光通量测试Indi.Office公⽂流转使⽤⼿册
北京慧点科技开发有限公司
2010 年 04 ⽉
中国管理软件推动中国企业⾛向世界 DCI.Indi.Office V4.5.3
办公⾃动化系统
公⽂流转使⽤⼿册
1.公⽂配置
（1）功能描述
⽤来⽣成和配置部门公⽂库，并对配置信息进⾏管理。操作公⽂之前，系统管理员必须在【公⽂配置】⾥先定义部门流程库，发⽂库，收⽂库并为其指定公⽂⽂书，然后公⽂⽂书才能定义本部门的流程，开始公⽂流转。⾄于催办提醒，签字库，密钥管理，待办事宜及公⽂统计模块都是与公⽂流转业务相关的 模块，并不是公⽂流转的前提条件。在[配置中⼼]中将办公系统配置下的Key_multidomain的关键字的值设为true，公⽂配置中便可以对多⽹络域的分⼦公司以及分⼦公司部门设置。
（注：分⼦公司以及发⼦公司部门是多个OA系统间进⾏公⽂收发时使⽤，如甲公司OA发⽂到⼄公司收⽂，两个OA的公⽂配置库都要创建相关的配置⽂档。跨应⽤的收发⽂的⼯作将通过OA消息引擎来完成）
（2）操作过程
（2-1）新建公⽂配置表
点击导航条中的“公⽂配置”进⼊部门公⽂配置页⾯如图1-1，选择点击左侧部门后即打开被选部门下的配置⽂档： 图1-1
点击右上⾓的“新建”按钮，打开被选部门的配置界⾯。如下图1-2：
图1-2
“应⽤名”：默认为部门所在应⽤。
在“数据库类别”⾥，勾选某项操作后，“模板库⽂件名”、“数据库中⽂名”、“数据库⽂件名”等信息会⾃动列出；并可查看已有其他数据库信息，若要编辑已有数据库，可打开编辑图1-1所⽰视图中的对应⽂档。
“模块分类”指定⽣成的库放在哪个⽬录下显⽰。
注：创建数据库类别⼀般采⽤如下顺序⽐较合适，⽂档⼀体化->流程定义-发⽂管理-收⽂管理-请⽰报告
“数据库中⽂名”和“数据库⽂件名”只要选择了“数据库类别”后，就会⾃动⽣成名称，这些名称也可以更改或⼿动输⼊。
“⽂件归档到”制定该公⽂在点击“归档”操作后，⽂档在指定的“⽂档⼀体化库”⾥创建⼀个复本，复本在⽂档⼀体化“未分类视图”下，由指定的部门管理员（⽂书）⽤户来分类管理，其它⽤户可以借阅⽂档。
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“⽂件归档后保留”，缺省为2天。指的是公⽂库“已归档”视图下的⽂档在公⽂库⾥保留多少天后被⾃动删除，如果设置为0天，只表⽰永远不删除。
“关联库”点击关联库后的“查”按钮，可以选择要关联的部门，数据库及视图。此配置与公⽂⾥的“公⽂关联”相结合。
当创建完⼀个部门公⽂数据库后，会⾃动在当前应⽤的管理引擎数据库中创建⼀条模块⽂档，⽤于显⽰在左边的导航条中。
（2-2）编辑已有公⽂配置表
系统管理员可以对本服务器上已建的公⽂配置表进⾏修改，但是对其他服务器上创建的公⽂配置表信息只能浏览，不能修改。
本服务器上的公⽂配置表⼀旦创建，可以修改的项⽬有：部门管理员(⽂书)、领导、模块分类。修改完毕后，点击提交按钮进⾏保存，相应的权限和分类会即时发⽣变化！
（2-3）删除已有公⽂配置表
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系统管理员在系统管理模块下单击“公⽂配置”标签，进⼊【公⽂配置】页⾯，选中公⽂配置列表页⾯上所要删除的选项前⾯的复选框，然后单击页⾯下部的“直接删除”按钮。
在列表中有些配置记录前没有复选框，那是因为这条记录是在其他服务器上创建的，管理员只能维护本应⽤上的配置⽂档，对其他服务器上的配置⽂档只有查看权限。
（2-4）新建和维护单位组
通过创建单位组，可以将不同的部门组织在⼀起成为⼀个单位，在公⽂发放的时候可以选择归为⼀组的部门统⼀发放。简化了公⽂的组发放过程。新建单位组时，在“单位组”视图下点击“新建”按钮进⼊如图1-3所⽰画⾯：
图1-3
“部门名称列表”的值从“选择”按钮中选择，值可以是⼀个或是多个。填写完单位组名称和单位组序号后，点“保存”按钮，创建的组信息就会在“单位组”视图下保存。
管理员可以通过“编辑”按钮来修改维护单位组信息。
删除单位组信息时，选中记录前的复选框，再单击“永久删除”按钮，就可将该条单位组删除。
或者是打开记录，通过记录⾥的“删除”按钮，也可将记录删除。
（注：如果部门的收⽂库被删除了，该部门也将会从涉及的单位组中⾃动删除。）
2.流程定义
（1）功能描述
【流程定义】为进⾏审批流转的公⽂模块定制流程，流程可以按照实际的⽤户业务需求来定制（2）操作权限 部门管理员（⽂书）：在图形化的流程定制⼯具中管理所有的已有流程。有新建、删除、编辑、查看流程的权限。也可以在浏览器端进⾏管理。
应⽤管理员（系统管理员）：可以统⼀管理本应⽤下的所有部门的流程定义，其对流程的操作权限相当于部门⽂书对本部门流程的操作权限。本⼿册仅介绍浏览器端的使⽤⽅法。
其他⽤户：只能浏览和检索“审批常⽤语”，不能浏览流程。
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（3）操作过程
（3-1）查看流程
部门⽂书在公⽂模块下点“流程定制”⽬录，出现界⾯如图2-1所⽰：
图2-1
部门流程库中会有⼀预制流程：不定流程。该流程除了名称（不定流程）之外，其他的信息可以修改。
在这个页⾯上可以浏览“流程定义”的⼀些基本信息，如果想查看流程具体定制内容，点击相应的流程就可以看到详细的流程信息了。如下图2-2所⽰：
图2-2
（3-2）设置审批常⽤语
点击“审批常⽤语”进⼊审批常⽤语页⾯，点击“新建”按钮，新建新的审批语，如图2-3：
图2-3
常⽤语的使⽤范围分为两种：全部⼈员和选择⼈员，当为“全部⼈员”时，所有⽤户都能使⽤这个常⽤语；当为“选择⼈员”时，随后会出现“选择”按钮，让您选择要使⽤这条常⽤语的⼈员。“确定”提交后，新建好的常⽤语会显⽰在“审批常⽤语”页⾯中。如果“添加常⽤语”为空或是空格，页⾯会提⽰“审批常⽤语不能为空”以是警⽰。
本程序提供了默认审批常⽤语。
（3-3）条件域定义
点击“条件域定义”进⼊条件域配置页⾯，点击“新建”新建条件域，如图2-4：
图2-4
“域标题”和“域名”都不能为空或空格。“域标题”是显⽰给⽤户看的，值⼀般都为中⽂字段。“域名”的值为英⽂字段，“域名”的值来⾃于Notes公⽂数据库，须到数据库表单中查。
“类型”是指域名的字符类型，该类型必须与Notes数据库中的类型⼀致。定义好的域应⽤在流程定义中的条件分⽀⾥。
（3-4）写⼊域名称定义
该视图的功能为定义写⼊域的中⽂名和英⽂名，使创建流程时将意见写⼊域中或将⽤户名写⼊域中，域的指定可以选择中⽂名，进⼊“写⼊域名称定义”，点击新建按钮，如图2-5：
图2-5
中⽂域名和英⽂域名都不能为空。“中⽂域名”是显⽰给⽤户并提供给⽤户选择的，英⽂域名的值来⾃于Notes公⽂数据库，需到数据库表单中查。
类别分为“意见域”和“⽤户域”，意见域对应流程中的将意见写⼊到域中，⽤户域对应流程中的将当前处理⼈写⼊到域中。
（3-5）新建流程
部门⽂书进⼊流程定义的页⾯后，点击右上⾓的“新建”按钮，进⼊的页⾯如图2-6：
图2-6
进⼊页⾯后，填写“审批流程名称”、“审批环节数⽬”，选择“使⽤流程数据库”等流程属性内容。在“审批环节数⽬”⾥填好数字后，页⾯下端就会出现相应数量的环节属性标签。在“运⾏套打/清稿/盖章/编号的环节”属性中输⼊对应的环节号，则在实际的公⽂流转过程中该环节就具有相应“套打/清稿/盖章/编号”操作。 环节分为3种：开始环节、结束环节、普通环节。
开始环节和结束环节：为每个流程必须有的环节，只⽤来标识流程的开始和结束。开始环节的环节号是：0，结束环节的环节号是：9999。
普通环节：此环节定义了⽐较多的环节属性，如：处理状态、处理⼈产⽣⽅式、提交环节、驳回⽅式等。页⾯如图2-7：
图2-7
下⾯详细对这些环节属性进⾏解释：
■禁⽌委托办理：两个选择，⼀旦选择“是”，即使处理⼈交给其他⼈代办，也会禁⽌该流程的代办事项，选择“否”，则可以正常由代理⼈处理。
■处理状态有多种，可以在下拉框中选择，也可点击“新增”按钮⾃⼰添加。
■处理对象的产⽣⽅式（即默认处理⼈），有四种：
由系统⾓⾊计算：选择这个⽅式后，下⽅会弹出“处理⾓⾊”选项，点击后⾯的“查”按钮，便可以选择在⽤户管理中已经定义好的系统⾓⾊。
域名：收发⽂页⾯上标题在Notes数据库公⽂表单中相对应的英⽂名称。
现在指定：点击出现的“处理⼈”对应的“选择”按钮，选择下个环节的审批⼈。
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流程发起⼈：处理⼈为本流程的发起者。
⽆：不指定处理⼈，但提供⼈员“选择”按钮，⼈员的选择范围在随后出现的“选择范围”中设置，如果选择“指定范围”，就需要
在“处理⼈”中指定⼈员选择范围。
■是否过滤为本部门⼈员：三个选择，选择“否”，则对处理⼈不进⾏本部门的过滤，还可以选择是按照“起草⼈过滤”还是按
照“上⼀环节处理⼈”过滤本部门⼈员。
■请确定过滤层级：此配置项是在有过滤本部门⼈员的情况下显⽰，共设置10级部门的过滤，缺省是本部门过滤，根据配置向上⼏级部门，就过滤⼏级，这⾥的级别是根据⽤户管理⾥的地址树来拟定的。当在⼀个级别⾥过滤到⽤户后，将不再往上级部门进⾏过滤。
（注：这⾥的过滤是跟处理对象选择“⾓⾊”来配合使⽤的）
■选择范围：共有四个选项，分别为不可选，全体员⼯，指定范围，指定⾓⾊。如果选择了“指定范围”会在下⾯显⽰“处理⼈显⽰范围”和“是否过滤为本部门⼈员”，通过“查”按钮选择范围。如果选择了“指定⾓⾊”会在下⾯显⽰“处理⾓⾊”和“是否过滤为本部门⼈员”，⾓⾊的选择可以在⽤户管理中的“系统⾓⾊”中设定。
■多对象处理规则有两种：顺序审批或并发审批。
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顺序流转：是指公⽂按照指定审批⼈的先后顺序进⾏审批，⼀个环节审批结束，下⼀环节才可以审批。在同⼀个环节，如果有多个审批⾓⾊则按照审批⼈的排列顺序进⾏，直⾄这⼀环节的所有⼈都审批完了，下⼀环节才开始审批。
顺序流转处理规则下，审批⼈为多⼈时驳回情况的特殊说明：
1、第⼀环节审批⼈不能撤回，第⼆环节的顺序第审批⼈的公⽂。
2、第⼆环节的第1顺序审批⼈撤回顺序第审批⼈的公⽂后，第⼀环节审批⼈也不能从第⼆环节第1顺序审批⼈⼿⾥撤回公⽂。
3、第⼀环节审批⼈能从第⼆环节第1顺序审批⼈⼿⾥撤回公⽂，前提是后者没有保存后公⽂。并发审批：在并发审批中有两种
并发审批（所有审批⼈必须都通过）：也是⼀个环节审批结束才开始下⼀环节的审批，不同的是在同⼀个环节中，如果同时有多个审批⾓⾊，则可以同时进⾏审批，不分先后顺序。直⾄这⼀环节的所有⼈都审批完了，下⼀环节在开始审批。
并发审批（只有⼀个审批⼈通过即可）：也是⼀个环节审批结束才开始下⼀环节的审批，不同的是在同⼀个环节中，如果同时有多个审批⾓⾊，只要有⼀个审批通过就转到下⼀流程，不分先后顺序。
（注：为了让并发审批的处理⼈能快速地完成审批，因此并发审批时去掉了保存退出按钮，也就是并发审批时，审批⼈看不到保存退出按钮，⽽在顺序审批时，审批⼈就能看到。）
■驳回⽅式：
到指定环节：要在“驳回环节号”⾥填写要驳回的环节号。驳回环节号可以指定多个数字，数字之前⽤英⽂的逗号隔开，如：1,2,3 等。需要注意只有流转过的环节才可以驳回，没有流转过的环节不能驳回。
不能驳回：将没有驳回权利。
驳回到上⼀环节：将公⽂驳回到上⼀环节。
■能否编辑⽂档：是指定了下个环节的审批⼈是否有编辑⽂档的权限。
■能否编辑IDX：是指定了下个环节的审批⼈是否有编辑IDX的权限，即控件中的附件是否可编辑。
■IDX能否上载⽂件：此处增加了流程中定义IDX能否上载⽂件功能。通过此功能⽤户可以在流转中将较长的意见以⽂件的⽅式上载到IDX中。
■IDX能否删除⽂件：此处增加了流程中定义IDX能否删除⽂件功能，通过此功能⽤户可以⾃定义流程删除⽆⽤⽂件。
■是否可以审批：是指定了下个环节的审批⼈是否有审批⽂档的权限。如果选择了“否”即不能审批，就不能执⾏将处理意见填写到域中的操作，⽽“是否将意见填写到域中”域也将隐藏。■是否将意见填写到域中：如果选择了“添加到域”，就需要在“选择要写⼊的域”对应的选择框中选择预先在“写⼊域定义”中定制好的中⽂域名。也可以选择“由处理⼈选择”，在⼀个环节会流转多次的情况下，⽤户可以选择何时将意见写⼊到域中。
■是否将当前处理⼈填写到域中：如果选择了是，就需要在“选择要写⼊的域”对应的选择框中选择预先在“写⼊域定义”中定制好的中⽂域名，若选择“签名是否带⽇期”为“是”时，则记录处理⼈时将接上签名时的⽇期。
■是否邮件通知本环节处理⼈：选择“是”，将此公⽂以邮件的形式发给下⼀环节的处理⼈。■是否短信通知本环节处理⼈：选择“是”，将此公⽂以短信的形式发给下⼀环节的处理⼈。■是否部门会签（部门处理）：如果选择“是”，则在实际的公⽂流转相应环节中会出现“会签（或部门处理）”按钮，可根据实
际情况进⾏部门会签（或部门处理）操作。（注：起草部门与会签部门⼈员之间的意见必须已经达成⼀致，才能将发⽂⽂稿和各会签部门的⼈员的意见上报到给发⽂⽂书，由发⽂⽂书填写发⽂登记单并进⾏正式发⽂）。
■是否将部门会签意见填写到域中：如果选择了是，就需要在“选择要写⼊的域”对应的选择框中选择预先在“写⼊域定义”中定制好的中⽂域名。
■是否⾃动确定：选择“是”，公⽂流转过程中的提交确定页⾯，不需要点击“确定”按钮，确定页⾯⾃动提交。
■处理时限：增加了对该环节处理时限的设定，配合待办事宜的红绿灯使⽤，若该环节超过了处理时间，则在待办事宜中会以红灯显⽰。
■提交环节号产⽣⽅式：两个选项，选择“现在指定”下⾯显⽰“提交环节号”，选择“按条件指定”下⾯显⽰“设置条件”和“不满⾜以下条件提交环节号”。
环节号：如果选择“现在指定”，就可以到“提交环节号”中定义要跳转到的环节。如果选择“按条件指定”，就会出现“不满⾜以下条件提交环节号”输⼊要跳转到的环节。
提交环节号：可以是⼀个，也可以是多个环节号。若提交环节号为9999，就认为是审批流程结束。多
个环节号之间需要⽤逗号（英⽂的）隔开。
不满⾜以下条件提交环节号：不满⾜“设置条件”中的条件时，提交到某个环节。
设置条件：点“增加”按钮在条件分⽀页⾯设置条件及满⾜该条件要提交的环节号，可以通过“删除”按钮来删除不需要的条件。如果设置了多个条件，程序将按着条件创建的先后顺序来判断。条件分⽀页⾯中的判断条件需要先在“条件域定义”中定义好。
此环节设定好后，进⼊下⼀环节。
各环节完成后点击“保存退出”按钮保存该流程。保存后的流程会显⽰在“流程定制”列表中。“查看流程图”的功能是动态演⽰流程的流转过程。在定义流程的时候，也可以通过此按钮查看流程的定义情况。
（3-6）编辑已有流程
在流程定制中打开⼀个已存在的流程，然后可以分别对流程中的各个环节的内容分别进⾏修改，当要修改的流程修改完毕后单击“保存退出”按钮，修改后的流程信息将保存到“流程定制”的列表中。
增加节点：在当前环节或尚未流转到的环节增加节点，公⽂都会按照增加后的节点进⾏流转。删除节点：如果删除的节点是还未流转到的，那公⽂就会按照删除节点后的流程进⾏流转。
如果删除的节点是已经流转过的节点或是当前节点，公⽂就会流转结束。若公⽂被当前节点（已经删除的节点）驳回之后再提交，提交之后公⽂是按照新的流程定义流转。
若驳回的环节也被删除，系统会给出提⽰流程有错误，驳回操作会不成功，但公⽂管理员可以通过“⽂书撤转”功能重新指定要流转的环节。
（3-7）拷贝流程
此功能主要是为了增加流程的复⽤性，当流程之间的差别不是很⼤，就可以通过拷贝流程快速创建⼀个副本流程，再对副本流程进⾏少许修改就会成为⼀个新的流程。
拷贝到本库：在“流程定制”视图下，选中某个流程前的复选框，然后再单击“拷贝到本库”按钮，就会在当前流程定义库创建⼀个所选择流程的副本流程。
拷贝到其它库：在“流程定制”视图下，选中某个流程前的复选框，然后再单击“拷贝到其它库”按钮，出现流程数据库选择窗⼝，选择要拷贝过去的流程定义库，单击“确定”即在所选流程定义数据库中创建⼀个所选择流程的副本流程，如图2-8所⽰。
图2-8
副本流程的默认命名⽅式为原流程名称+拷贝次数+拷贝，即如果原流程为：图书审批流程，它的第⼀个副本流程名称就为：图书审批流程（1）拷贝。如果不想使⽤默认名称，也可以在副本流程创建成功后再单独修改名称。
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