一、传统的办公方式成本高、效率低
七十年代以来，由于科学技术的发展，推动了社会生产力的发展，而随着经济、科技的发展，社会信息量猛增，经营管理决策所需的信息也越来越大。据报导，世界每年处理的文件多达10亿页。单就科技文献而言，每年约有100万份发明专利和450万份科技文献，而且每年还以13%的速度增加。据美国劳工部统计，72%的美国就业人员是从事非直接生产性的行业。办公人员增加了，但办公室生产率却增长的很少，办公室生产率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度。 办公效率远远低于经济、科技及社会信息量的增长速度的原因可归结为以下几点：
1、办公事务繁多，决策迟缓
2、公务的复杂性增加，信息传递交流时间长
3、信息量大，数据处理的时间长
改变传统的手工业办公方式，降低办公成本，提高办公效率加速办公自动化的发展已势在必行。 二、积极应对信息化的国际环境
国家改革开放的政策，使我们面临一个信息化的国际环境，为迎接世界先进信息处理技术的挑战，必须占有丰富的信息资源。在当今信息爆炸，信息量剧增，信息加工深度不断提高的情况下，只有借助于强有力的信息处理工具，实行办公自动化，才能进行正常的国际交流。如在全球正处于飞速发展的无纸贸易(Electronic Data Interchange无纸贸易或电子数据交换，简称EDI)，就是进行贸易的各方都使用计算机，将业务单据经计算机网络直接送对方计算机中。这样既正确又迅速，免去了不必要的人工处理产生纸张文件及邮政传递，节省了人力和时间，也减少了人工作业可能发生的错误。
三、适应办公管理人员智力结构的变化
近几年来，我国办公人员的智力结构发生了很大的变化，平均知识水平有了大幅度提高，应该提供好的条件使他们的知识运用和开拓能力达到一个新的水平。没有先进的信息采集、信
息处理、信息存贮和信息传递手段，使他们整天陷在“文山会海”之中，就无法发挥他们的优势。同时知识的更新也需要丰富的信息资源。所以办公自动化是各级办公人员充分发挥管理才能和开拓能力的技术基础。
自八十年代起，计算机进入了各个单位，在办公活动中逐渐用计算机管理工资、财务、物资和管理生产，完成文字处理、排版印刷等单项办公业务，提高了办公效率，使人们对以计算机为主的办公设备介入办公事务有了一定认识，从心理上有了准备，减少了办公自动化技术对传统办公方式冲击的阻力。物质、技术上也做好了准备。
汉字信息处理已经解决了汉字输入难的问题，文字识别、语音识别技术日益完善，计算机网络技术飞速发展。这些都给办公室自动化的推广应用，提供了可靠的技术物质基础。
办公自动化的定义★
办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。
狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等办公事务处理。广义办公自动化是建立在管理信息系统(Management Information System简称MIS)基础上，其办公业务还应包括有决策支持系统(Decision Support System简称DSS)功能。
(1)办公自动化是跨学科的综合技术。其中计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为四大支柱。以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项办公业务。
(2)办公自动化系统是一个人—机信息系统。人和办公设备互相协调，有效地利用两者相辅相成的能力，完成某一任务。信息是被加工处理的对象，是办公自动化的基础。办公设备是加工信息的手段或工具。办公人员是办公信息加工处理过程的设计者、操作者和信息成果的享用者。
(3)办公自动化的目标是降低办公人员劳动强度，提高办公质量和办公效率，提高决策的科学性和准确性，为长远的经济建设战略任务服务。
(4)办公自动化包括语音、数据、图象和文字等信息的一体化处理。办公自动化系统的功能是
信息采集、存储、加工、传递和辅助决策。语音、数据、图象和文字是办公信息的四种形式。系统要对其进行统一处理。
办公自动化的支撑技术★
计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学是办公自动化的主要支撑技术。
计算机技术：办公自动化系统数据的采集、存储和处理都依赖于计算机技术。
通信技术：通信系统是办公自动化系统的神经系统。它完成信息的传递任务，缩短了人们之间的空间距离，克服了时空的障碍。
系统科学：系统科学为办公自动化系统提供各种与决策有关的理论方法，为建立各类决策模型提供方法和手段，完成定量结构分析、预测未来、政策评价等。
行为科学：行为科学是现代管理心理学中的代表。行为科学重点研究在社会环境中个人和体行为产生的根本原因及其规律，其目的在于探讨工作中人的行为的—般规律，以便解释、说明、预测、引导相控制人的行为。在办公自动化系统设计中要研究和借鉴行为科学关于组
织结构、组织设计、组织变革和发展中的理论与方法。以保证办公系统中人们团结—致，生气勃勃地进行创造性的劳动。
办公自动化的层次结构★
我国办公自动化系统按处理信息的功能划分为三个层次：事务型办公系统；管理型办公系统；决策型办公系统即综合型办公系统。
事务型办公系统：完成基本的办公事务处理和机关行政事务处理活动。由局限在一个办公室内的单机系统和支持一个机构内各科室及相互间以计算机和通信为中心的客户机系统组成。
管理型办公系统：它具有事务型办公系统的功能，且支持管理控制活动的信息系统，支持设计、生产的CAD／CAE／CAM／CAT系统，彼此互为有机结合的办公系统。
CAD(Computer aided Design计算机辅助设计)
CAE(Computer aided Education计算机埔助教育)
CAM(Computer aided Manufacturing计算机辅助制造)
CAT(Control And Test控制和测试)
决策型办公系统(即综合型办公系统)：在管理型办公系统基础上扩充以各种专家系统为基础的决策或辅助决策而组成的办公系统。
事务型和管理型办公系统是以数据库为基础的。决策型办公系统除需要数据库外，还要有其领域的专家系统。专家系统是事先将有关领域专家级的知识总结出来，分成事实和规则，在计算机上建立知识库，根据这些知识库，采取合适的推理控制系统，根据输入的原始数据。选择相应的规则进行处理、演绎，做出判断和决策。从而模拟人类专家的决策过程来解决复杂的问题。
办公自动化系统及其功能
办公自动化系统涵盖了收发文管理(包括公文审批、公文发布等功能)、人员去向管理、会议管理、领导活动安排、论坛管理、个人用户工作台等多个功能子系统
1、收发文管理：收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流的全过程处理。
2、外出人员管理：外出人员管理主要是通过电子公告板方式实现对外出人员进行登记管理。
3、会议管理：在传统方式下，召开会议时需要的大量文件让人头痛不己，而在OA方式下则要轻松得多，可实现网络远程实时会议控制，图文、影音在线传输。并可通过浏览器安排、管理会议。
4、领导活动安排：主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调和安排，包括一周活动安排和每日活动安排。
5、论坛管理：所谓论坛类似现实生活中的公告牌，用于系统内部人员在上面发布相关公开信息。论坛管理主要负责对这些信息的管理，比如信息分类、更新等等。
6、个人用户工作台：个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理，例如安排日程、活动，查看处理当日工作，存放个人的各项资料、记录等。
7、：系统可完成信息共享、工作批阅流程、文档传递等功能。
8、远程办公：每—个工作人员都不能保证一直在办公室中工作。当远离办公室或出差时，可通过电话线、DDN专线等连接的远程计算机，完成所有的有关办公的功能。
9、档案管理：办公自动化系统可实现交互式的劳资人事管理。把员工资料与考勤制度、工资管理事管理相结合，有效提高工作效率，降低管理费用，实现高速、实时的查询管理。
10、综合信息：提供单位职工电话号码查询，增进职工与单位和外界的沟通，提供国内外相关法律、法规查询，并提供相关咨询服务。11、简报期刊：提供国内外主要报刊杂志的查询和特定信息检索。提供信息查询、统计、分析功能，协助领导决策管理。
办公自动化使用的设备
1、计算机设备：计算机是办公自动化的关键设备。包括有各种形式的大、中、小型机和微型机、各类文字、图形／图象处理工作站、以及各类终端。
2、文字处理设备：包括中英文电子打字机、文字处理机、复印机、制版机、胶印机，各类打印机和激光照排系统等。
3、语音处理设备：包括各种电话如录音电话、可视电话、智能电话、移动电话等，语音识别及合成设备，语音输入／输出设备等。
4、图形图象处理设备：包括有光学字符／中文阅读器、传真机、录象机、绘图机、光笔、数字化仪、鼠标器、摄象机等。
5、数据传输及通信设备：包括调制解调器、长距离数据收发器、通信控制器、公用电话交换网、局域网、专用自动交换机(简称PABX，Private Automation Branch Exchange)、综合业务数字网(简称ISDN。Integrated Services Digital Network)和公用分组交换网等。
6、信息存储设备：包括大容量的磁盘机、磁带机、光盘，以及缩微文档处理设备等。
7、其它机电办公工具：如电子黑板、点钞机、收款机等等。
所谓计算机网络，★就是把分布在不同地理区域的具有独立功能的计算机与专门的外部设备用通信线路和通信装置连接起来,再配合网络操作系统形成一个规模大、功能强的网络系统，从而使众多的计算机可以方便地互相传递信息，共享硬件、软件、数据信息等资源。
计算机网络通常是按照规模大小和延伸范围来分类的，常见的划分为：局域网(LAN)，市域网(MANs)，广域网(WAN)。 Internet可以视为世界上最大的广域网。
计算机网络的功能★
⑴资源共享：可以共享的资源主要是指网络中的计算机的软件、硬件及数据和一些可以共享的外部设备，网络中的用户可以部分或全部地使用这些资源。
⑵对分散对象的实时集中控制和管理：典型的有企事业单位、学校的办公自动化的管理信息系统（MIS）、商业信息管理系统，银行信息管理系统，以及国家、部委宏观经济决策系统。
⑶信息交换：信息交换功能是计算机网络的最基本功能。主要完成网络中各个结点之间的通信。
⑷分布式处理：分布式处理就是将若干台计算机通过网络连接起来，将一个程序分散到这几台计算机上去同时运行.
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