摘要:在信息技术飞速发展的时代背景下,档案管理的发展获得了一定的现代化技术支持,但由于档案管理理念更新不及时,配套设施建设不到位等因素的影响,这项工作的推进不够迅速,相对滞后于新时代信息社会的发展｡在我国市场经济迅捷发展的背景下,受档案种类的多样化影响,在现有的电子档案管理体系创建上,立足互联网背景,更能最大限度提升档案管理质量,以为电子档案的管理提供可行性借鉴｡ 关键词:互联网;电子档案;管理体系;创建
档案管理主要包含存储和提供档案资料,而其中最为关键的就是采集､搜索､储存与合理使用原始材料｡在这种环境下,每日形成了很多数据资料,使得相关人员面临着更多的工作量｡所以,基于目前时代环境,研究档案管理有着十分关键的实践作用｡将档案管理工作与信息化技术相融合,对整体提升电子档案管理体系的质量具有显著的效果｡
1电子档案管理概况
电子档案主要以信息化为基础,通过对档案的收集､整理､保管､鉴定､统计和提供利用等来完成
日常工作,还涵盖档案编目､检索､编辑､研究和利用等工作｡为进一步提升电子档案管理工作的稳定性,在信息加工和输出中,综合实现信息加工由编制目录､编辑文献汇编和编写的有效构成部分｡互联网背景下,受互联网以及计算机技术对档案馆管理工作的影响,需仍处于相对被动的局面,需实现现代化管理以更好地适应时代发展｡为进一步提高档案馆管理工作水平,在档案工作中要通过有效的管理制度创新,来达到提高档案馆工作利用率,以确保档案管理工作成效最大化｡
2“互联网+”背景下档案馆管理现状
2.1监管程度不足
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“互联网+”背景下,档案管理工作存在监督不足等问题,部分单位尽管开展了信息化管理工作,但仍旧缺乏必要的约束力,部分工作人员在实际操作中暴露出了监督缺失,严重制约了档案馆信息化管理工作的深入发展｡
2.2管理局限性影响
在档案馆信息化管理中,受信息化设备配备不足的影响,使得传统工作环节无法满足设备操作
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的现有水平｡而在纸质到电子档案的递进式管理中,尚缺乏全面的管理人才,也使得信息化管理无法完全展开｡
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2.3数据来源及其保密性不足
在当前的档案馆信息化管理中,常需将纸质档案转变为电子档案,但受电子档案相关信息易被篡改等原因,电子数据存在形式易变化｡在信息来源及其档案信息化数据的真实性上尚缺乏明确的判断,同时,不同档案馆在信息交互式共享中,使得其保密程度进一步下降｡
工业盐水2.4档案管理水平有待提高
目前档案管理工作中,虽然档案管理体制机制比较健全,但更多是针对传统载体档案和比较简单的电子文件管理,档案的收集､管理､开发利用也多以传统形式存在,并未构建起健全的新时代信息化现代化档案管理机制｡特别是经济欠发达地区,档案管理现代化整体水平不高,尤其是针对大数据､云计算､移动网络､区块链等技术背景下产生的大量政务活动记录缺乏统一有效的现代化档案管理规范和措施｡与此同时,随着信息技术的飞速发展,信息技术的便捷优势使得人们获取信息的渠道更加多样化,使得处于传统档案管理形式下的档案信息开发利用工
作显得滞后｡同时,各级机关､企业事业单位､综合档案馆､专业档案馆存量档案数字化工作开展不充分､不平衡,在新旧管理载体转换､利用方式更新的道路上,还有大量工作亟待推进｡
2.5现有档案管理队伍不能完全适应工作需要
由于历史原因,档案部门和档案工作受重视程度相对于中心工作获得的关注度和重视程度不高,档案管理部门属于弱势部门､偏远部门,对档案工作人员准入标准不高,部分机关､企事业单位､社会组织领导对档案工作重视不够,档案人员缺少专业技术理论,对档案工作重要意义认识不足､对档案管理的相关业务标准和业务技能掌握不牢､业务能力不强｡特别是在档案信息化工作方面,缺乏既精通信息技术又熟悉档案业务的专业人才,造成现有档案管理队伍对于现代新技术的适应和接受能力较弱,使得现代化档案收集､管理､开发利用等工作推进缺乏必要的人力､人才支撑｡
3“互联网+”背景下电子档案管理体系的创建
3.1创建细则
在安全体系这个系统框架中,基于电子档案安全体系的融合,在安全管理体系内容上,务必确
保相关信息的真实性､准确性､完整性,避免因恶意篡改､恶意删除等造成的损害｡在电子档案信息的元数据识别或处理技术上,基于电子档案的硬盘等存储介质的信息化体系建设上,确保电子档案信息在准许利用的范围和程度上规范应用,创建电子档案和被读取的系统如电子档案管理系统,确保电子档案的存储介质､运行设备所在环境上的安全,保证其正常运行,防止电子档案丢失｡以法规为基础,通过完善的人员管理､严谨的责任制､有效的监督机制和授权控制,避免电子文件安全受到人为的安全隐患｡
3.2创建体系
3.2.1创建安全的管理体系
第一,创建权限管理和审批机制｡在档案管理体系上,合理的划分电子档案系统中的所有权限,以在敏感信息的读取､查询､共享上更加便捷｡在电子档案的收集､整理､存储､提供利用､销毁各环节,严格履行审核､审批机制,严格涉密级别予以管理｡第二,创建多元管理｡采取多元化的策略能够让档案馆管理满足信息时代发展要求,使档案馆管理信息化建设实现体系发展｡
从档案馆管理信息体系入手,打造信息化管理平台,优化管理方式｡一是建立档案加工系统,二
是需要设立档案馆管理信息存管系统,三是筑牢档案馆资料的保密系统｡通过充分利用加工系统查阅和处理功能,缓解档案管理人员工作压力,科学规划档案管理时间｡在其具备的存管功能基础上,在档案馆管理数据采集､管理､搜索中,整体保证档案资料管理科学性､合理性,最大限度提升档案馆管理效率｡利用信息化软件设施对档案馆管理资料行分类整理,根据实际情况设定访问权限,保证档案馆数据资料安全性､平稳性､便捷性｡第三,设立专人进行全程监管｡受档案信息安全责任制电子档案的易变性､不稳定性等诸多因素影响,电子档案信息必须逐层落实到人,保障电子档案的安全｡第四,创建管理要素｡提高档案管理人员的责任心和思想觉悟,加强其对档案安全的重要性教育｡在人员流调时,控制其在有效的范围内,避免档案信息意外流出｡对于档案信息利用者,要确定其获得的电子档案使用权限,在工作人员管控下进行电子档案浏览､使用和复制｡完善存､取控制,防止电子档案借阅､利用中造成的档案信息的遗失｡电子档案存储设备需存放在加密管理机房内,仅允许指定负责人员进入｡第五,创建管理流程｡档案录入环节,在计算机管理系统中建立配置文件,在归档时进行读取｡建立档案目录查询机制,归档时对于已满盒或未开始的档案目录直接跳过建立档案目录创建机制,当未查询到档案目录时,进行目录自动创建｡档案存储时,在服务器上审批各存储区的电子档案存储和调取申请,为各存储区编码,在管理屏幕上按编码阵列显示各存储区的监测器状态｡该信息化档案
牧一征管理方法配合扫描仪等外部设备,减少了档案管理人员的工作量,还实现了多操作权限的有效管理,避免了文件丢失或误放等问题｡
3.2.2创建技术安全的体系
从环境角度视域出发,基于电子档案设备和存储介质环境的安全构建,需远离事故多发地带,选择更可靠､安全的地址｡室内环境和温湿度合理控制,避免失泄密造成重大损失｡应用先进的技术防范手段,实现电子档案管理的规范化､标准化｡针对重要的电子档案实行“双套制”保管,打印出纸质版本并行保管或缩微胶卷保存,实现“线上线下”“双套制”保管,使得电子档案信息安全性有迹可循｡
4结束语
基于互联网背景下的档案馆管理创新,对进一步提高档案馆管理工作效率,实现档案管理资源的高效利用和优化配置,有必要从创建安全的管理体系和创建技术安全的体系着手,整体提高档案馆的管理效率,确保互联网时代背景下电子档案信息管理成效最大化｡
参考文献
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