第五次团学代会筹备工作安排表

化学化工学院第五次团学联合代表大会筹备工作安排

2013.5

项目	工作内容		负责部门主要负责人		完成时间	要求	备注	跟进部门主要负责人
大会前期	会议地点申请大会座位表制作		办公室（梁立鑫李洁娴）	5月18日之前		1. 明确大会地点（重点楼310），根据与会人数安排（含添置）座位。 2. 注意各级领导嘉宾、大会工作人员、委员候选人、学生代表等人数、分区就座。（具体安排要与邓老师沟通）	1.各类场地申请，请注意申请流程、申请材料的报备。 2.各类物质租借，请注意借条书写、借款商定等问题。 3.涉及人际交往沟通，请注意文明礼仪，维护学院形象。 4.各类租借物资请做好保管维护工作，如期归还，并致以感谢。 5.给了物资租借请注意考虑大会使用时限。 6.各类物资购买请注意办公室报账相关注意事项。 7.各类物质购买或租借清单、收据、发票等请妥善保管、整理，做好相关报账工作。	主席团干事（刘家麟陈雪琪）
	嘉宾邀请、主持人选定		分团委老师主席团（李兰英粟海芬）主席团干事（刘家麟陈雪琪）	5月22日之前		1.5月10日前确定好邀请嘉宾名单，并报送组织部。 2.5月22日前完成邀请工作。 3.各校、院相关领导，各学院分团委学生代表。 4.5月15日前确定主持人名单、报送组织部，布置相关主持工作（大会流程、主持稿等）、注意事项告知等。
	10级受聘仪式安排聘书制作工作等					1.受聘仪式具体安排请联系邓老师。 2.聘书制作、填写（5月15日前，落实10级受聘人员名单，报送组织部）。 3.请自行合理安排相关人员，布置时请注意交代清楚，切勿打乱其他筹备工作。
	邀请函填写、海报绘制		宣传部（张宁蒙淑洁孔洁倩刘妍颖）	5月20日之前		1.明确大会时间、地点；邀请函直接与生活部联系。 2.注意各领导、老师、学生代表等的职称问题。 3.5月20日将填写好的邀请函报送主席团干事。
	两张大展板					5月24日下午搬到重点楼大厅，25日摆在重点楼前左侧，用于贴各学院送来的贺词
	大会横幅制作		外联部（莫羽沈遥君）			明确大会横幅标语
	嘉宾牌		学习部（覃程陈森）			1. 明确大会与会领导嘉宾名单，核实相关姓名、职务等。（联系主席团） 2. 台签若不足，请提前借。 3. 负责嘉宾牌的打印。
	大会代表证、工作证制作		信息技术部（李展凤方振荣）			1.以第四次团学代会代表证为模板，旧代表证、工作证存于生活部。 2.负责代表证、工作证的打印、制作。 3.打印制作完毕，移交生活部。
	邀请函、大会用水、水性笔、文件袋、提名册（签名）、油性笔、代表证外壳、投票箱、透明胶、剪刀		生活部（蓝倩倩梁金铭）			确定大会与会代表人数（联系组织部）代表证装壳及其他物质数量		生活部（蓝倩倩梁金铭）
	发言台装饰花			5月24日
	发言台租借		体育部（杨智明曾宪成）	5月24日		提前联系租借
	盆栽租借（7盆）
	租借塑料凳		外联部（莫羽唐浩）	5月23日前		数量根据办公室制作的座位表定
	团徽、小红旗租借		陈涛王松陈燕芬梁秋玲陆小倩吴福松	5月23日之前		提前一个星期借，团徽、红旗所贴位置的安排、设计。
	大会选票、统票、签到表制作					选票制作及统票问题可联系09级黄承俺或直接联系邓老师
	汇编册打印					核对汇编册最终排版是否无误再打印装订，领导老师及学生代表使用是否一致？学生代表是否只是普通打印？
	礼仪选定、培训		文艺部（张真理梁文倩）			1. 根据大会地点，合理设置礼仪人数，确定合适人选及名单。 2. 5月23日前进行系统、规范培训，如有不明，联系胡薇师。 3. 着装要求。		主席团干事（王翠钰罗小凤）
	物资清点小组		组织部（陆小倩吴福松）生活部（蓝倩倩梁金铭）	5月24日 12：00之前清点物资		1.根据课程安排，物资清点小组合理调整清点物资时间。最迟5月24日12：00清点完毕。 2.各部门准备物资，除盆栽、发言台、装饰花最迟在5月24日落实外，尽量在5月23日前落实完毕。
5月24至5月25日	横幅、团徽、小红旗挂放		体育部（曾宪成林兵）组织部（陈涛王松）	5月24日下午		1.5月24日下午，所有大会物资、会场安排、人员工作安排完毕。 2.5月24日下午2：30，分团委·学生会全体到达会场根据工作安排布置会场。 3.5月24日下午会场布置完毕，查缺，5月25日上午11：00之前补漏。 4.5月24日下午会场布置完毕，筹备工作小组负责人布置5月25日大会注意事项。		组织部（陈涛王松）
	音响设备调试		信息技术部（方振荣于彬彬）
	嘉宾牌、水、汇编册、笔摆放		组织部（陈燕芬梁秋玲）生活部（蓝倩倩梁金铭）					组织部（陈燕芬梁秋玲）
	座椅搬运及摆放		办公室（梁立新）外联部（莫羽）学习部（覃程）					办公室（梁立新）
	签到台布置		宣传部（张宁孔洁倩）					组织部（王松梁秋玲）
	礼仪走场		文艺部（梁文倩张真理）	5月25日上午		签到台、1楼电梯口、3楼电梯口、1楼和3楼的楼梯口的安排，必须严格落实到个人；		主席团干事（王翠钰罗小凤）
	礼仪工作			5月25日 13：30之前到达会场		相关问题联系胡薇。
	记录各学院分团委书记、学生代表到场情况、及贺辞情况		组织部（梁秋玲、王松）	正式会议开始前		1.提前做好表格，当天直接打钩。 2.大会前必须及时与邓涛老师联系。并及时与主持人联系，不得有遗漏。如有来迟的，但是主持人还没宣布到场嘉宾的，也必须及时告知主持人。 3.主持人届时要宣布到场的校院级领导名单。
	贴贺辞		宣传部（卢科李云鹏）					宣传部（张宁）
	监票人		主席团（李兰英）			1.5月10日前，请落实大会选举工作人员名单。（总监票人、监票人、总计票人、计票人），名单报送组织部。 2.相关选举工作注意事项布置。 3.相关工作不清楚请联系邓涛老师、09级黄承俺、10级黄玉凤。		主席团干事（刘家麟陈雪琪）
	统票人		主席团（粟海芬梁芝熔）
	摄影工作、宣传稿撰写		宣传部记者团（张宁蒙玉梅）	预备会正式大会		1.5月20日前落实与会摄影工作人员名单，3人？名单报送组织部。 2.5月23日前做好摄影工作培训及相关注意事项说明。 3.着装要求。 4.大会结束不能立即离场。请等候筹备工作组宣布工作结束。
	全体与会代表合影留念		主席团干事（刘家麟陈雪琪）			1.大会结束后组织好与会代表排队拍照。 2.5月22日前请落实拍照场地、合影人数，根据实际确定是否需要搭台或添置座椅。如需要，5月25日下午请合理安排工作人员在大会结束后布置拍照场地。 3.5月23日前请落实摄影人员。名单报送组织部。
	大会结束	横幅、团徽、小红旗拆除	体育部（曾宪成林兵）组织部（陈涛王松）					主席团干事（刘家麟陈雪琪）组织部（陆小倩吴福松）
		嘉宾牌、水、笔、工作证、代表作、汇编册等物资回收整理	组织部（陈燕芬梁秋玲）生活部（蓝倩倩梁金铭）
		桌椅搬运	分团委·学生会（除组织部、体育部、生活部外）
		物质归还	各部门			租借的凳子、盆栽、发言台、团徽、团旗等由负责租借的部门按期归还，并请致以感谢
大会后期	材料存档、提交		组织部			1.所有会议材料、准备工作资料、工作证、邀请函模板、嘉宾名单、照片等留存一份完整的纸质版、电子版材料于组织部。 2.按校团委要求上交会议资料。		组织部
总注意事项：1.所有筹备工作，请各部门负责人调动全部门人员积极性，12级全程接触工作，以便指导下一届团代会。 2.各筹备工作如有疑问和困难，请主动联系分团委领导老师、09级主席团、组织部。 3.主席干事、组织部、生活部请根据工作安排及时跟进相应的负责大项工作进展，并最终汇报给主席团、组织部，主席团及时汇报给分团委领导老师。

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