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订单跟踪管理办法

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东莞市***农业发展有限公司

文

件

名

称

订单跟踪管理办法

(试行)

文件类别

第一阶文件

文件编号

S-CG-WK-C-005-A

版次

A/0

页次

第*页,共*页

制订单位

采购部

制订日期

年/月/日

生效日期

年/月/日

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(受控文件专用章)

批准

审核

拟制

分发单位

口总裁办口行政中心口营运中心口财务中心

口行政部口人事部口采购管理部口投资发展部

口文控部口销售管理部口物流管理部口餐饮管理部

口财务部口信息管理部口系列中心店口品质管理部

修改日期

修改

版次

修改内容

修改人

批准人

订单跟踪管理办法

(试行)

编号

S-CG-WK-C-003-A

页次

第*页,共*页

第一章总则

第一条：目的

为促进合同或订单正常执行，满足公司产品需求，保持合理的库存量，确保公司经营活动正常进行，现结合公司的实际情况，特制定本办法。

第二条：适用范围

本制度适用于公司采购部品项采购所有采购员

第三条：职责分工

品项采购组采购员按采购订单所载明的产品、品名、规格、数量、及交期等进行跟踪

第四条：采购订单跟踪的基本要求

1．适当的交货时间

2．合适的交货质量

3．适当的交货地点

4．准确的交货数量及适当的交货价格

第二章订单跟踪的程序

第五条订单审核无误后，采购员应将订单发给采购拓展代理人、代理商或供应商，并要求责任人签字回传，其审核内容包括以下三点：

1．熟悉订购的产品，确认名称、规格、数量、价格及质量标准；

2．确认产品需求量，制定订单说明书；

3．交期等要表达清楚；

第六条采购员跟踪订单执行过程时需注意以下相关事项：

4．跟踪掌握供应商准备产品过程，如遇中途相关变更，须立即解决，不得延误

5．经营产品紧急缺货时，须马上联系供应商，必要时可帮助供应商解决疑难问题，保证产品供应及时，

6．跟踪产品运输过程，确保及时进行到货检验与收货入库

第七条：产品检验

采购员确定到货日期，通知质量管理部检验人员进行产品检验，发现问题时，须及时与供应商联系并协商处理检验问题；

第八条产品入库

采购员协调收货接收工作，参与办理产品入库。

第九条付款跟踪

财务部需按照合同规定的支付条款对供应商进行付款，采购员负责跟踪，督促付款人员按合同约定办理。snis-110

第三章催货管理

第十条明确催货目的

催货的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的产品，使公司的经营成本降低。

第十一条催货方法

采购员在跟单催货作业时，可采用以下几种方法：

1．按订单跟踪，按订单预定的到货日期提前进行跟催；

2．联单法，将订单按日期顺序排列好，提前进行跟催；

3．将订单统计成报表，提前进行跟催；

4．定期跟催，每周固定时间将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催；

第十二条进度落后处理

如果供应商没有按时交货，可能会影响公司生产经营的正常进行，这时采购跟单员应采取以下措施：

1．联系供应商，获得确切的交货时间；

2．及时通知需求部门准确的到货时间；

3．咨询品项专员，看有无可替代产品；

4．如果供应商交货超期或质量差，而且短期内无法改善的，采购部应该寻求其他供应货源；

5．实施紧急采购作业；

第四章供应商跟踪管理

第十三条供应商跟踪

1．对于一般供应商，应采取定期和不定期的检查方式对供应商进行跟踪管理；

2．对于非常重要的供应商，或者经常出现供应问题的供应商，公司应派遣常用驻人员，对供应商进行技术指导，监督检查；

3．对于非常重要而且绩效优秀的供应商，公司应与其建立事业合作伙伴关系，签订长期采购合同；

第十四条供应商交货状况分析

采购部应编制“供应商交货基本状况一览表”，对供应商的交货情况进行分析、评估，判定其等级；

供应商交货基本状况一览表

编号：日期：年月有起子日

序号	供应商编号	背心袋供应商名称	所属行业	交货批数	合格批数	特采批数	退货批数	交货评分
1
2

审核人：填表人：

第十五条供应商奖惩措施

1．对于按时或提早交货的供应商，公司应给予其一定的奖励，如比较优厚的付款条件等

2．在采购合同中，要尽可能加重对供应商违约或单方面解约的惩罚

第十六条采购订单员必须保持对供应商的尊重，在跟单与催货的过程中，要注意自已的言行举止，自觉维护公司的良好形象

第五章附则

it运维系统详细设计第十七条本制度由采购部制定，解释权归采购部所有

本文发布于:2024-09-22 21:18:57，感谢您对本站的认可！

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