1、传真机安装位置十分重要，应避免受到阳光直射和热辐射，传真机的外壳都是由工程塑料制成的，长期处于阳光直射的环境下，会造成传真机外壳的老化变。勿将机器置于潮湿、灰尘多的环境，传真机忌讳尘土，一旦尘土进入传真机的光学扫描系统，会影响传真机发送和复印的质量，尘土从窗户的缝隙中进入室内，放在窗下的传真机出现问题的可能性就大大增加了，清洁传真机扫描系统的工作，对专业维修人员来说虽然并不是很困难，但也应该尽量避免麻烦；另外，雨季如果窗户没关，雨水进入传真机造成短路故障将是一件很棘手的事情。最佳环境温度应保持在5℃～35℃，相对湿度在25～85％范围内。 2、不要把传真机安装在有震动和不稳固的地方以及冷、暖机附近。传真机在使用过程中会产生一定的热量，如果太靠近热源，造成传真机散热不良，这对传真机是不利的。 3、使用单独的电源插座，尽量不和噪声大的机器例如空调、打字机等易产生噪声的机器共用一个插座，以免干扰传真机接收和发送信件的质量。一些大功率用电设备工作时会产生干扰，有可能对传真机的正常工作产生影响。尤其是这些设备和传真机共用一个电源插线板，产生的不良影响将会更大。有些传真机使用者根据需要在传真机上并接一些通信设备，例如：
电话计费器，有线调制解调器等。如果连接不合理或连接过多，有时也会影响正常的传真通信。4、为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机宜暂停使用，并且拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。
5、切勿发送和复印过厚的文件以及被弄湿的文件。
多功能电源插座
6、传真机位置不宜距电话线和市电电源过远，传真机需要电源供电，并且要和电话线连接，装机位置宜选择在距电源和电话线较近的地方。
7、要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电路及器件。
8、经常使用柔软的干布清洁机器，保持传真机的清洁，特别是扫描部分如CCD或CIS以及感热记录头(TPH)，只能用干净的布或镜头纸清洁，切忌直接用手或不洁布、纸去擦除。
9、传送和复印文件前，必须将附于文件上的回型针和钉书钉等坚硬物除去。
多功能一体机是集打印、复印、扫描、传真功能中两种或两种以上于一身的办公设备，横跨IT和OA两大领域，具有集成化、数字化、占用空间小、性价比高等特点。自从多功能一
体机的概念由HP提出以来，它就受到广大用户的大力追捧。根据IDC2003年第四季度调查数据显示，多功能一体机2003年在中国市场取得了“井喷”式的发展，年增长率达到160%左右。
然而，由于多功能一体机功能复杂，对机器的维护保养提出了较高的要求。一般而言，操作人员在上岗操作前都应进行适当的培训学习，一体机内部每三个月的清洁保养应该由专业人员进行。一体机在使用过程中对环境也有一些特殊的要求，比如一体机一定要避免在潮湿、灰尘多的环境中工作，还应在远离阳光、热源和强磁场的环境。
随着冬季的来临，多功能一体机的使用也面临更多的问题。那么，一体机在使用中到底都应该注意哪些问题呢？日前，HP公司打印和成像领域的专家给用户提出了关于使用保养一体机的全面解决方案，希望这些建议能帮助用户更好地对它加以利用，使之真正成为中小企业办公的“好帮手”。
一、关于多功能一体机的使用环境HP专家建议
多功能一体机应放置在平坦，坚固的表面上，周围环境要保持良好的通风，并确认以下环境条件是否满足：
1 、温度：摄氏15---32.5(华氏59---90.5)。
2 、湿度：10%---80%。
3 、避免阳光直射。
4 、设备周围有充分的空间，从而保证空气的正常流通和设备的便利操作。
二、关于多功能一体机扫描平板的清洁
扫描平板如果被污染，必定会影响到设备的扫描复印质量和扫描头的定位，所以，应定期对扫描平板进行清洁。
1、关闭打印机，拔掉电源。
2、2 、使用略浸有非研磨玻璃清洁剂的软布或者海棉布清洁玻璃(注意：不要使用有化学性质的清洗剂如，研磨剂，苯，乙醛，酒精，四氯乙烷等，不要向玻璃板上直接倾倒液体)。
3、 用麂皮或者纤维海棉干擦玻璃来防污。
三、关于日常使用注意事项：
1 、不要把设备防止在距离窗口很紧的地方。空气中的灰尘较大，或者是有地毯的工作环境，由于灰尘颗粒比较细微，易进入打印机，造成光路不清洁， 引起打印浓度，重影，深浅不一等。
2、复印和扫描的时候尽量使用质量比较好的纸张(推荐使用HP纸张，保证设备工作正常)，以免再走纸过程中纸屑脱落进入设备，造成设备故障。
3 、保证设备清洁，尤其是平板玻璃，以免造成扫描头无法定位。
4 、保证电源环境的稳定(参考用户指南)，但是尽量不要使用ups稳压电源。
5 、尽量避免使用以下介质：
a. 太粗糙
b. 压花纸或有涂层的纸
c. 不完整的打印纸
d. 多种纸混杂在一起
e. 易溶化的然燃料纸(110摄氏度/秒)
HP公司的专家还建议，切忌乱动机内的接插件和调整螺钉。非专业维修人员不要随便调节机内部件、卸下运动部件、插拔接插件等，否则会影响正常运行和某些关键部件的寿命。
激光打印机是我们最常用的办公设备。由于它集光、电、机械等部件于一体，结构复杂，所以必须要使激光打印机工作在一个标准的符合要求的环境中。
湿度要求
激光打印机在湿度过高的环境工作时，空气中的水分容易凝集在元器件的表面。其结果是电气绝缘程度大大下降，严重时将会引起电路部分发生短路现象而烧毁打印机。另外,空气中湿度过大就会严重影响激光打印效果，极易造成充电、转印电极对地短路，使打印品全白。
如果湿度太低，将会引起静电的产生，特别是在尼龙化纤织物上更严重。静电的危害是使耐压不高的集成电路被击穿，轻微的静电则会对数据传输的推确性带来影响。实践表明相对湿度的范围在20%~60%，比较适合激光打印机工作。
温度影响
实验证明，当温度超过25℃后，温度每升高10℃，电路可靠性下降25%。同时由于阻容元件的参数随温度变化，到一定程度时，将引起数据传输时的波形畸变。从而产生数据出错。磁介质在高温下也会产生数据丢失现象。
激光打印机的机械运动部件在温度变化较大时，会因热胀冷缩而运转不灵，致使在关部件寿命缩短，甚至卡死而不能完成打印工作。根据实际经验温度应保持在10℃～35℃之内。
其他要求
1.和电器一样，激光打印机对电源电压的要求也比较严格，波动过大的电压会对激光打印机造成严重危害，波动范围应不超过10%（约在190V～230V之间）。
2. 激光打印机不应暴露在阳光下。直接受阳光的照射，会使激光打印机的外壳及一些部件加速老化。
3. 室内应保持通风良好。由于激光打印机在工作时会产生大量的热量；应使这些热量及时散发掉，否则将导致激光打印机因为过热而不能正常工作。
4. 激光打印机不应紧靠墙壁和其他物体，至少要留出20cm的距离，而且打印机的摆放要保持水平，安装牢固。
5. 激光打印机要有良好的接地，一般不允许使用单相两线制的配电方式给激光打印机供电，应使用单独的线路对其供电。这是因为没有良好接地的激光打印机容易产生静电，而静电则极易损坏激光打印机的元器件，同时机内高压部分漏电时也容易引起触电事故。
安放要求
为确保机器性能的安全和正常，在初次安装以及使用期间搬移复印机时，请注意下列事项：
1、复印机应安装在符合规定的电源插座附近，以便连接。
2、复印机电源引线只得直接和电源插座连接，电源插座必须符合额定电压和电流的规定要求而且还必须带有接地。
3、复印机应避免下述场所安放使用：
●潮湿之处
●阳光直射之处
●灰尘极多之处
●通风条件不良之处
●易受温度或湿度剧烈变化影响
（比如：在空调器或加热器附近）之处
4、复印机应安放于平坦、稳定之处使用。
●使用机器的最佳条件：
20-25度、65±5%RH
● 温度和湿度：
15-35度 30%-75%RH65%时、35度
复印机的常见问题
卡纸清除
各种原因均会引起卡纸现象的发生，使用时请遵守下列注意事项：
●使用专用的复印纸
●补充新的复印纸时，因静电会引起粘纸，请将纸张抖松，加以整理。
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