郝海媛
(北京信息职业技术学院，北京100016)
摘要：中大型会议项目占我国会议市场份额的一半，这些项目具有一定脆弱性、复杂性和交叉性。会议通常是一个临时项目，因此主办方大多缺乏项目风险管理的意识和能力。会议项目的特点决定了其风险管理的特点，在会议项目的启动、筹备和会期三个阶段，不同的会议要素存在着不同的风险，需要选择回避，减轻、转移、接受等策略进行风险管理。关键词：大中型会议；项目；风险；管理策略中图分类号:C939文献标识码:Ａ 文章编号:1005-913X (2016)10-0117-02
收稿日期:2016-04-22
作者简介：郝海媛(1980-)，女，上海人，讲师，硕士，研究方向：会展管理。
会议是会展中的重要部分，是经济交往、文化传播的重要方式和平台。美国项目管理协会对项目的定义是为创造独特的产品或服务开展的临时性工作。策划和组织一次中大型会议包括一系列独特、复杂并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标，必须在特定的时间、预算、资源限定内,
依据规范完成。会议的运营需要进行项目管理，其
中一项重要的内容是风险控制和管理。我国会议市场化发展的较晚，会议运营人才缺乏，专业的会议服务机构较少，大部分会议由主办单位自行筹备，因此会议的运营管理缺乏项目管理的规范性，风险管理也缺乏系统性。
一、研究内容
(一)中大型会议的界定
业界以及学术界对会议的定义缺乏统一的标准，按照会议的功能并结合国际组织对会议的界定，本文研究的会议是指在签约的场所进行的，超过四个小时的，人数超过三十人，按照一定程序开展的，组
织有序的，以口头交流活动为主的，以达到议事协调、信息交流、知识传播、推介联络等目的体活动。结合我国会议市场实际，本文研究的中大型会议指一百人以上的会议。
(二)中大型会议的特点根据《中国会议统计分析报告》，我国会议市场中一百人以上规模的会议占到近一半的比例，其中100~300人的会议在大约占到中大型会议中的70%。我国会议主办机构承办会议占到了80%的比例，但从2010年以来逐年减少，五年来减少了8.4%。主办机构临时统筹会议，往往缺乏会议组织和管理经验。
(三)会议项目风险管理研究现状
项目风险是指可能导致项目损失的不确定性。风险管理是指项目管理机构以科学管理的方式对可能遇到的风险进行计划、识别、评估、应对和监控的过程，以实现保障项目实施并达到预期目标的实践活动的总称。杭州伍方会议服务有限公司对曾350名的会议策划者进行调查，结果发现仅有16%的人认为风险管理极其重要,55%的会议策划者没有规范的紧急事件处理对策或管理体系。文献研究中针对会议的风险研究较少，胡潇潇(2015)分析了中国—南亚博览会的风险管理办法和原则，并提出了会议风险管理的程序和内容，周武秀(2012)以焊接工程国际会议为例从会议策划、筹备、会期以及会后总结四个阶段介绍和分析了该会议中的风险管理。
(四)风险研究的意义
会议与旅游一样都有明显的脆弱性，最直接的表现就是不可抗力会导致会议的推迟、规模减小甚至取消。会议的脆弱性还表现在受经济形势的影响，行业的发展影响着会议的规模。中大型会议还会受到某些政策的影响，如政府采购政策、消防安全政策等。会议项目风险管理规划和风险管理能力对会议的举办及成功起到重要的作用。
二、中大型会议项目特点及风险管理特点(一)中大型会议项目的特点
1.复杂性。一是会议利益相关方的多样性。行业或社团会议涉及到一个或多个主办机构，承办机构、协办机构、支持机构、合作媒体、赞助商等多方利益主体。企业商业会议筹备中涉及到销售、品牌、生产、研发、物流、财务等多个部门的共同协作配合。二是会议目标和功能的多样性。会议往往承担多重功能，如推广、教育和交流功能等，因此会议日程和活动内容相应地呈现多样性。三是会议供应商的多样性，会议的供应商涉及到专业会议组织者、目的地管理公司、会议场地、设备及技术服务、餐饮、住宿、交通、演讲人、礼仪、媒体、翻译、搭建等一系列的服务供应商。
2.各项工作任务的相互交叉和交叠开展。一般的会议项目会分为若干个职能组，在责任矩阵表中，许多工作涉及到多个部门的共同协作。胡潇潇列出的中国———南亚博览会责任分配表中,32项工
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表会议不同阶段不同要素的风险评估和应对策略
铁桶包装挺腰器作中23项需要多个部门的协同合作。甘特图进度表呈现了会议项目在整体以时间为序的推进过程中，各子任务的交叉特性。
(二)会议项目风险的特点
1.时效性。会议运营在不同阶段所面临的风险是不同的。
2.动态性。会议的风险管理是一个动态的过程。在会议运营过程中，会议的某些要素发生变化，风险管理计划将需要重新评估。
3.经济性。为了降低或预防未来可能出现的问题需要，风险管理需要消耗一定的资源。
4.信息依赖性。会议的风险管理需要及时准确的信息作为判断基础，因此各部门之间密切的信息沟通与信息处理能力非常重要。
精炼剂三、中大型会议项目风险管理策略
项目风险管理中风险的识别和应对策略的执行是进行会议项目风险管理的基础。
(一)会议项目风险识别
1.利益相关方即包括主办、承办、协办等组织机构，也包括赞助商等合作伙伴，还包括政府机构相关主管部门，如会议审批机构、消防安全部门等。其中可识别的风险主要有相关方的配合程度以及对会议项目的投入情况。此类风险主要出现在会议筹
备初期，但贯穿整个会议项目周期。
2.资金是项目得以运行的基本保障。对于企业类会议，整体经济形势和企业财务状况将影响会议的预算支出，因此其主要风险是会议预算支出管理。对于协会类会议和学术会议，在其筹备期中需要消耗掉一定的资金来完成相应支付，造成现金流的风险。此外学术类会议的资金风险来自于参会者注册费的不确定性。此外，会议周期越长，通货膨胀、利率变化和税收政策变化对会议财务收入和支出的风险越大。
3.嘉宾和参会人员是会议项目的服务主体和服务目标，能否达成预期目标将决定了会议的质量。主要的风险是嘉宾的出席与嘉宾参加活动的质量，参会人员的数量和质量以及参会人员的满意度。
4.供应商的服务是需要重点风险管理的要素，包括合同执行能力和服务商自身的风险管理能力。如注册软件供应商的信息处理能力和数据安全措施，场地供应商的场地安全管理能力，餐饮供应商的食品安全管理能力。
(二)风险评估及应对策略
风险对应策略的实施可以改变风险发生的概率、风险后果的性质和风险后果的大小。常见的风险应对策略包括(见下表)。
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1.回避策略，当风险可能性较大且没有替代方法的情况下，通过改变计划或通过详尽的规划尽量保证计划的可行性。在会议项目启动初期，需要确定利益相关方并进行项目资金规划，因此，这两方
面需要识别可能存在的风险和评估项目的可行性，并根据评估结果修改会议方案，从而回避风险。
2.减轻策略，采取可用的措施降低风险概率或影响，即通过采取预防性方案或严格执行等措施降低风险发生的可能性或风险带来的后果。此策略主要用于项目筹备期和会期阶段，可采用的措施通常是项目计划执行跟进、充分的沟通协调机制、严格的合同管理等方式。
3.转移策略，将风险由第三方承担。在会议项目中，风险转移主要是将风险转移给产品或服务供应商，因此需要选择有能力管理产品或服务范围内风险的供应商。
4.接受策略，基本不采取特定的措施或通过制定备用方案来应对风险。这一消极策略主要适用于会期阶段和风险较小的部分。
超市手推车广告四、结语
大中型会议项目风险管理计划的实施需要有效的沟通，包括会议筹备人员沟通风险管理计划和程序，与会议利益相关方沟通风险的监督与防范流程，并且在规避和处理风险时获取必要的支持和资源。风险监督需要在持续的基础上进行，根据项目情况的变化发现潜在风险并寻求计划改善或规避风险，同
时监督风险管理计划是否需要调整或细化，从而保证风险管理处于动态的稳定状态中。
参考文献:
[1]胡潇潇.中国—南亚博览会风险管理研究[D ].昆明：云
南大学,2015.
[2]周武秀.2012焊接工程国际会议项目风险管理[D ].北京:
北京工业大学,2012.推杆锁
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程,2015(6):157-158.
[4]杜华.会展活动中的风险防范与管理对策研究[J].现
代经济信息,2015(24).
[5]王起静.会展项目管理[M ].北京：中国商务出版社,2004.[6]刘海莹.会议业纵论[M ].北京：中国商务出版社,2014.
[责任编辑：纪姿含]
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