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电子档案整理与管理方法

一、电子档案整理方法

电子档案也称归档电子文件，是指具有参考和利用价值的，并作为档案以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的电子文件。电子档案以件为单位整理，并录入机读目录。

（一）录入机读目录、原文挂接和保存载体

电子档案机读目录的录入形式主要有两种：电子公文（文书档案）机读目录录入和其他归档电子文件（图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件）机读目录的录入

1.电子公文（文书档案）录入电子档案移交数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件文书档案文件级整理数据库。

每年归档的文书档案目录无论是否有原文，必须全部录入，有电子原文的必须做好挂接。

2.其他归档电子文件录入声像档案数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件电子档案文件级整理数据库。

做好机读目录与电子原文的挂接。

3.把机读目录和与之挂接的电子原文，拷贝至耐久性好的只读光盘（或一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等）载体上，设成禁写状态，并装入光盘盒保存。光盘至少一式2套，一套封存保管，一套查阅使用。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝。

（二）光盘编号

电子档案作为各立档单位档案的一个门类，要单独给与目录号，每张光盘在此目录内编制流水号。

（三）光盘标签和填写相关内容

每张光盘必须贴有标签，标签的内容有光盘编号、套别、内容、电子文件类别代码、制作日期、光盘规格和文件格式等。

1.标签样式：

光盘编号		套别
内容：
电子文件类别代码		制作日期
光盘规格：
文件格式：

2.标签内容的填写

（1）光盘编号

光盘编号由三部分组成即全宗号－目录号－盘号

例如：88－3－1

（2）套别：填写光盘套别的代码

查阅利用光盘填写A

封存保管光盘填写B

（3）内容：填写此张光盘保存的内容

如：三里屯街道第一次全国经济普查工作活动照片

（4）类别:填写电子文件类别代码：

声音文件—A

影像文件—V

图形文件—G

图像文件—I

数据文件—D

多媒体文件—M

文本文件—T

计算机程序—P

（5）制作日期：填写光盘制作日期形式为8位数

如：2006年11月2日填写为20061102

（6）规格：填写电子档案保存载体的规格

如：光盘 CD—R，650MB

（7）文件格式：填写内各种文件的格式

如：.DOC word97 tifGroup4等。

3.光盘盒脊背的填写

（1）光盘盒脊背样式：

全宗号

目录号

盘号

（2）光盘盒脊背的填写

填写全宗号、目录号和光盘编号。

（四）编制电子档案目录

1.电子档案目录样式

电子档案目录

光盘编号	内容	套别	类别代码	制作日期	光盘规格	文件格式	备注

合成皮革

2．填写相关内容

按照每张光盘按编号的顺序和光盘标签的内容，填写电子档案目录的相关内容。

二、电子档案的管理

（一）电子档案的移交与接收

文件形成部门在移交电子档案之前，档案保管部门在接收电子档案之前，须对归档的每套载体进行检验，合格率应达到100 %。

１.电子档案的检验

（1）载体无划痕，清洁。

（2）无病毒。

（3）检验归档电子文件的真实性、完整性、有效性。

（4）电子档案登记表、软件、说明资料齐全。

（5）特殊格式的电子档案，相关的软件、版本、操作手册应完整。

2.填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》

（1）《归档电子文件移交、接收检验登记表》样式

不倒翁玩具

检验项目	太阳能炉灶单位名称
	接收单位名称：	移交单位名称：
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
星空轮有效性检验
登记表、软件、说明资料检验
填表人(签名)	年月日	年月日
审核人(签名)	年月日	年月日
部门印章	年月日	年月日

（2）移交部门和接收部门将检验结果分别填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》

3.档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，退回形成部门重新制作，并再次对其进行检验。

4.移交手续

meno2 档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成部门，一份由档案保管部门保存。

（二）电子档案的保管

1.归档载体避免擦、划、触摸记录涂层。

2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

3.电子档案存放应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

4.电子档案保管环境温度范围为：17℃～20℃；相对湿度范围为：35％～45％。

5.电子档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备兼容，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换。

6.磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，发现问题应及时采取恢复措施。

7. 对磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

8. 档案保管部门应定期将检验结果填入《电子档案管理登记表》

（1）《电子档案管理登记表》样式

电子档案管理登记表

电磁水泵

归档电子文件设备情况登记
新设备兼容性检验
磁性载体转存登记

填表人(签名) 年月日审核人(签名) 年月日

（三）电子档案的利用

1.电子档案的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

2.利用时应使用拷贝件。

3.利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

4.利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内

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