一种应用于代理所的专利文件流程化管理操作方法

本发明涉及专利代理所用信息管理技术领域，尤其涉及一种应用于代理所的专利文件流程化管理操作方法。

专业从事专利申请工作的专利代理所中，代理范围十分广泛，包括化学、机械、电学等。专利撰写过程中，为了保证撰写质量，代理所中的代理人往往术业有专攻。代理所中由于业务量大，往往收到的专利文件也很多。

专利文件的答复是专利申请中的一个重要环节，其答复时间和质量，直接关系到了专利申请流程的长短。如果由专利申请撰写人员答复专利文件，由于撰写人员有与申请人沟通的经验，且对专利申请最为了解，有利于保证专利文件的答复效率和质量。

但是，目前代理所中，要保证专利申请撰写与专利文件答复的一致性，只能安排专人进行分配，费时费力。

基于背景技术存在的技术问题，本发明提出了一种应用于代理所的专利文件流程化管理操作方法。

本发明提出的一种应用于代理所的专利文件流程化管理操作方法，包括以下步骤：

S1、建立分配预选架构，分配预选架构中包括公司当前所有未结案的专利申请的撰写人和参与专利文件的答复人；分配预选架构中，根据技术领域将撰写人和答复人统一进行分组，并区分在职人员和不在职人员；

S2、预设案件统计表，案件统计表中的统计项包括：专利申请名称、专利申请号、撰写人、撰写时间、历次专利文件答复人和答复时间，撰写人与撰写时间相关联，历次专利文件答复人与对应的答复时间相关联；

S3、获取官方下发的专利文件通知书，并提取专利申请号；

S4、根据提取的专利申请号在案件统计表中检索专利申请的历史参与人，历史参与人包括撰写人和专利文件答复人；

S5、判断是否有在职的历史参与人；

S6、有，则将最近一次的历史参与人作为分配对象；

S7、没有，则根据撰写人所属技术领域在分配预选架构中随机选择一个在职人员作为分配对象。

优选地，步骤S3具体包括以下步骤：

S31、获取专利文件通知书；

S32、从专利文件通知书中提取专利申请号和专利申请名称；

S33、根据专利申请号在案件统计表中检索专利申请名称；

S34判断检索到的专利申请名称和提取的专利申请名称是否一致；是，则执行步骤S4；否，则返回步骤S32。

优选地，步骤S5具体包括以下步骤：

S51、获取关联工作时间最近的历史参与人为在前参与人；

S52、检索分配预选机构，判断在前参与人是否在职；

S53、在职，则将该在前参与人作为最近一次的历史参与人，并执行步骤S6；反之，则判断该在前参与人之前是否还有历史参与人；

S54、有，则将该在前参与人之前并相邻的历史参与人更新为在前参与人，并返回步骤S52；反之，则执行步骤S7。

优选地，步骤S54中：当在前参与人之前否还有历史参与人，则判断前一个历史参与人是否为在前参与人本人，是，则跳过该历史参与人，并根据时间向前检索历史参与人，直至检索完所有在前的历史参与人，或者检索到另一个历史参与人更新为在前参与人。

优选地，分配预选机构中，在职人员和不在职人员以不同颜显示。

本发明中，结合步骤S1和S2，通过案件统计表可获知每一个专利申请的撰写人，然后在撰写人确定的情况下，不管撰写人当前是否在职，都可以通过分配预选架构获知撰写人所在技术领域对应的答复小组。如此，为撰写人离职的情况下，结合分配预选架构，为专利文件分配对应技术领域的答复人奠定了基础。结合步骤S7，通过将专利文件分配到撰写人所在技术领域对应的答复小组中，可保证答复人对该专利文件对应的专利申请所在领域的熟悉程度，从而，降低答复人接手难度，尽可能提高专利文件答复效率与质量。

本发明中，结合步骤S5和S6，只要专利申请的前一次参与人(撰写人或者前一次答复人)在职，则该专利文件便会被分配到前一次参与人进行答复。如此，可避免同一个专利申请的答复人频繁更换，从而，可在保证专利申请参与人稳定的前提下，保证每一次专利文件答复人对该专利申请的熟悉，从而，有利于提高答复效率与质量，还有利于避免频繁更换答复人造成的重新熟悉专利申请造成的时间浪费。

图1为本发明提出的一种应用于代理所的专利文件流程化管理操作方法。

参照图1，本发明提出的一种应用于代理所的专利文件流程化管理操作方法，包括以下步骤。

S1、建立分配预选架构，分配预选架构中包括公司当前所有未结案的专利申请的撰写人和参与专利文件的答复人；分配预选架构中，根据技术领域将撰写人和答复人统一进行分组，并区分在职人员和不在职人员。

S2、预设案件统计表，案件统计表中的统计项包括：专利申请名称、专利申请号、撰写人、撰写时间、历次专利文件答复人和答复时间，撰写人与撰写时间相关联，历次专利文件答复人与对应的答复时间相关联。

结合步骤S1和S2，通过案件统计表可获知每一个专利申请的撰写人，然后在撰写人确定的情况下，不管撰写人当前是否在职，都可以通过分配预选架构获知撰写人所在技术领域对应的答复小组。如此，为撰写人离职的情况下，结合分配预选架构，为专利文件分配对应技术领域的答复人奠定了基础。

S31、获取专利文件通知书。本步骤中可通过实时监控电子申请客户端以获得官方下发的专利文件通知书，专利文件通知书的及时获取，为专利文件的实时处理与管理奠定了基础。

S32、从专利文件通知书中提取专利申请号和专利申请名称。

S33、根据专利申请号在案件统计表中检索专利申请名称。

S34判断检索到的专利申请名称和提取的专利申请名称是否一致；是，则执行步骤S4。否，则返回步骤S32。

结合步骤S31到S34，通过获取专利文件通知书，并提取专利申请号，为后续工作提供了检索依据。步骤S34中通过判断检索到的专利申请名称和提取的专利申请名称是否一致，可以对步骤S32中提取的专利申请号和专利申请名称进行验证。

S4、根据提取的专利申请号在案件统计表中检索专利申请的历史参与人，历史参与人包括撰写人和专利文件答复人。

S51、获取关联工作时间最近的历史参与人为在前参与人。本步骤中的关联时间是指案件统计表中历史参与人参与该专利申请的时间，例如撰写人与撰写时间关联，各次专利文件答复人与当次专利文件答复时间关联。

S52、检索分配预选机构，判断在前参与人是否在职。

S53、在职，则将该在前参与人作为最近一次的历史参与人，并执行步骤S6。反之，则判断该在前参与人之前是否还有历史参与人。

S54、有，则将该在前参与人之前并相邻的历史参与人更新为在前参与人，并返回步骤S52。反之，则执行步骤S7。

结合步骤S51到S55，实现了对是否有在职的历史参与人的判断。具体的，步骤S54中：当在前参与人之前否还有历史参与人，则判断前一个历史参与人是否为在前参与人本人，是，则跳过该历史参与人，并根据时间向前检索历史参与人，直至检索完所有在前的历史参与人，或者检索到另一个历史参与人更新为在前参与人。如此，避免了对同一个历史参与人的重复判断，有利于提高工作效率，降低工作繁琐度。

S6、有，则将最近一次的历史参与人作为分配对象。

如此，只要专利申请的前一次参与人(撰写人或者前一次答复人)在职，则该专利文件便会被分配到前一次参与人进行答复。如此，可避免同一个专利申请的答复人频繁更换，从而，可在保证专利申请参与人稳定的前提下，保证每一次专利文件答复人对该专利申请的熟悉，从而，有利于提高答复效率与质量，还有利于避免频繁更换答复人造成的重新熟悉专利申请造成的时间浪费。

结合步骤S53，可见，本实施方式中，根据关联时间由近及远在分配预选架构中检索历史参与人，且只要检索到一个在职的历史参与人便停止对分配预选架构的检索，有利于简化检索工作，提高分配效率。

S7、没有，则根据撰写人所属技术领域在分配预选架构中随机选择一个在职人员作为分配对象。

本步骤中，通过将专利文件分配到撰写人所在技术领域对应的答复小组中，可保证答复人对该专利文件对应的专利申请所在领域的熟悉程度，从而，降低答复人接手难度，尽可能提高专利文件答复效率与质量。

本实施方式中，分配预选机构中，在职人员和不在职人员以不同颜显示，以便进行区分判断。

以上所属，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，根据本发明的技术方案及其发明构思加以等同替换或改变，都应涵盖在本发明的保护范围之内。