自CPC客户端的专利文件进行分析后产生的专利数据、专利数据与来自OA系统的交底书的逻辑关系数据；因此，数据的来源包括但不限于国家专利电子申请客户端获取的通知文件、企业自身的管理系统数据库、管理系统文件、邮件文件；这些数据、文件的来源具体化，即：文件路径、文件名、接口地址、接口协议、关键字特征；

专利文件数据包括专利申请号、专利名称、申请时间、通知类型、通知发文日等；

逻辑关系数据包括交底书名称、交底书撰写人信息、关联项目、专利撰写人信息、审核人信息、检索报告、审核流程、缴费管理人员等。

除此之外，在管理配置中还可以配置不同系统之间数据关联的规则，比如CPC客户端收到的受理文件分析后的专利数据与OA系统的关联规则、与短信通知平台的关联规则。

例如，配置CPC客户端收到受理文件后，分析数据后，该类信息指定到岗位的通知方式，可以是生成短信通知发送到短信平台、生成OA请求数据发送到OA系统，此配置即为事件通知进行数据配置：

事件通知的配置是指在流程管理配置中对需要即时通知，或者定时通知等管理事务确定判断依据，配置判断依据对应的通知模式，触发事件通知的方式包括事件触发、定时触发和人工触发，在符合事件触发时，符合判断依据条件即启动通知模式。在上例中，收到通知文件时进行触发。如果是受理申请的通知，在分析申请时间后，计算获得缴费信息，可经指定时间，进行定时触发，将通知消息发送到指定岗位；管理员在查询汇总时，判断缴费年费的时候，可以进行人工触发，指定相关岗位启动缴费事务的通知。

S200：从文件中提取数据，此步骤在本系统中，主要是指从CPC系统中获取的通知文件中，获取专利相关的数据。例如，从专利申请的通知文件包中解压、分析，获得这件申请是否受理，受理时间、申请号等。

S300：从企业自身的管理系统数据库、管理系统文件中提取专利对应的逻辑关系数据；

S400：将企业自身管理系统的专利相关的逻辑关系数据和专利文件中获取的专利数据建立逻辑关联，建立逻辑关联的方式包括：自动关联和人工关联；自动关联的算法规则在配置步骤中完成，数据进入逻辑关联流程时，符合算法规则的专利文件数据和逻辑关系数据进行自动关联。

除此之外，自动关联的逻辑关系可以进行人工管理，也可以人工建立新的关联关系。

S500：查询汇总和事件通知：当关联的逻辑关系符合配置的触发条件，符合事件触发的情况，则可以自动向指定的岗位发起邮件、向指定号码、在企业内部的管理系统发起请求。指定的岗位，在不同的平台中，可对应到具体的个人。

在专利流程管理的方法中，确定规则后，从收到CPC的通知文件，进行分析，生成可计算的数据，与企业本身的管理系统相结合，并将相关的信息、要处理的内容通知到具体的岗位和个人，不仅将产生专利的流程逆向的方式将相关的数据、部门、人员、项目结合起来，可以使专利流程变得直观，便于任何一个环节的人员进行监控，同时，汇总和通知的功能还可以灵活地进行管理和维护、并落实到具体岗位具体人员，减少人工处理的环节，增加了工作的效率，避免了出错、遗漏的机率。

在本发明中提供的专利流程管理的系统和方法，将企业管理中涉及的专利信息，从发生到授权到应用、失效，进行统一的管理，并且结合现在的各种管理平台，并通过各种通讯工具，与最终的管理人员进行关联，职责落实到位，减少了专利文件的管理和维护成本，增加了专利信息在企业内部的透明度，提高了企业管理的效率。

以上公开的仅为本发明的几个具体实施例，但是，本发明并非局限于此，任何本领域的技术人员能思之的变化都应落入本发明的保护范围。